Hoe ziet het kantoor van de toekomst eruit?
De manier waarop we werken verandert voortdurend, en daarmee ook de functie en inrichting van kantoren. Hoe ziet het kantoor van morgen eruit? YNNO-adviseurs Bart van Roekel en Yvet Brummelhuis delen hun verwachtingen voor de toekomst.
Wie geregeld een Amerikaanse film opzet kent ze vast: de cubicles – vele kleine, deels afgescheiden eenpersoons werkplekken in een grote kantoorruimte. Vooral in de jaren 80 waren ze in de VS gemeengoed, maar ook vandaag de dag zie je ze er nog.
Erg inspirerende werkplekken lijken het niet, en in Nederland zijn ze ook nooit echt doorgebroken. Maar ook hier zie je hoe trends komen en gaan, vertelt Yvet Brummelhuis. “Tien jaar geleden was men hier erg enthousiast over de kantoortuin, waarbij in een grote ruimte groepjes tafels zijn opgesteld zonder scheidingswanden. De laatste tijd zijn veel organisaties echter aan het terugkomen op de kantoortuin.”
Dat heeft onder andere te maken met het negatieve effect op de productiviteit, legt Bart van Roekel uit. “In een kantoortuin zie je continu mensen lopen en je hoort ze met elkaar praten, dat maakt het een onrustige werkplek waar het lastig is om je goed te concentreren.”
Daarnaast is de manier van werken ook veranderd. Door de coronacrisis is de hybride werkvorm steeds normaler geworden. En dat heeft de functie van het kantoor gewijzigd: het is geen plek meer waar medewerkers iedere werkdag van ’s ochtends tot ’s avonds op dezelfde plek zitten.
Lees ook: YNNO draagt steentje bij aan ’s lands beste hybride werkgevers.
“Doordat mensen wekelijks meerdere dagdelen vanuit huis werken, gaan ze naar kantoor voor specifieke activiteiten”, aldus Brummelhuis. “Bijvoorbeeld voor een vergadering of presentatie. Heel wat bedrijven hebben tegenwoordig dus in hun kantoor verschillende ruimtes die zijn ingericht voor bepaalde doeleinden.”
Samen individueel aan het werk
Tijdens de coronacrisis dachten velen dat het kantoor vooral een ontmoetingsplek zou worden. Inmiddels kan Van Roekel vaststellen dat dit niet helemaal is uitgekomen. “Recent wetenschappelijk onderzoek toont aan dat dit wel meevalt. Gemiddeld genomen besteden medewerkers 76% van hun tijd op kantoor aan individueel werk. Voor bedrijven die hun kantoorruimtes willen opknappen is het nuttig om rekening te houden met dit soort cijfers.”
“Op vrijdag kun je in veel kantoren een kanon afschieten.”
Wat daarbij opvalt is dat mensen ook dat individuele werk dus graag op kantoor doen, geeft Brummelhuis aan. “Het is makkelijk dat je een collega – met wie je bijvoorbeeld een project doet – snel wat kan vragen. Ook waarderen veel medewerkers het sociale contact met hun collega’s op kantoor.”
Dinsdag-donderdag-economie
Sinds een aantal maanden verschijnt het woord dinsdag-donderdag-economie steeds vaker in de krant. De betekenis ervan? Gemiddeld genomen werken de meeste mensen in Nederland op dinsdag en donderdag. Dat zijn dus de dagen waarop in de meeste kantoren wordt vergaderd en overlegd.
“Op vrijdag kun je in veel kantoren een kanon afschieten omdat de meeste mensen die dag vanuit huis werken of vrij zijn”, vertelt van Roekel. “En dat zet bedrijven anno 2024 voor een belangrijke keuze: het is namelijk zonde om een heel groot kantoor te hebben als dat alleen op dinsdag en donderdag wordt gebruikt.”
“We zien dat organisaties op verschillende manieren omgaan met hun overtollige vierkante meters”, voegt Brummelhuis toe. “Veel bedrijven kijken nu nog een beetje de kat uit te boom om te bepalen of de hybridewerkvorm en de dinsdag-donderdag-economie zullen aanhouden. Tegelijkertijd voeren ze kleine aanpassingen door.”
Een beperkter deel van de bedrijven heeft de knoop reeds doorgehakt en stoot vierkante meters aan kantoorruimte af. “Daar zit vaak een financiële drijfveer achter. Het gaat meestal om kleinere organisaties. Voor dergelijke bedrijven heeft het verlagen van de huisvestigingskosten doorgaans een grotere impact”, legt Van Roekel uit.
Daarnaast zijn er bedrijven die inzetten op het optimaliseren van hun huidige kantoorruimtes. “Ook zij hebben de knoop doorgehakt”, vertelt Bummelhuis. “Ze hebben er bijvoorbeeld voor gekozen om hun kantoren aan te passen op de hybride werkvorm en de dinsdag-donderdag-economie.”
Zoektocht naar wat past
Als adviesbureau voor nieuwe manieren van werken helpt YNNO dagelijks organisaties met hun huisvestiging. “We krijgen vaak van klanten de vraag hoe ze hun werkplek moeten inrichten zodat medewerkers twee dagen per week naar kantoor komen. We leggen dan uit dat het geen doel op zich moet worden om medewerkers op kantoor te krijgen”, zegt Van Roekel.
Vervolgens gaan de specialisten van YNNO dieper in gesprek met de klant. “Tijdens die gesprekken achterhalen we wat het bedrijf precies doet en wat voor type kantoor en werkplekken daar het beste bij past”, aldus Brummelhuis. “We proberen daarbij de diepere vraag te beantwoorden: hoe werk je het beste met elkaar samen? Naar kantoor komen is niet het einddoel, het moet altijd een middel zijn dat de samenwerking ondersteunt.”
“Het kantoor zit diepgeworteld in de Nederlandse werkcultuur, dat krijg je er niet zomaar uit.”
De input van medewerkers van klantorganisaties speelt een centrale rol in de totstandkoming van een nieuw werkplekconcept, geeft Van Roekel aan. “Dat is belangrijk: zij moeten er uiteindelijk gebruik van maken. Daarnaast maken we bij het bepalen van het nieuwe werkplekconcept ook gebruik van onze eigen kennis en expertise.”
Eerste indruk
Een fijne werkplek bevordert niet alleen de productiviteit van medewerkers. Ze zorgt er ook voor dat mensen bij je willen komen werken, merkt Brummelhuis op. “Als je tijdens een sollicitatiegesprek direct ziet dat je strijdt voor een werkplek met weinig licht en gedateerd meubilair, kun je je als sollicitant achter je oren gaan krabben.”
En uiteraard helpt een prettige werkplek ook bij het behouden van personeel. “En tevens bij het aangaan van nieuwe zakenrelaties”, vult Van Roekel aan. “Als je die voor het eerst ontvangt in een mooi ingericht kantoor, kun je een goede indruk maken die de vertrouwensrelatie ten goede komt.”
Op naar het kantoorloze tijdperk?
Kijkend naar het kantoor van morgen, kunnen de twee YNNO-adviseurs in ieder geval afrekenen met één voorspelling. Tijdens de coronacrisis schetsten sommige experts een toekomstbeeld waarin bedrijven werken zonder kantoren.
Volgens Van Roekel is dat goeddeels kolder. “Wellicht is het voor een enkele organisatie weggelegd, maar dat gaat niet op voor de gemiddelde Nederlandse organisatie.”
“Voor ongeveer 90% van de organisaties in ons land blijft het kantoor de komende jaren gewoon bestaan”, zegt Brummelhuis. “Het kantoor zit diepgeworteld in de Nederlandse werkcultuur, dat krijg je er niet zomaar uit. Ook omdat het kantoor tal van voordelen met zich meebrengt.”
