Hoe onderwijsinstelling Curio een cultuur van continu verbeteren creëert

Bij de West-Brabantse onderwijsinstelling Curio ‘vliegt de verbeterenergie inmiddels door de gangen’ van de 45 vmbo- en mbo-scholen. Waar Lean-trajecten in grote organisaties vaak blijven hangen in goede bedoelingen, is het bij Curio gelukt om een ware olievlekwerking te creëren. Honderden medewerkers zijn getraind en de wachtlijsten groeien. Wat is het geheim achter deze veranderkracht?

De urgentie om te veranderen is in de onderwijssector niet moeilijk te vinden. Met oplopende personeelstekorten en een hoge werkdruk staat de sector voor de uitdaging om met minder mensen dezelfde kwaliteit te leveren.

“Om kwalitatief goed onderwijs te kunnen blijven bieden, moet je de processen in de keten op orde hebben”, stelt Marco Verschure, manager van de Curio Academie.

Voor Curio was het helder: efficiëntie is geen kille bezuinigingsmaatregel, maar een noodzakelijke voorwaarde om het onderwijs overeind te houden. Het leidde tot de keuze om samen met adviesbureau UPD de organisatie te doordrenken met de Lean-verbetermethodiek. Niet als eenmalig trucje, maar als structurele werkwijze.

Koppeling met de praktijk

De sleutel tot het succes zit volgens de betrokkenen in de koppeling tussen de training en de strategie. Veel verbetertrajecten stranden omdat medewerkers wel een kunstje leren, maar niet zien hoe dit bijdraagt aan het grotere geheel. “De urgentie vanuit het instellingsplan en de energie op de werkvloer moeten in balans zijn”, legt procesanalist Chris Schraver uit.

In de trainingen, verzorgd door UPD, wordt daarom niet blind gestaard op techniek. “We nemen uitgebreid de tijd om met de deelnemers stil te staan bij de redenen van de organisatiekeuzes”, vertelt UPD-trainer Bas van Beijsterveldt. “Dat is nodig om tot een verbetervoorstel te komen dat gaat bijdragen aan de strategierealisatie.”

Van papierwinkel naar succes

Dat deze aanpak werkt, blijkt uit de resultaten. Een concreet voorbeeld is de optimalisatie van de Onderwijs- en Examenregeling (OER). Voorheen was de publicatie van dit verplichte document een bureaucratisch hoofdpijndossier. Een verbeterteam nam het proces onder de loep en verbeterde het format drastisch.

Het resultaat: opleidingen hoeven nu alleen nog de onderdelen in te vullen die specifiek voor hen gelden. De doorlooptijd is verkort en de foutkans geminimaliseerd.

“Het aantal succesvolle verbetertrajecten om efficiënter te worden is gigantisch”, ziet Verschure. In de afgelopen acht jaar maakten ruim 300 medewerkers kennis met de methodiek via ‘Yellow Belt’-sessies. Nog eens 120 collega’s gingen de diepte in met een ‘Green Belt’-traject inclusief praktijkopdracht.

Max Verstappen

Naast harde procesverbeteringen, zorgt de methodiek ook voor een zachtere cultuuromslag: het doorbreken van de muren tussen het onderwijs en de ondersteunende diensten. Om die samenwerking te illustreren, gebruikt Van Beijsterveldt vaak een metafoor uit de Formule 1.

“Zoals een docent les moet geven, zo moet Max Verstappen rondjes rijden. Als iets niet lekker loopt tijdens de wedstrijd, geeft Max dat door en moet het team dat probleem oplossen. Na afloop evalueren ze samen om ervan te leren.”

Volgens Verschure is juist dat wederzijdse begrip de grootste winst. “Deelnemers leren elkaar kennen en gaan het totale proces overzien. Een beter zicht op elkaars standpunten leidt tot een betere samenwerking binnen de keten.”

Borging

Om te voorkomen dat de energie na afloop van de training verloren gaat, werkt Curio met ‘interne sponsors’. Elk project wordt gedekt door een directeur die eindverantwoordelijk is voor de betreffende portefeuille. Deelnemers lossen niet alleen hun eigen probleem op, maar leveren een ‘best practice’ die de directeur breed kan uitrollen.

Het succes van de aanpak is ook te danken aan de specifieke rol van de externe partner. Volgens Schraver werkt de samenwerking omdat UPD zich niet opstelt als een standaard ‘opleidingsboer’, maar als een partner die de sector begrijpt. “Bas kent onze organisatie zo goed, dat ik wel eens zeg dat hij een halve Curiaan is geworden.”