Jong Morgens-consultants voeren pro bono-opdracht uit bij VluchtelingenWerk
De consultants van Jong Morgens hebben hun traineeship afgerond met een pro bono-opdracht bij VluchtelingenWerk Den Haag. De consultants hielpen het goede doel met het ontwikkelen van een nieuwe missie en visie en met het verbeteren van de interne informatievoorziening.
Jong Morgens – onderdeel van Morgens Conclusion – biedt een tweejarig traineeship waarin jonge professionals werken aan opdrachten binnen het publieke domein. Het programma combineert persoonlijke ontwikkeling, intervisie en trainingen met praktijkervaring.
Het laatste project in het traject richt zich volledig op maatschappelijke impact. Dit jaar kozen de consultants om het project uit te voeren bij VluchtelingenWerk Den Haag, een organisatie die vluchtelingen en asielzoekers ondersteunt bij het opbouwen van een zelfstandig bestaan.
De keuze was niet alleen ingegeven door de actuele urgentie van het vluchtelingenvraagstuk, maar ook door een directe link: een collega van Jong Morgens is vrijwilliger bij de organisatie en stelde de samenwerking voor.
Na een inventarisatie met VluchtelingenWerk Den Haag werden twee kernprojecten gedefinieerd: het ontwikkelen van een missie en visie specifiek voor de locatie Den Haag en het verbeteren van de interne informatievoorziening.
Richting geven met True North
Voor de formulering van een missie en visie werd de True North-methodiek gebruikt, een benadering uit de lean-filosofie die helpt een heldere en ambitieuze stip op de horizon te bepalen.
Tijdens drie interactieve sessies met medewerkers en vrijwilligers stonden vragen centraal zoals: Voor wie doen we dit werk? Wat willen we bereiken? Wat zijn onze kernwaarden? Deze sessies leverden discussies en inzichten op die zowel voor de consultant als voor de partnerorganisatie leerzaam waren.
Met deze aanpak werden de missie en visie voor VluchtelingenWerk concreet en inzichtelijker gemaakt. Dit helpt de organisatie niet alleen om haar dagelijkse werkzaamheden beter te stroomlijnen, maar ook om strategische keuzes te maken en samen naar gezamenlijke doelen toe te werken.
Overzicht en toegankelijkheid
Een ander belangrijk project was het verbeteren van de informatievoorziening binnen de afdeling Maatschappelijke Begeleiding. Nieuwe vrijwilligers ervoeren de bestaande handleiding als onoverzichtelijk en bij het vertrek van ervaren medewerkers ging vaak veel kennis verloren. De migratie naar SharePoint bood een kans om hierin verandering te brengen.
De consultants pakten dit gestructureerd aan. De vrijwilligershandleiding werd herzien en omgedoopt tot ‘gesprekshandboek’, met een focus op praktische informatie die tijdens gesprekken nodig is. Daarnaast werden kenniseigenaren aangewezen voor belangrijke thema’s en werd samen met hen een inhoudsopgave opgesteld.
Ook werd een mappenstructuur in SharePoint ontworpen die aansluit op het gesprekshandboek. Tot slot werden werkafspraken vastgelegd om de verdere uitwerking en borging te waarborgen. “In plaats van een oerwoud aan informatie is er een bos aangelegd met wandelpaden en richtingsborden”, aldus de consultants.
“Als we kennis samenbundelen en op een efficiënte manier updaten en beschikbaar stellen, creëren we met elkaar een krachtige organisatie”, voegt Helene de Coster toe, portefeuillehouder informatievoorziening bij VluchtelingenWerk. “Bedankt voor jullie hulp Jong Morgens!”
