De obeya: Een sleutel tot verbeterde efficiëntie en samenwerking
Veel organisaties hebben moeite met het realiseren van hun strategieën en transformaties. Vaak blijven bedrijfsstrategieën enkel een document op de plank. Veelvoorkomende uitdagingen zijn weinig overzicht, structuur en transparantie in waar de organisatie zich naartoe beweegt, of het denken in silo’s. De obeya helpt hierbij door een nieuwe manier van samenwerken mogelijk te maken, schrijven Tunna van Julsingha en Freek Visser van Capgemini Invent.
De obeya in een notendop
De obeya zorgt voor inzicht en overzicht, waardoor strategische doelen daadwerkelijk gerealiseerd kunnen worden. Het woord ‘obeya’ betekent letterlijk ‘grote kamer’ in het Japans. Het concept werd voor het eerst geïntroduceerd door Toyota tijdens de ontwikkeling van de Prius, hun eerste hybride auto.
De obeya is de plek waar kennis en informatie samenkomen en strategie zich doorvertaalt naar verschillende niveaus. Dit kan zowel in fysieke als in virtuele vorm. Teams weten daarin hoe zij bijdragen aan de visie. Verschillende lagen van de organisatie kunnen namelijk gebruikmaken van de obeya: op organisatie-, afdelings-, programma-, project- en teamniveau.
Door het visuele overzicht, is het duidelijk welke projecten en activiteiten waarde leveren en hoe zij bijdragen aan het bereiken van de gestelde doelen.
Een obeya biedt een direct en visueel overzicht van verschillende organisatieonderdelen. Van strategie tot prestatie en van lopende acties tot risico’s. Het faciliteert een voortdurende dialoog over prestaties en de voortgang richting de gestelde doelen.
De belangrijkste thema’s binnen de obeya
Vijf thema’s die een belangrijke rol spelen binnen de obeya:
Strategie
Binnen het thema strategie verbind je de langetermijnvisie met doelen en initiatieven om een uitvoerbare strategie op te zetten. Bijvoorbeeld door het opstellen van objectives and key results (OKR’s). Dit biedt vervolgens richting en ondersteuning voor de betrokken teams.
Prestatie
Hierin worden grafische weergaves van de voortgang op KPI’s en OKR’s gebruikt om voortdurend duidelijkheid te bieden over de voortgang in relatie tot het einddoel.
Portfolio
Binnen het portfolio beheert de organisatie of het programma alle activiteiten en wordt de nadruk gelegd op hoe deze activiteiten duurzame en effectieve waarde opleveren.
Risico’s & knelpunten
Hierin brengt de organisatie relevante risico’s of knelpunten in kaart om effectieve besluitvorming te ondersteunen en om tijdig bij te sturen.
Lopende acties
Visualiseer de dagelijkse werkzaamheden en beheer deadlines, en benadruk successen terwijl je urgente taken prioriteert.
De voordelen van de obeya
Het overzicht op de verschillende elementen en hoe die zich tot elkaar verhouden zorgt voor een verbeterd inzicht. Ook genereert de obeya een verhoogde flexibiliteit door een wendbare en aanpasbare aanpak met behulp van agile- en lean-principes. Dit, gecombineerd met intensieve samenwerking tussen teams door transparantie en dialoog, bevordert het vertrouwen en resulteert in betere besluitvorming, waarbij problemen duurzamer worden opgelost.
De effectiviteit en snelheid van besluitvorming worden vergroot door effectieve vergaderingen waarin actuele data en informatie worden gedeeld, wat gezamenlijk snelle beslissingen mogelijk maakt.
Verhoogde betrokkenheid binnen de organisatie wordt bereikt door gedeeld eigenaarschap, terwijl het visueel maken van strategische doelen helpt bij het helder communiceren van de strategie naar alle niveaus.
In essentie helpt de obeya organisaties om hun werkzaamheden te stroomlijnen, de samenwerking te verbeteren en sneller in te spelen op veranderingen. Het is een krachtig hulpmiddel dat bedrijven kan helpen om wendbaar te blijven in een dynamische markt.
Verder lezen: Vijf voordelen van werken met de obeya.
Implementatie van de obeya
Capgemini Invent heeft een driestapsaanpak ontwikkeld voor het implementeren van de obeya. Allereerst worden de strategie en het portfolio in kaart gebracht. In deze eerste stap wordt de huidige strategie en het portfolio geïnventariseerd door middel van interviews en workshops. Waar nodig kan er een aanscherping plaatsvinden, zodat de informatie geschikt is voor de obeya.
Vervolgens gaat men de obeya opzetten en doorontwikkelen. Een eerste versie van de (virtuele) obeya-ruimte wordt opgeleverd en in gebruik genomen, waarbij obeya-facilitators de teams begeleiden. Denk bijvoorbeeld aan het vaststellen van de doelen voor het gebruik van de obeya, het effectief inzetten van de obeya en het optimaliseren van de prestatiegerichte dialoog.
Ten slotte komt het opschalen van de obeya aan bod. In deze laatste stap wordt gekeken naar de gewenste opschaling van de obeya, zowel binnen de lijnorganisatie als tussen verschillende teams.
De implementatie van de obeya
De implementatie van de obeya kan uitdagend zijn omdat het een cultuurverandering vereist, waarbij teams moeten wennen aan nieuwe rollen en het inplannen van regelmatige obeya-meetings. Dit vraagt om duidelijke communicatie en de bereidheid om transparanter en flexibeler te werken, wat soms weerstand kan oproepen.
Het inrichten van de obeya
Het inrichten van een obeya, zowel fysiek als digitaal, vergt tijd en middelen. Een fysieke ruimte moet goed doordacht zijn en visueel overzicht bieden, terwijl een digitale obeya vraagt om gebruiksvriendelijke software en toegankelijkheid voor alle teamleden. Het succesvol opzetten is cruciaal voor het bevorderen van samenwerking en het behalen van bedrijfsdoelen.
Ontdek de kracht van obeya
Met volledige toewijding, actieve deelname van teamleden en een toegankelijke omgeving excelleert de obeya als een integraal onderdeel van de vooruitgang binnen afdelingen, programma’s of projecten. Het biedt een gestructureerde en visuele manier om de samenwerking te bevorderen en de besluitvorming te versnellen.
Over de auteurs: Tunna van Julsingha is Manager bij Capgemini Invent. Ze richt zich op projectmanagement, strategische vraagstukken en het inrichten van obeya’s. Freek Visser is Senior Consultant bij Capgemini Invent. Hij helpt organisaties met organisatieveranderingen en agile transformaties, waaronder het opzetten van obeya.
