Vijf voordelen van werken met de obeya
Met als doel de beruchte kloof tussen strategie en uitvoering effectief te overbruggen, omarmt een groeiend aantal organisaties de obeya-methodologie. Alize Hofmeester, oprichter van adviesbureau voor agile transformatie Twinxter, deelt vijf redenen waarom obeya zo snel aan populariteit wint.
Om te beginnen, wat is obeya precies? Obeya komt oorspronkelijk uit Japan, waar de term letterlijk ‘grote kamer’ betekent. Met obeya wordt gedoeld op een ruimte waar management en medewerkers van verschillende functies samenkomen om te discussiëren en waar ze de te volgen strategie en bijbehorende operaties – en alles daartussenin – met elkaar afstemmen.
Met behulp van visueel management werken alle aanwezigen samen, leren ze samen en nemen ze beslissingen over de strategische koers van de organisatie. Om dit te realiseren, zijn de muren van de obeya-ruimte verdeeld in diverse afzonderlijke secties, die de diverse delen van een organisatie vertegenwoordigen.
Kenmerkend voor de methodologie is dat de obeya zaken visueel maakt, een holistische benadering op verandering hanteert en deelnemers een resultaat- en op actie gerichte mindset laat aannemen.
Wat maakt de obeya-methode zo populair? Twinxter-oprichter Alize Hofmeester zet vijf belangrijke voordelen van de methodologie op een rij.
1: Duidelijkheid en afstemming
Stel je voor dat je een ruimte binnenloopt waar de essentie van jouw organisatie, het ‘waarom’, visueel is weergegeven op één muur. Met andere woorden: je ziet het doel, de visie, missie, waarden en principes van de organisatie in één oogopslag in een helder overzicht.
Deze zogenaamde ‘strategy wall’ toont een uitgebreid overzicht van de strategische thema’s die de leiders van de organisatie willen bereiken. Deze directe afstemming van de purpose van de organisatie met de strategie vormt een fundamentele kracht van de obeya. Hiermee kunnen leiders en teams consequent dezelfde richting opgaan en samenwerken aan een gedeelde visie.
2: Naadloze coördinatie
De ‘deliver value wall’ is de muur waar inzicht wordt verkregen in alle verschillende activiteiten en taken waaraan teams werken. De muur biedt een totaaloverzicht van zaken die moeten worden gedaan – en al hun afhankelijkheden.
Op de muur zijn mijlpalen direct verbonden met de strategie en het doel van de organisatie. Deze onderlinge verbondenheid stelt leiders en teamleden in staat om te zien wie aan wat werkt en de onderlinge afhankelijkheden tussen projecten en teams te begrijpen. Het resultaat is een gestroomlijnde projectorganisatie waarin alle onderdelen harmonieus samenwerken.
3: Prestatiemonitoring
De zogeheten ‘drive performance wall’ is de plek voor realtime prestatiegegevens. In één oogopslag kunnen obeya-deelnemers zien of activiteiten op schema liggen (op groen staan) of dat actie nodig is (op oranje/rood staan).
Dit gedeelte van de obeya-ruimte stelt leiders in staat om op data gebaseerde beslissingen te nemen en snel corrigerende maatregelen te nemen. Vergelijk het met het hebben van een dashboard voor de gezondheid van een organisatie.
4: Klantgerichte verbetering
De laatste van de vier muren binnen de obeya-ruimte is de ‘improvement wall’. Dit gebied geeft een overzicht van de klantreis, inclusief elk contactpunt van de klantbeleving. Het belicht ‘die momenten die ertoe doen’ – en hoe de organisatie probeert deze momenten ook daadwerkelijk te laten plaatsvinden.
Teams kunnen de informatie van de ‘improvement wall’ gebruiken om hun klantbeleving te verfijnen, vergroten en continu te verbeteren.
5: Doelgerichte focus
Door de obeya-methodologie te omarmen, bereik je niet alleen afstemming en duidelijkheid binnen je organisatie, maar je zorgt binnen de organisatie ook voor gedeelde doelen en focus. Het gaat erom je inspanningen te richten op wat er echt toe doet. Deze gerichte aanpak bespaart tijd en energie en verhoogt de efficiëntie. Het stelt je in staat om je doelen sneller te bereiken en tegelijkertijd meer impact te hebben.
Pas de optimale obeya aan
Tot slot, houd er rekening mee dat de obeya-omgeving niet vooraf vastligt. Met andere woorden: je hebt de vrijheid om een setup zodanig te ontwerpen, dat deze naadloos aansluit bij de gestelde doelen. Zorg ervoor dat je de omgeving en muren aanpast zoals passend wordt geacht. Iedere organisatie is immers uniek.
Tijdens de realisatiefase is het belangrijk om niet te vergeten dat het succes van de obeya afhankelijk is van alle mensen in de kamer. Zo hangt het succes af van hoe ze samenwerken, van de dialogen die gevoerd worden, van de beslissingen die worden genomen en tot slot van de manier waarop het leiderschap het proces begeleidt.
