YNNO ondersteunt Gemeente Den Haag bij programma ‘Werken en Ontmoeten’
De gemeente Den Haag zet al jaren stappen richting een moderne en samenwerkende organisatie. Het programma ‘Werken en Ontmoeten’, dat wordt uitgevoerd in samenwerking met YNNO, vormt een volgende stap in deze doorlopende ontwikkeling.
Doel is om de werkomgeving beter aan te laten sluiten bij de ambities van de gemeente: flexibel, toekomstbestendig en bovenal gericht op verbinding. Hoewel het programma zich nog in de ontwerpfase voorafgaand aan de realisatie bevindt, zijn de eerste ervaringen veelbelovend.
Gemeente Den Haag werkt vanuit zeven verschillende diensten. Binnen het bestaande kantoorconcept werkt elke dienst vanuit een eigen plek. Dat biedt houvast, maar kan dienstoverstijgende samenwerking belemmeren.
“We hebben de behoefte om veel meer samen te werken, zowel binnen de diensten als dienstoverstijgend. We zoeken naar een omgeving die dat stimuleert”, aldus Evert Peereboom, directeur Dienst Bedrijfsvoering.
Het programma ‘Werken en Ontmoeten’ sluit aan op die wens. Het concept is gebouwd op drie pijlers – bricks, bytes en behavior – en gaat verder dan alleen de fysieke inrichting van de werkomgeving. Het omvat ook digitale middelen, digitale vaardigheden én de gedragsmatige kant met nieuwe werkafspraken die samenwerking en flexibiliteit ondersteunen.
Oog voor mens en proces
Sinds de zomer van 2023 is YNNO betrokken bij het programma, onder meer als adviseur op het gebied van huisvesting, gedrag en verandermanagement. De samenwerking is intensief en gelijkwaardig opgezet.
Frederik van Steenbergen, programmamanager vanuit YNNO, licht toe: “Dit gaat verder dan tafels, stoelen. Medewerkers krijgen niet alleen een nieuw kantoorconcept, maar ook digitale middelen en begeleiding om écht anders te kunnen werken. Dit programma faciliteert die verandering.”
Peereboom vult aan: “YNNO heeft veel verstand van activiteitgericht werken en combineert dat met een scherpe veranderkundige blik. Ze zijn volhardend en helpen ons om vrij principieel aan het concept vast te houden – zonder onderweg te veel water bij de wijn te doen.”
Samen met de organisatie
Medewerkers van de gemeente zijn vanaf het begin nauw betrokken bij de ontwikkeling van het programma. In workshops, ateliersessies en inloopsessies wordt samen nagedacht over hoe de werkomgeving eruit moet komen te zien. Ook is een proeftuin ingericht, waar geëxperimenteerd wordt met nieuwe werkvormen en ruimtes.
“We willen op minder vierkante meters meer keuzevrijheid en kwaliteit winnen.”
Roos van Egmond, adviseur bij YNNO: “Door medewerkers actief te betrekken en hen te laten ervaren hoe het anders kan, hopen we dat ze de meerwaarde van dit programma gaan zien en omarmen.”
De proeftuin: Ontdekken, leren en verbeteren
Hoewel het concept nog niet volledig is uitgerold, levert de proeftuin nu al waardevolle inzichten op. Medewerkers experimenteren hier met activiteitgericht werken en verschillende soorten ruimtes, zoals samenwerkplekken, stilteruimtes en prikkelarme zones. De eerste resultaten zijn positief: betere samenwerking, meer uitwisseling van informatie en bewuster ruimtegebruik.
Van Steenbergen: “We willen op minder vierkante meters meer keuzevrijheid en kwaliteit winnen. Het gaat om een omgeving die uitnodigt tot samenwerken en waar mensen zich welkom voelen.”
De inzichten uit de proeftuin worden gebruikt voor de verdere uitrol van het concept, te beginnen op de locaties Spui en Leyweg.
De menselijke kant van verandering
De gedragscomponent is essentieel in het programma. Linda Mostert, vanaf het begin vanuit YNNO betrokken bij de visievorming, benadrukt: “Het werk staat centraal en daarop maken we afspraken. Niet het individu, maar het gezamenlijke werk bepaalt wat nodig is. Dat is voor veel mensen een omschakeling.”
Anouk den Herder, verandermanager bij de Gemeente Den Haag, begeleidt de overgang naar deze nieuwe manier van werken. “We werken al activiteitgericht, maar het gebouw is daar nog niet volledig op ingericht. Met ‘Werken en Ontmoeten’ krijgen we straks de faciliteiten die daarbij passen.”
“Tot die tijd begeleiden we medewerkers stap voor stap in wat dat vraagt. Daarbij kijken we per dienst wat nodig is – de een is er al klaar voor, de ander heeft meer tijd nodig. Die maatwerkbenadering werkt: een teamleider gaf laatst aan dat haar werkplezier enorm is toegenomen sinds ze in de proeftuin werkt. Dat zijn de signalen waar we energie van krijgen.”
Vooruitblik
In mei startte de eerste dienst met de daadwerkelijke implementatie op locatie Spui. Daarna volgen de andere diensten. Het is een traject met veel onderdelen, maar de richting is duidelijk: een werkomgeving waarin samenwerking vanzelfsprekend is en die past bij de ambitie van de gemeente: ‘we zijn één organisatie, Samen Haags’.
