De Obeya: Eén ruimte om met vele stakeholders te werken aan één ambitie

Het soepel laten lopen van een organisatie lijkt af en toe schier onmogelijk: afdelingen werken langs elkaar heen, managementinformatie is versnipperd of spreekt elkaar zelfs tegen, de werkvloer is losgezongen van de strategie en dan ligt er ook nog die voortdurende veranderopgave. Te midden van deze chaos wordt de Obeya gezien als een krachtig middel om de organisatie weer samen te brengen – vrij letterlijk. Maar wat is een Obeya precies? We vroegen het aan Remko Maier van WIN en Dolf Reijnders van Obeya Association, die sinds kort samenwerken om het concept naar organisaties te brengen. 

Soms is het liefde op het eerste gezicht. Je maakt oogcontact en weet dat iemand de ware is. Het hoeft echter niet iemand te zijn – je kunt net zo goed vallen voor een schilderij, een sport of een land. Voor Dolf Reijnders was het – je raadt het al – de Obeya. 

“Zo’n drie jaar geleden maakten mijn compagnon Bart Bongers en ik kennis met de Obeya en we waren meteen verliefd”, vertelt hij met een glimlach. “We geloofden dat het de wereld iets kon brengen en daarom snel aan populariteit zou winnen. Toen hebben we het erop gewaagd en er vol op ingezet met de oprichting van AgileWalls en kort daarna de Obeya Association, waarmee we het gedachtegoed verspreiden.” 

En niet zonder succes, want inmiddels delen steeds meer mensen en organisaties de liefde voor de Obeya. Zo ook WIN, een Utrechts advies- en trainingsbureau gespecialiseerd in agile en projectmatig werken. 

“We vermoedden dat Obeya een verrijking kon zijn van onze manier van werken en gingen daarom naar de Obeya Summit, die jaarlijks wordt georganiseerd door de Obeya Association”, vertelt Remko Maier, consultant bij WIN. “Dat beviel zo goed dat we meteen contact hebben gezocht met Dolf en Bart. Daar is nu deze samenwerking uit voortgekomen, waarin we organisaties helpen hij het bouwen van Obeya’s.”

Ontmoeten

Daarmee is die ene prangende vraag echter nog altijd niet beantwoord: wat is een Obeya? Reijnders begint zijn uitleg met een vrij eenvoudige definitie: “Een Obeya is een fysieke en/of digitale ruimte waarin strategie en executie elkaar ontmoeten.”

Het klinkt veelbelovend. Iedereen die enigszins bekend is met organisaties weet hoe lastig het is om de uitgestippelde koers te laten doordringen tot in de haarvaten van de organisatie, zodat de strategie daadwerkelijk tot uiting komt in de dagelijkse werkzaamheden.

Dat is echter nog lang niet het hele verhaal – het gaat natuurlijk om hóe strategie en executie elkaar ontmoeten. Oftewel, wat gebeurt er in die fysieke en/of digitale ruimte? Het belangrijkste woord in de gegeven definitie blijkt ‘ontmoeten’: met de Obeya creëer je als (project)organisatie één plek waar alle elementen die samen een bedrijf of project vormen elkaar ontmoeten, zodat al die elementen in harmonie kunnen toewerken naar hetzelfde doel.

“De Obeya is de plek waar alles samenkomt”, legt Reijnders uit. “Daarmee bouwt deze ruimte verbinding en eigenaarschap tussen verschillende groepen stakeholders om complexe problemen op te lossen, culturele verandering te bewerkstelligen en werk gedaan te krijgen.”

Eén waarheid

Mensen vormen logischerwijs de belangrijkste schakel in een succesvolle samenwerking, maar behalve met elkaar worden ze binnen de Obeya ook samengebracht met een andere cruciale schakel: informatie.

Maier: “Organisaties zwemmen vandaag de dag in de data. Maar die data is afkomstig uit vele bronnen en staat vaak op verschillende systemen. Zeker binnen grote bedrijven weet je op een gegeven moment vaak niemand meer van de hoed en de rand. Met de Obeya breng je alle relevante informatie samen in één ruimte.”

De muren van deze ruimte hangen vol met alle voor een project of bedrijf belangrijke gegevens, zodat iedereen werkt op basis van dezelfde informatie. Denk onder meer aan overzichtelijk gevisualiseerde dashboards met informatie over processen, de huidige prestaties en de projectvoortgang, maar bijvoorbeeld ook een wand waarop de strategie en de planning duidelijk zijn terug te vinden en ruimte om post-its te plakken.

“Met het samenbrengen van al deze informatie creëer je ‘one single source of truth’”, geeft Reijnders aan. “Dat biedt overzicht en daarmee rust, waardoor je een solide basis hebt om verdere plannen te maken voor de toekomst. De verschillende elementen van de Obeya zijn ook niet nieuw – wat het innovatief maakt is dat het alles samenbrengt in één ruimte.” 

Meer dan vier muren

Daardoor is de Obeya tegelijk veel meer dan alleen maar een ruimte. “Je creëert daarmee automatisch ook een bepaald soort gedrag”, legt Reijnders uit. “Je komt met meerdere mensen en bloedgroepen periodiek samen en analyseert met elkaar dezelfde informatie, die ook dynamisch is – het is niet één momentopname. En door telkens bij elkaar te komen en nieuwe informatie te vinden bij je gezamenlijke doelstelling ontstaat ook een vast ritme.”

Deze drie elementen samen – ruimte, gedrag en ritme – maken de Obeya volgens Reijnders en Maier zo’n succesvol middel om complexe organisaties en projecten bestuurbaar te houden. “Je legt horizontale verbindingen, in plaats van de traditionele verticale ‘reporting lines’. Daardoor kun je op een charmante manier met elkaar één richting op lopen”, aldus Reijnders. 

Dit maakt de Obeya geschikt voor allerlei soorten organisaties, projecten en uitdagingen. “Van verkokerde organisaties waarbinnen afdelingen elkaars problemen niet begrijpen tot bedrijven die net een transformatie achter de rug hebben, en van agile projectmanagementorganisaties tot het overkoepelende portfoliomanagement – overal kun je de Obeya neerzetten als het kloppend hart van de organisatie”, aldus Maier. 

Samen bouwen

Omdat een Obeya veel meer is dan alleen maar een ruimte, vraagt de implementatie om een gedegen aanpak. Dit is waar de samenwerking tussen WIN en de Obeya Association zich op richt. 

“De implementatie kun je indelen in drie fasen”, vertelt Maier. “In de eerste fase zet je met een kernteam de muren en portfoliostructuur neer. Dat ga je vervolgens uitbouwen zodat de combinatie van de ruimte en het ritme goed staat. In de tweede fase ga je geleidelijk aan verschillende teams onboarden. Daardoor vul je ook de muren en structuur verder aan, zodat die aan het einde volledig staan. In de derde fase zorg je tot slot dat de organisatie het steeds meer zelf oppakt.” 

Daarbij benadrukt hij dat mensen van de klantorganisatie zelf vanaf het allereerste begin actief meewerken aan het bouwen van de Obeya. “Het is niet zo dat wij de boel even voor ze komen opzetten”, aldus Maier. “Het moet juist gedragen worden vanuit de hele organisatie: ze moeten het zelf willen – van de werkvloer tot de board.”

Nooit af

Omdat de mensen altijd het belangrijkst blijven – ook voor het slagen van de Obeya zelf – is het opleiden van medewerkers ook een belangrijk onderdeel van de gezamenlijke dienstverlening. Binnen een Obeya kun je verschillende belangrijke rollen onderscheiden.

Reijnders: “Aan de ene kant heb je de Obeya builders: mensen die dusdanig veel verstand hebben van de organisatie en de complexiteit daarvan dat ze die in 360 graden en verschillende datacategorieën kunnen visualiseren. Aan de andere kant heb je mensen die op basis van die informatie het goede gesprek gaan voeren, de Obeya hosts. Zij gebruiken de ruimte om van informatie naar besluitvorming te komen.” 

“Deze rollen vragen ieder om een hele eigen stijl, maar voor beide heb je een heleboel kennis, ervaring en vaardigheden nodig”, legt hij uit. “Die mensen wil je in je kernteam opleiden om zo de Obeya te bouwen, maar ook langzamerhand te gaan onderhouden. Een Obeya is namelijk nooit af, het is een levend iets. Naarmate het project of de organisatie vordert verandert de Obeya mee.” 

Elkaar verrijken

Voor WIN sluit de Obeya perfect aan op de eigen specialisatie. Het bureau heeft zich gepositioneerd als integrale expert op het gebied van agile en projectmatig werken. 

“In de breedste zin helpen we organisaties bouwen aan zelfveranderend vermogen”, legt Maier uit. “Daarbij richten we ons zowel op project- en portfoliomanagement als staande organisaties. Het zijn stuk voor stuk omgevingen waar het een uitdaging is om strategie en executie met elkaar te verbinden.” 

Door de gedeelde focus op ritme leent de Obeya zich ook bij uitstek voor agile manieren van werken. “Sinds vorig jaar bieden we vanuit WIN ook het True Agility Program, een opleiding waarin we agile terugbrengen naar zijn essentie. We zijn ook aan het kijken hoe we Obeya hier een onderdeel van kunnen laten worden, zodat ze elkaar kunnen verrijken.” 

Voor de Obeya Association is de samenwerking met WIN een mooie manier om zijn expertise rond de Obeya nog beter met de wereld te delen. “De Obeya was een concept dat eigenlijk geen thuis had”, vertelt Reijnders. “Het vloog een beetje door de ether zeg maar. Wij zijn toen dit wereldwijde netwerk begonnen en met WIN zetten we weer een stap in onze missie om de Obeya naar zoveel mogelijk organisaties te brengen.”

Aan deze missie werkt de Obeya Association ook door via zijn netwerk alle beschikbare kennis en ervaring te delen, onder meer in de vorm van artikelen en trainingen. “Alles is gratis te vinden op onze website en gelicenseerd onder creative commons. Dat betekent dat iedereen het mag gebruiken om er iets goeds mee te doen in de wereld.” 

Man op de maan

Dat brengt ons terug bij wat Reijnders en Maier in de eerste plaats verliefd deed worden op de Obeya. Dat zijn natuurlijk niet die vier muren of de strakke dashboards die eraan hangen – nee, het is wat die ruimte mogelijk maakt.

“Het zorgt ervoor dat je met een grote groep mensen samen kunt werken aan één gedeelde ambitie”, vertelt Reijnders. “Dat iedereen haar of zijn eigen talent optimaal kan inzetten binnen het grotere geheel. De uitdagingen waar we als mensheid voor staan zijn enorm – van de huidige pandemie tot klimaatverandering en van armoedebestrijding tot het woningtekort: het zijn stuk voor stuk opgaven die alleen kunnen worden opgelost in brede en complexe samenwerkingsverbanden.”

“Door de Obeya creëer je verbinding tussen de talloze schakels die samen die ambities moeten realiseren”, vult Maier aan. “Mensen werken niet meer alleen aan hun individuele taak, ze zien het grotere geheel. Het doet me denken aan het beroemde verhaal waarin Kennedy het NASA-hoofdkwartier bezocht en ’s avonds laat iemand de vloer zag dweilen. ‘Waarom werk je zo laat’, vroeg hij. “‘Meneer de president’, antwoorde de man, ‘ik ben aan een man op de maan aan het zetten.’”