Zestgroup helpt OCW met transformatie inkoopfunctie
In de afgelopen jaren heeft het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) een grote verbeterslag gerealiseerd binnen de inkoopfunctie. Waar OCW medio 2010 binnen de Rijksoverheid te boek stond als een ‘slechte betaler’ staat het na de grote transformatie van de inkoopfunctie inmiddels bekend als een ‘best practice’. De transitie werd begeleid door Zest Overheid, de overheidsadviestak van zakelijke dienstverlener Zestgroup. Het adviesbureau uit IJsselstein ondersteunde OCW met de transitie naar een effectievere en efficiëntere inkoopfunctie.
Achtergrond
Het is medio 2010. De Rijksoverheid kampt al jaren met ‘slecht betaalgedrag’, en met name het ministerie van OCW. De toenmalige Secretaris Generaal van OCW – Koos van Steenhoven – sprak de ambitie uit om het betaalgedrag binnen OCW sterk te verbeteren. Doordat DUO binnen OCW het beste betaalgedrag vertoonde werd deze inkoopfunctie het als pilot ingezet. In juli/augustus 2010 ontwikkelde Zestgroup een blauwdruk van de gewenste toekomstige situatie. De blauwdruk bevatte een uitgewerkte visie, gedetailleerde procesbeschrijvingen en implementatieplan. Eind 2010 werd de blauwdruk door het MT van DUO geaccordeerd en werd het startschot gegeven aan de implementatiefase.
Belangrijkste efficiencywinsten
Drie efficiencywinsten lagen ten grondslag aan de grote verbeterslag. Allereerst werden processen gestroomlijnd. Cruciaal in het nieuwe betaalproces was de geautomatiseerde goedkeuring van een factuur zodat deze betaald kan worden. Hierbij werd het matching-principe toegepast. Jeroen Geurtsen van Zest Overheid legt uit: “Op het moment dat de factuur binnenkomt die overeenkomt met de bestelling en de prestatieverklaring wordt de factuur volgens de auditregels automatisch goedgekeurd en betaald”.
Daarnaast kampte DUO nog met een mega papierstroom. “Je praat over zo’n 30.000 facturen op jaarbasis en maar liefs 80.000 binnen geheel OCW. 80.000 facturen is leuk, maar voor een groot deel was het nog een papierstroom. We hebben deze zo vroeg mogelijk in het proces gedigitaliseerd” legt Geurtsen uit.
En ten derde lagen er grote verbetermogelijkheden in de ICT, met name het automatiseren van handmatige handelingen. Geurtsen: “Veel handelingen werden nog handmatig uitgevoerd. Een automatiseringsslag leverde dus aardig wat op”. Ook werd een centraal bestel- en betaalplatform voor inkoop professionals geïmplementeerd.
Gefaseerde uitrol
Er werd beuwst gekozen voor een gefaseerde en beheerste uitrol binnen de organisatie: eerst ging een kleine kern binnen de organisatie over, daarna de budgethouders, vervolgens pas de rest van de organisatie. “Voordeel is dat je hierdoor veel grip houdt op het verandertraject. Nadeel van deze gecontroleerde uitrol is dat het op het moment zelf voor meer werk zorgt en de wenperiode groter wordt” zegt Geurtsen.
Na het succes van de pilot werd het project verder uitgerold binnen DUO en OCW. “Eind 2011 zijn de 5 agentschappen en het kerndepartement OCW succesvol overgegaan op het centrale bestel- en betaalplatform binnen DUO. Hierbij is meer dan 95% van de ideeën van het initiële plan van aanpak daadwerkelijk gerealiseerd” zegt de consultant van Zestgroup.
Resultaten
Ruim 2,5 jaar nadat het traject werd gestart zijn de resultaten direct zichtbaar. Zo was het agentschap Inspectie voor Onderwijs medio 2010 de minst nette betaler binnen OCW, nu is het betaalgedrag structureel 5% -10% hoger dan dat van de DUO, de best practice van destijds. Ook in vergelijking met de overige diensten binnen de Rijksoverheid presteert het ministerie van OCW op het gebied van inkoop bovengemiddeld.
