Obeya: Tips voor een goede voorbereiding en inrichting
Steeds meer organisaties maken gebruik van de obeya-methode om hun strategische besluitvorming te optimaliseren en voldoende draagvlak te creëren onder alle betrokken stakeholders. Maar hoe kom je tot een goede obeya-inrichting? En als de obeya eenmaal staat, hoe zorg je dan dat hij optimaal wordt gebruikt? UPD-consultant Martin van den Berg geeft uitleg.
Obeya wint snel aan bekendheid. Ook weten steeds meer mensen dat obeya grote kamer betekent in het Japans. Maar hoe dit een middel voor communicatie en besluitvorming is geworden, dat weten de meesten niet.
Het begon met de bekende Chinese filosoof, politicus en leermeester Confucius. Hij sprak ongeveer 2500 jaar geleden over obeya als ruimte voor leren en verbeteren om de beste versie van jezelf te worden. De werken van Confucius zijn tot vandaag erg populair in Japan.
Vaak wordt obeya vertaald als ‘grote kamer’ of ‘war room’, maar dat doet geen recht aan de intentie die Confucius en bijvoorbeeld ook Toyota had en heeft met obeya. De naam refereert aan de gewoonte om mensen samen te brengen in een grote kamer, alwaar zij vervolgens met behulp van visueel management samenwerken, samen leren en samen beslissingen nemen.
Obeya is dus veel méér dan een ruimte. Essentieel is dat de inhoud van de kamer is gekoppeld aan de strategie of hetgeen dat bereikt moet worden. De obeya geeft richting en zingeving. “Zo brengt obeya mensen samen om de beste versie van de organisatie te realiseren. In Japan heb ik geleerd dat obeya betekent ‘waar samengewerkt wordt’ en samenwerken vraagt om leren”, vertelt Martin van den Berg, consultant bij UPD.
Vergeleken met traditionele manieren van besluitvorming, belooft obeya verschillende voordelen. “Zo is de obeya effectiever, doordat de informatie waarop de besluitvorming wordt gebaseerd gedeeld is”, geeft Van den Berg aan. “Door het visuele component krijgt iedereen bovendien in één oogopslag inzicht in de belangrijkste afspraken en acties. En de transparantie verbetert de samenwerking tussen de teams én zorgt voor een sneller proces.”
De obeya bouwen
Juist omdat bij obeya de ruimte direct is gekoppeld aan de effectiviteit van samenwerken, is het essentieel om zorgvuldig te werk te gaan bij het bouwen van de fysieke of digitale obeya. Daarbij is het ten eerste van belang om de datavisualisatie goed neer te zetten.
“Snelle beslissingen zijn alleen mogelijk als we snel tot de kern kunnen komen”, aldus Van den Berg. “Hierbij is juiste en valide data onmisbaar: we willen juist voorkomen dat het gesprek gaat over de juistheid van de data.”
Tegelijkertijd, zo waarschuwt Van den Berg, moet je ook niet blijven hangen in het perfectioneren van de data voordat er begonnen wordt met obeya. “Uiteindelijk is het principe van ‘learning by doing’ leidend.” Wat in ieder geval vooropstaat, is dat al die data zo overzichtelijk mogelijk wordt gevisualiseerd. “Een goed ingerichte obeya visualiseert alles, ook voor complexe en digitale omgevingen. De obeya is de visuele vertaling van de gemba, de werkvloer.”
“De goede koppeling met de strategie kan ik niet genoeg benadrukken”, geeft hij aan. “Iedereen die een obeya in- en uitloopt moet direct helder voor ogen hebben wat de strategische ambitie is en hoe het vraagstuk besproken in de obeya daaraan bijdraagt. Hang daarom in iedere obeya de strategie op en maak duidelijk hoe het overleg gaat bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen.”
De obeya gebruiken
Uiteraard is het inrichten van de obeya pas de eerste stap. Het gaat er uiteindelijk om hoe je hem gebruikt. En waar de obeya met al die gevisualiseerde data de nadruk legt op harde feiten, vraagt dat in de eerste plaats om de nodige zachte vaardigheden.
Om te beginnen bijvoorbeeld een “hoge mate van transparantie”, legt Van den Berg uit. “Door alle data rond onder meer lopende processen, verbeterprojecten en de prestaties van kritische indicatoren op één plek te visualiseren, biedt de obeya van zichzelf veel transparantie aangaande de status van de organisatie of het project. Hier moet het gedrag van de deelnemers op aansluiten – ook als manager moet je bereid zijn om openheid van zaken te geven.”
Hieraan gerelateerd is het belangrijk om je kwetsbaar op te durven stellen. “Objectiviteit speelt weliswaar een belangrijke rol, maar het gaat natuurlijk om meer dan enkel de feiten. Vooral het voeren van het gesprek is in dat kader dan ook cruciaal. Het tonen van kwetsbaarheid, het erkennen van fouten en met elkaar leren samenwerken zorgt voor effectievere teams.”
Dat betekent echter niet dat de obeya een plek is voor eindeloze gesprekken. Integendeel, geeft Van den Berg aan: “Veel directies en managementteams worden juist blij van obeya door de efficiëntieslagen die het met zich meebrengt. Het kan lange vergaderingen en vele rapportages vervangen zonder dat de kwaliteit van besluitvorming verloren gaat.”
Dit vereist onder meer een grondige voorbereiding van alle deelnemers. “Gedurende de meetings moeten zij de belangrijkste obstakels helder kunnen benoemen, de relevante oorzaken kunnen identificeren en concrete tegenmaatregelen kunnen voorstellen.”
Elk puzzelstukje telt
Het moge al met al duidelijk zijn: er komt aardig wat kijken bij het inrichten en gebruiken van de obeya. Doordat obeya stakeholders, stuurinformatie én effectieve werkvormen bij elkaar brengt, kan het van grote waarde zijn voor een (project)organisatie. Maar juist doordát het zoveel samenbrengt, is het ook heel belangrijk dat al die elementen goed op hun plek vallen.
“De aanpak neemt alle invalshoeken en aspecten van een vraagstuk mee. Wanneer een enkel element niet goed functioneert, is dat van invloed op het gehele proces”, aldus Van den Berg. “Een goede voorbereiding is dus essentieel, en betaalt zich uiteindelijk dubbel en dwars terug.”
