LCG-experts over de voordelen van de obeya-methodiek

01 juli 2024 Consultancy.nl 6 min. leestijd
Profiel

Steeds meer bedrijven omarmen obeya. Ashley Wade en Ruud van Schaik, werkzaam bij LCG, zijn gespecialiseerd in het thema obeya. Ze nemen ons mee langs de belangrijkste voordelen van de methodologie.

In organisaties en verandertrajecten zijn de ingrediënten voor succes vaak wel aanwezig. Doelen, strategie, actieplannen, rolverdeling, data, enzovoorts. “Toch is de vraag ‘Hoe staan we ervoor?’ niet altijd makkelijk te beantwoorden”, trapt Wade af, die als organisatieadviseur, programmamanager en trainer al ruim acht jaar meedraait bij LCG.

Obeya kan uitkomst bieden. “Deze van oorsprong Japanse methodologie is een visuele stuurmethode waarin strategie, uitvoering en voortgang samenkomen. Dit alles vindt doorgaans plaats in een ‘grote kamer’ (In het Japans is dat ook letterlijk de vertaling van obeya), waar alle stakeholders van verschillende disciplines binnen de organisatie samenkomen om multidisciplinair met elkaar naar eenzelfde doel toe te werken”, legt Van Schaik uit.

Ashley Wade en Ruud van Schaik - LCG

“In de obeya-omgeving kunnen besluitvormingsprocessen worden geoptimaliseerd en worden de belangrijkste knelpunten sneller inzichtelijk gemaakt en opgelost”, vervolgt de ervaren lean-, obeya- en continu verbeteren-consultant van LCG, die alweer bijna elf jaar bij LCG werkt.

Een stuurgroep of managementteam bespreekt in de obeya regelmatig (bijvoorbeeld wekelijks) de voortgang op de doelen. Wade: “Dreigt een doel niet te worden gehaald, dan besluit het team direct welke acties nodig zijn om bij te sturen. Door deze dialoog vaak te voeren, worden afwijkingen snel zichtbaar en kan er snel op worden gereageerd.”

Voordelen van obeya

Door de obeya-methodiek in te zetten kunnen allerlei voordelen worden gerealiseerd. Een overzicht:

Het maakt voortgang in één oogopslag duidelijk
In de obeya wordt de voortgang van projecten en initiatieven snel en overzichtelijk gepresenteerd. Door het gebruik van visuele managementtechnieken zoals dashboards, kunnen betrokkenen in één oogopslag zien waar elk project zich bevindt ten opzichte van de gestelde doelen. Kleurgecodeerde statusupdates, grafieken en kpi-meters bieden een snelle visuele indicatie van mijlpalen en achterstanden, waardoor proactief ingrijpen mogelijk is.

Transparantie van belangrijke informatie
Belangrijke informatie en voortgang richting organisatiedoelen worden in de obeya zichtbaar én begrijpelijk gemaakt door visueel management. Droge cijfers worden omgezet naar grafieken en snelheidsmeters voor een helder beeld van de organisatie en prestaties. obeya visualiseert complexe data in diagrammen en flowcharts, wat knelpunten identificeren en verbeteringen monitoren vergemakkelijkt.

Verbetering van de onderlinge samenwerking
Obeya bevordert samenwerking door verschillende perspectieven samen te brengen. Wanneer collega’s van diverse disciplines regelmatig in de obeya bijeenkomen, leren zij elkaars processen en uitdagingen beter kennen. Dit bevordert een cultuur waarin geïsoleerde teams transformeren tot één geïntegreerd team binnen de waardestroom. Door het uitwisselen van ervaringen en best practices ontstaat meer wederzijds begrip, wat de samenwerking en innovatie binnen de organisatie bevordert.

Meer focus en effectievere en snellere besluitvorming 
Obeya creëert focus door te fungeren als een centrale ruimte waarin de stuurgroep elke week samenkomt om de resultaten te bekijken en problemen op te lossen. Daarbij zorgen de wekelijkse dialogen in de obeya voor een consistent besluitvormingstempo en open communicatie over prestaties en resultaten, wat bijdraagt aan een proactieve aanpak en het sneller kunnen aanvliegen van operationele uitdagingen. 

Verhoogde betrokkenheid en teamalignment 
De obeya-ruimte fungeert als een centraal knooppunt waar teamleden van verschillende disciplines regelmatig samenkomen. Deze regelmatige interacties bevorderen niet alleen een dieper begrip van elkaars werk en uitdagingen, maar versterken ook de teambetrokkenheid en -alignment. Bovendien bevordert gezamenlijk werken aan doelen in een visuele en collaboratieve omgeving de verantwoordelijkheid, innovatie en creativiteit.

Wat is het obeyabord?

Bij het effectief inzetten van de obeya-methodiek komt onder andere het zogeheten obeyabord om de hoek kijken. Van Schaik: “Dit bestaat uit drie muren met daarop verschillende borden met informatie. Hoewel er verschillende manieren bestaan om je obeya op te bouwen, dient de obeya room op een dusdanige manier ingericht te worden dat deze goed past bij de organisatie.” 

LCG -  Opbouw van een Obeya- Drie muren

Bron: LCG

Daarbij komen vrijwel altijd de volgende belangrijke onderdelen in een of andere vorm terug:

Links: de doelenmuur
De linker muur toont de strategische richting van het bedrijf: oftewel, waar werken we naartoe? Van Schaik legt uit: “Hier staan bijvoorbeeld de missie, visie of kernwaarden van de organisatie. Langetermijndoelen die worden vertaald naar kortetermijndoelen zijn hier zichtbaar, het liefst gevisualiseerd in een grafiek of diagram.”

Ontwikkelt de organisatie een product? Dan doet een prototype het ook vaak goed. “Bij Toyota prijkte ter inspiratie bijvoorbeeld het schaalmodel van de Prius op een sokkel”, geeft Wade een voorbeeld.

Midden: de prestatiemuur
De middelste muur bevat informatie over de projecten die moeten bijdragen aan het behalen van de doelen. Vaak wordt deze muur verdeeld in twee delen: activiteiten en prestaties. “Op het linkerdeel staat dan bijvoorbeeld de planning van de belangrijkste projecten en een kanbanbord met de status van verschillende taken. Het rechterdeel is specifiek gericht op prestatiemanagement. Hier zie je hoe de organisatie scoort op de kpi’s”, legt Van Schaik uit.

Rechts: de bijstuurmuur
De knelpunten die op de middenmuur voorkomen, doorgrond en overzie je op de rechtermuur. Van Schaik: “Het managementteam noteert tijdens de obeyasessie de acties die nodig zijn om elk probleem aan te pakken. Aan het einde van de sessie worden deze acties opgenomen in de middelste muur en wordt de rechtermuur ‘schoongeveegd’. De lege bijstuurmuur is zo weer klaar voor de knelpunten van volgende week.”

Conclusie

Organisaties van iedere omvang en type wenden zich steeds vaker tot obeya om hun strategie-executie te stroomlijnen. De effecten die de obeya-methodiek biedt, kunnen groot zijn: zo zorgen transparante en inclusieve besluitvorming voor grote betrokkenheid, effectieve samenwerking en snellere resultaten. 

“Bovendien”, zoals de experts van LCG tot slot benadrukken, “door de obeya consistent in te zetten, kan het binnen een organisatie bijdragen aan een cultuur van voortdurende verbetering en leren!'”