LCG: ‘Obeya verankert lean en agile stevig in de organisatie’
Lean en agile. Iedereen in organisatieland is er inmiddels wel in meer of mindere mate mee bekend. Daadwerkelijk de beloofde vruchten plukken van de twee managementfilosofieën blijkt in de praktijk echter niet altijd eenvoudig. Om er meer grip op te krijgen, kan Obeya volgens LCG uitkomst bieden. Maar wat is Obeya precies, en hoe sluit het aan op lean en agile? LCG-medeoprichter Eppo Kuipers zet het voor ons op een rijtje.
Als specialist in lean en agile ziet Eppo Kuipers het met grote regelmaat: organisaties proberen lean en/of agile te omarmen, maar de resultaten blijven (ver) achter bij de verwachtingen. Hoe komt dat?
“Het betekent niet dat de filosofieën niet werken”, begint Eppo. “Maar ze zijn natuurlijk ook geen wondermiddel, want die bestaan niet. Net zoals elke betekenisvolle verandering, kost ook de transitie naar deze manieren van samenwerken moeite.”
De uitdaging zit hem deels in het ontastbare van een werkwijze, legt hij uit. “Het vraagt echt om een cultuuromslag. Cultuur – dat is nog zoiets ongrijpbaars, maar tegelijkertijd heel hardnekkig: zie die oude vertrouwde gewoontes die je met z’n allen hebt opgebouwd maar eens los te laten.”
Stevig fundament
Dit is waar Obeya uitkomst kan bieden, stelt Eppo. “De methode biedt handvatten om meer grip te krijgen op zowel agile als lean”, zo legt hij uit.
Het klinkt misschien onlogisch – nog een derde managementfilosofie als oplossing, terwijl die andere twee al zo lastig blijken. “Een begrijpelijke eerste reactie”, erkent Eppo. “Maar Obeya is niet zozeer een compleet nieuwe manier van werken. Het is een visuele managementmethode die organisaties helpt om een strategie of verandering – zoals het omarmen van lean of agile – een stevig fundament te bieden. Het maakt zichtbaar wat belangrijk is en waar je op wilt sturen.”
War room
Dat stevige fundament kun je behoorlijk letterlijk nemen. Want wat er mede voor zorgt dat Obeya extra houvast biedt, is dat het niet alleen een methode is, maar ook een fysieke ruimte. Steker nog: het zit zelfs in de naam.
“In het Japans betekent de term Obeya ‘grote ruimte’ – en dat is het ook”, vertelt Eppo. “Eén grote ruimte met borden waarop de doelen, activiteiten en problemen in de organisatie visueel worden weergegeven. Een Obeya wordt soms ook wel een ‘war room’ genoemd, naar de ruimtes die militaire leiders in de Eerste en Tweede Wereldoorlog gebruikten om de winnende strategie te bepalen.”
Drie muren
Deze ‘war room’ kan op verschillende manieren worden ingericht, in aansluiting op de specifieke kenmerken en doelstellingen van de organisatie. De belangrijkste onderdelen komen echter “vrijwel altijd in een bepaalde vorm terug”, geeft Eppo aan. Zo bevat de Obeya in principe altijd drie muren met daarop verschillende borden met informatie.
Links bevindt zich de ‘doelenmuur’. Eppo: “Deze toont de strategische richting van het bedrijf: waar werken we naartoe? Hier staan bijvoorbeeld de missie, visie of kernwaarden van de organisatie. Je ziet langetermijndoelen die worden vertaald naar kortetermijndoelen, het liefst gevisualiseerd in een grafiek of diagram.”
In het midden staat de ‘actiemuur’. “Deze bevat informatie over de acties die moeten bijdragen aan het behalen van de doelen. Vaak wordt deze muur verdeeld in twee delen: activiteiten en prestaties. Op het ene deel staat dan bijvoorbeeld de planning en status van de belangrijkste projecten, en op het andere deel zie je hoe de organisatie scoort op de kpi’s.”
Rechts, tot slot, bevindt zich de ‘issuemuur’. “Deze is gereserveerd voor alle problemen die het behalen van de doelen in de weg staan. Het managementteam noteert hier ook de acties die nodig zijn om elk probleem aan te pakken. Aan het einde van de sessie worden deze acties opgenomen in de middelste muur en wordt de rechtermuur ‘schoongeveegd’, zodat die weer klaar is voor de knelpunten van volgende week.”
De harde en de hardnekkige kant
Dit illustreert ook meteen dat de Obeya niet alleen een ruimte is, maar ook een methode. Eppo: “Een stuurgroep of managementteam bespreekt in de Obeya periodiek de voortgang op de doelen. Dreigt een doel niet te worden gehaald, dan besluit het team direct welke acties nodig zijn om bij te sturen. Door deze dialoog vaak te voeren, worden afwijkingen snel zichtbaar en kun je er ook snel op reageren.”
Deze koppeling van een methode aan een fysieke plek maakt Obeya “een stuurmiddel dat organisaties helpt om hun doelen zo efficiënt mogelijk te halen”, legt Eppo uit. “Je optimaliseert besluitvorming, biedt iedereen eenduidige informatie en kunt problemen sneller verhelpen.”
Daarmee is de Obeya volgens hem ook een “perfect middel” om te werken aan de harde én de zachte kant. “Of zoals we bij LCG weleens zeggen: de harde en de hardnekkige kant.”
“Je ziet aan de muren in één oogopslag hoe het ervoor staat”, licht hij toe. “En aan de dialoog tijdens de Obeya zie je hoe volwassen het team is. Je kunt als coach dan op beide aspecten interventies doen.”
Grip op lean…
Dat brengt ons bij de koppeling met lean en agile. Om te beginnen lean. Kenners van de filosofie zullen al hebben opgemerkt dat veel van de omschreven voordelen perfect aansluiten op het idee van continu verbeteren.
Eppo: “Doordat de Obeya collega’s met verschillende functies bij elkaar brengt in één ruimte met alle relevante informatie, stimuleert de methode het afstemmen van doelen en uitwisselen van ideeën en ervaringen.”
“De Obeya is een perfect middel om te werken aan de harde én de zachte kant.”
“Deze openheid motiveert mensen om beter samen te werken. Je gaat van losse eilandjes naar één team in dezelfde grote waardestroom. Je perspectief wordt breder, je begrijpt onderlinge afhankelijkheden beter en samen kun je effectiever leren, verbeteren en innoveren.”
Bovendien ben je in de Obeya “continu aan het visualiseren”, legt hij uit. “Je geeft zoveel mogelijk weer in diagrammen, grafieken, flowcharts, et cetera. Daardoor begrijp je taaie cijfers veel sneller en dat maakt het stukken makkelijker om knelpunten te herkennen en verbeteringen te monitoren.”
… en op agile
Dat Obeya goed past bij lean is niet zo verwonderlijk: net als veel lean-technieken vindt de methode haar oorsprong bij Toyota. Obeya gaat echter ook uitstekend samen met agile, wat weer helemaal in lijn is met de opvatting van LCG dat lean en agile elkaar versterken.
Wederom zullen kenners waarschijnlijk al raakvlakken zien tussen Obeya en agile, bijvoorbeeld in de drie muren en de bijbehorende werkwijze. “Die stellen je in staat langetermijndoelstellingen af te pellen naar de concrete acties van deze week”, legt Eppo uit. “Je accepteert dat je geen glazen bol hebt die je vertelt hoe de toekomst eruitziet.”
Dit sluit naadloos aan op de agile-benadering, waarin langetermijndoelstellingen uiteindelijk worden opgedeeld in sprints met een backlog. “In de Obeya zijn de lange en korte termijn op een visuele en meetbare manier met elkaar verbonden. Je hebt alle relevante strategische informatie in één oogopslag bij elkaar en daarmee een effectief stuurmechanisme in handen.”
Daarnaast spelen in zowel agile als Obeya meetbare feiten een cruciale rol in het bijhouden van de voortgang en het maken van keuzes. “Te weinig capaciteit? Dat betekent vertraging in het behalen van je doel. Potje geld leeg? Dan stel je je doelen bij of maak je extra budget vrij. Dankzij het bundelen van alle relevante stuurinformatie heb je een transparant dashboard dat je exact vertelt hoe je organisatie draait – dé basis om besluiten te nemen.”
En omdat agile en lean zo goed samen gaan, gaan de voordelen die Obeya biedt voor continu verbeteren ook grotendeels op voor agile. Wat ook van grote waarde is voor het krijgen van grip op beide manieren van werken, is dat de Obeya focus creëert. “Het is een centrale ruimte waarin de stuurgroep elke week samenkomt om de resultaten te bekijken en problemen op te lossen. Op deze manier wordt het onderdeel van het standaard bedrijfsproces.”
Nog steeds geen wondermiddel
Zo is Obeya een krachtige tool om lean en agile werken handen en voeten te geven. Zoals Eppo echter al aangaf, bestaan er geen wondermiddelen. Ook het opzetten van een Obeya vraagt “tijd, aandacht en leiderschap” geeft hij aan.
“Met Obeya sla je de brug tussen de strategie van jouw organisatie, de uitvoering hiervan én de sturing erop.”
“De theorie over deze werkwijze is simpel, het in de praktijk goed uitvoeren is waar het ingewikkeld wordt. Denk je dat Obeya een quick fix is die je management vanaf dag één tijd zal besparen, dan kom je bedrogen uit. Maar als je je daarentegen committeert aan het bouwen en ontwikkelen, dan kan Obeya de rust, duidelijkheid en doelgerichtheid brengen die je als management zoekt.”
Advies, realisatie en training
LCG helpt organisaties op verschillende manieren bij het implementeren van Obeya. Het bureau – dat founding partner is van de Obeya Association, de internationale community ter bevordering van het gedachtegoed – biedt advies en ondersteunt bij het daadwerkelijk neerzetten van de Obeya-kamer en de bijbehorende methode.
Daartoe lanceerde LCG onlangs de Obeya Accelerator. “Daarin bouwen we samen met het leiderschapsteam en andere betrokkenen in twee dagen een werkende Obeya”, legt Eppo uit. “Deze Obeya vormt de basis van de besturing van de organisatie, de afdeling of het programma.”
“De strategie voor de middellange termijn en de korte termijn is zichtbaar en vertaald naar concrete doelen, indicatoren en projecten. Er is een vergaderritme vastgesteld, verantwoordelijkheden zijn benoemd en de voortgang kan gemonitord worden. Tijdens deze dagen wisselen we inhoud af met energizers en werkvormen gericht op teamdynamiek.”
Om te zorgen dat organisaties zichzelf Obeya volledig eigen kunnen maken, biedt LCG daarnaast drie trainingen aan. Eppo: “In de ééndaagse Obeya Fundamentals-training leren deelnemers de basis van het gedachtegoed. Na het doorlopen van de training is het mogelijk het examen af te leggen. Wie hiervoor slaagt ontvangt het internationaal erkende certificaat van de Obeya Association.”
Deze certificering biedt ook toegang tot de andere twee trainingen van LCG: Builder en Host. “In de tweedaagse Builder-training leren deelnemers hoe ze zelf een effectieve Obeya bouwen. In de driedaagse Host-training ligt de focus op de kennis, vaardigheden en houding en gedrag die nodig zijn om een succesvolle Obeya te begeleiden.”
Brug tussen strategie en uitvoering
Zo kunnen organisaties optimaal gebruikmaken van alle voordelen van Obeya, geeft Eppo aan. “En die zijn aanzienlijk en blijven niet beperkt tot agile en lean. Met Obeya sla je de brug tussen de strategie van jouw organisatie, de uitvoering hiervan én de sturing erop. Het is een waardevol middel om te zorgen dat je organisatiedoelen sneller en gemakkelijker haalt.”
