Drie belangrijke KPI’s voor elke bureauleider in de consultancy
Het sturen op financieel resultaat is een belangrijke randvoorwaarde voor het succes van consultancybureaus. Door te sturen op key performance indicators (KPI’s) kunnen partners en directeuren de financiële doelstellingen bewaken en waar nodig tijdig bijsturen. Experts van Simplicate delen drie KPI’s die voor elke bureauleider van groot belang zijn.
KPI: Productiviteit
De productiviteitsnorm bepaal je op basis van je begroting. Met behulp van het aantal beschikbare uren van je medewerkers, het verkooptarief en de productiviteit reken je uit hoeveel omzet je als bedrijf kunt halen.
De productiviteit is de hoeveelheid tijd die medewerkers besteden aan klanten. Als de productiviteit van medewerkers hoog genoeg is, levert dat geld op (behalve als ze over het beschikbare budget gaan).
Zo verbeter je productiviteit
Het management bepaalt de normproductiviteit, productiviteit verbeteren is de taak van de projectleider. Die kijkt of het team een goede stroom van werk heeft, maar ook of het teamlid en een klant goed bij elkaar passen. Drie tips om de productiviteit van het team te verbeteren:
1) Betrek je team door de productiviteitsnorm te delen
Door transparant te zijn, raakt je team meer betrokken. Maak bijvoorbeeld een dashboard waarmee je team realtime inzicht heeft in de prestaties. Zo leer je van elkaar en werk je samen om het gezamenlijke doel te bereiken.
2) Moedig aan om alle uren juist te registreren
Stimuleer medewerkers om hun uren nauwkeurig bij te houden. Dat betekent ook dat ze voorbereiding en nazorg na een afspraak registreren. Met een kloppende tijdregistratie controleer je makkelijker of je binnen budget blijft en herken je budgetoverschrijdingen sneller.
3) Monitor de declarabiliteit
Of je productieve uren kan factureren naar de klant, meet je aan de hand van declarabiliteit. Monitor ook je bij- en afboekingen per klant. Zie je bijzonderheden? Bespreek met je team wat de oorzaak hiervan is. Durf door te vragen. De ene medewerker kan soms beter met een bepaalde klant omgaan dan de andere medewerker. Als het nodig is, kan je een andere medewerker aan een klant koppelen.
KPI: Budgetbewaking
Of je projecten binnen het afgesproken (uren)budget blijven, lees je af aan de KPI van budgetbewaking. Teamleden schrijven hun gewerkte uren op een specifiek project van een klant. Als de projectleider én de medewerkers realtime kunnen zien hoeveel tijd er is besteed aan een project, signaleer je overschrijdingen op tijd en voorkom je verrassingen.
Zo bewaak je het budget effectief
De projectleider stelt voor elk project of elke klantafspraak een urenbudget op. Die is gebaseerd op de afspraken in de offerte. Samen met het team houdt de projectleider de voortgang in de gaten.
1) Deel met je team welke afspraken je hebt gemaakt
Zijn de afspraken in de offerte over het urenbudget per project helder? Leg dan ook aan je team uit waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Hoe zijn de klantafspraken en bijbehorende budgetten opgebouwd? Dat zorgt voor begrip. En leg uit dat juiste tijdsregistratie inzicht geeft of de afspraken realistisch zijn.
2) Maak afspraken visueel inzichtelijk
Breng budgetoverschrijding visueel in kaart, het liefst al bij het registreren van tijd. De juiste projectsoftware kan daarbij helpen. De projectleider krijgt dan ook een signaal als het budget overschreden dreigt te worden. Een mooi moment om bij het team in te checken of je nog op schema ligt.
3) Ontdek patronen in de resultaten
Waarom blijven bepaalde projecten altijd binnen budget en worden andere projecten juist altijd overschreden? Die inzichten haal je uit de resultaten. Voer een open gesprek met je team: vraagt de klant te veel van je? Of is de opdracht vooraf te laag ingeschat en was de prijsafspraak niet goed?
KPI: Gemiddeld gerealiseerd uurtarief
Als eigenaar of directielid krijg je snel inzicht in de financiële prestaties van je consultancybureau door te focussen op gemiddeld gerealiseerd uurtarief. Deze KPI toont je effective rate: de mate waarop je bureau in staat is om de gewerkte uren daadwerkelijk te factureren.
Zo stuur je op gemiddeld gerealiseerd uurtarief
Eigenaren en directieleden sturen op het gemiddeld gerealiseerde uurtarief. Projectleiders controleren of de project- en urenregistratie klopt.
1) Bepaal je uurtarief
Bereken je verwachte uitgaven en bepaal je benodigde winstmarge. Vervolgens breng je in kaart hoeveel fte er is en wat de gemiddelde productiviteit van je medewerkers is. Het minimale uurtarief bepaal je door de gewenste omzet door je productieve uren te delen.
2) Leg verschillende projecten naast elkaar
Het gemiddeld uurtarief helpt je een eerlijke vergelijking tussen projecten te maken. Je kan zo winstgevende projecten (waar veel uren tegen een hoog tarief zijn gerealiseerd) vergelijken met minder rendabele projecten (waar veel uren tegen een lager tarief zijn gerealiseerd). Het gaat hierbij om de effective rate: zet je je uren wel goed in?
3) Verbeter je businessmodel
Gebruik deze inzichten om je bedrijfsvoering te verbeteren. Maak bijvoorbeeld betere afspraken met klanten. Stel een aangepaste offerte op waarin je al je (onzichtbare) kosten meeneemt, ruimere ureninschattingen maakt of aangepaste tariefstellingen toepast. Vergeet ook niet je efficiëntie te verbeteren: zorg voor een soepele samenwerking, bewaak budgetten en automatiseer taken die veel tijd kosten.
