De zes fasen binnen een ERP-implementatietraject
Wanneer een organisatie op het punt staat om een ERP-traject te starten, is een goed georganiseerde aanpak van groot belang. Onder andere zodat in elke fase van de transformatie duidelijk is wat er gedaan moet worden en wat het verwachte resultaat is. Experts van SeederDeBoer nemen ons mee langs de belangrijkste fasen van een project en delen enkele tips om ERP-implementaties te laten slagen.
1: Selectie
De eerste fase van elk ERP-traject is de selectie van het systeem. Bij het selecteren van het systeem is het cruciaal om het nut en de noodzaak duidelijk te maken. Dit kan worden bereikt door de onderliggende vraag te bepalen en een request for information (RFI)- en request for proposal (RFP)-traject uit te voeren om tot de juiste selectie te komen.
2: Voorbereiding
De voorbereidingsfase begint met het schrijven van een implementatie- en veranderplan. In deze fase worden de technische en functionele eisen en processen verder uitgewerkt, met aandacht voor de verschillende perspectieven binnen de organisatie. Tijdens de implementatie kan hieraan worden getoetst.
3: Realisatie
In de volgende fase wordt de daadwerkelijke implementatie gerealiseerd volgens een projectplanning en veranderstrategie. De technische inrichting van het systeem wordt uitgevoerd en getest, integraties met andere applicaties (bijvoorbeeld WoningNet, VABI Energie, PowerBI) worden ingericht en nieuwe procesbeschrijvingen en werkinstructies worden opgesteld voor alle gebruikers. Deze nieuwe manier van werken wordt overgedragen door middel van trainingen en communicatie.
4: Gebruik
De go-live markeert de start van de gebruiksfase. Met behulp van een communicatiecampagne en duidelijke instructies voor eindgebruikers wordt het nieuwe systeem in gebruik genomen. Een nazorgteam staat klaar om gebruikers te ondersteunen en een eerstelijns supportteam helpt met het beantwoorden van eventuele vragen.
5: Beheer
Na de gebruiksfase wordt het beheer van de software overgedragen aan de afdeling die verantwoordelijk is voor applicatiebeheer binnen de organisatie. Een beheerplan en een uitgebreide overdracht zijn nodig om dit goed te laten verlopen.
6: Optimalisatie
De laatste fase is de optimalisatiefase. Met behulp van een roadmap en de geleerde lessen en ervaringen kan gewerkt worden aan het doorvoeren van verbeteringen. In alle fasen liggen valkuilen op de loer, maar deze zijn te vermijden en te voorkomen.
Aandacht voor het samenspel van proces, systeem, organisatie, mensen en cultuur is van groot belang. Het succes hangt af van de acceptatie van het nieuwe systeem en de bijbehorende processen door medewerkers. Goede opleiding, adequate ondersteuning en draagvlak binnen de organisatie zijn cruciaal. Verandermanagement speelt dan ook een sleutelrol bij het slagen van een ERP-implementatie.
Tips voor een succesvol implementatietraject:
1. Implementeren kost tijd; onderschat dit niet.
2. Zorg dat de nut en noodzaak van de software-implementatie duidelijk is voor iedereen binnen de organisatie.
3. Deel een duidelijke, overzichtelijke en realistische planning en blijf deze regelmatig toetsen.
4. Creëer een hoge betrokkenheid bij medewerkers door hen te betrekken bij de fasen van de implementatie.
5. Zorg dat er voldoende kennis en kunde aanwezig is. Bedenk vooraf wat intern kan worden opgepakt in termen van procesontwerp, implementatie en/of techniek, en waar externe leveranciers voor nodig zijn.
6. Maak medewerkers binnen verschillende afdelingen vrij om tijd te investeren in het project.
7. Beschrijf duidelijk de nieuwe processen en werkinstructies.
8. Voorkom frustratie bij gebruikers door een nazorgteam samen te stellen dat vanaf dag één klaarstaat om alle vragen snel te beantwoorden.
Bij SeederDeBoer werken rond de 175 professionals. Het bureau begeleidt organisaties in de financiële, publieke, maatschappelijke en zorgsector bij uiteenlopende organisatievraagstukken en het doorvoeren van complexe veranderingen.
