Proven Partners draagt Samen Sturen-ontwikkelprogramma over aan ORO

Zorgorganisatie ORO heeft een flinke reis achter de rug. De afgelopen vier jaar werd samen met Proven Partners gewerkt aan een groot ontwikkelprogramma, dat als basis dient voor het in samenhang verbeteren van de kwaliteit van de zorg, rolbewust samenwerken en het bereiken van eigenaarschap. Leo van de Vorst en Ellen Smit van Proven Partners blikken terug op een bijzondere gezamenlijke reis.

Het in Helmond gevestigde ORO biedt zorg, ondersteuning en begeleiding aan mensen met een verstandelijke beperking of ontwikkelingsachterstand. Vanuit zo’n 80 locaties in en rond de Noord-Brabantse stad bedient de organisatie meer dan 2.000 mensen op het gebied van wonen en slapen, eten en drinken, werk en dagbesteding, bewegen, leren en vrije tijd.

ORO is georganiseerd volgens de principes van supportgericht werken, een manier van werken waarbij je op zoek gaat naar hoe de ander geluk ervaart. Dit vanuit de gedachte dat je pas goede support kunt geven als je begrijpt waar de ander behoefte aan heeft.

Deze duidelijke visie heeft ORO nu versterkt met de principes van Samen Sturen, een ontwikkelprogramma dat Proven Partners ontwierp speciaal voor de zorgsector. “We zijn vier jaar geleden begonnen en dit voorjaar hebben we het overgedragen aan de interne organisatie”, vertelt Leo van de Vorst. “Het was een lange en uitdagende reis, maar wat hebben we samen mooie resultaten geboekt!”

Samen Sturen

Terug naar het begin. Met behulp van Samen Sturen wilde ORO het functioneren van de organisatie en daarmee de hulp aan cliënten naar een hoger niveau tillen. Het programma kan worden gezien als een antwoord op de trend van zelfsturing, die in de zorgpraktijk vaak averechts uitpakte.

Door het ontbreken van strategische kaders bleken organisaties niet wendbaar, werkten teams niet goed samen en waren teamcoaches niet goed uitgerust. Om het goede van zelfsturing te behouden, voegt Samen Sturen daar duidelijke kaders en richting aan toe.

“Dit geeft teams de ruimte om zelf te organiseren en vergroot daarmee het geluk van de cliënt”, legt Ellen Smit uit. “Doordat er continu verbinding is tussen de organisatie, het team en de medewerker optimaliseert Samen Sturen bovendien het functioneren van de organisatie. Ook draagt het bij aan het persoonlijk eigenaarschap bij de individuele medewerker, en daarmee ook aan de wendbaarheid van de zorgorganisatie.”

Train the trainer

Dit is precies wat ORO wilde bereiken. Zo’n nieuwe manier van werken kun je echter niet ‘zomaar’ even uitrollen over een organisatie – het vereist een langdurig traject waarin nauw wordt samengewerkt zodat de mensen in de organisatie leren hoe ze het zélf doen.

“Onder het motto ‘train the trainer’ zijn we vanaf dag één gaan samenwerken als ontwikkelteam met collega’s van ORO en collega’s van Proven Partners”, licht Leo toe. “Dit ontwikkelteam heeft de afgelopen vier jaren op organisatie-, team- en medewerkerniveau gewerkt aan de zachte elementen cultuur, managementstijl en personeel. Door continu deze drie niveaus met elkaar te verbinden en daarop te sturen staat de cliënt centraal.”

Gemeenschappelijke taal

Om het gedachtegoed van Samen Sturen een integraal onderdeel te maken van de missie en visie van ORO, was het daarbij in de eerste plaats belangrijk om te werken aan een gemeenschappelijke taal. “Dit heeft geleid tot een samenvoeging met supportgericht werken, de visie van ORO”, vertelt Leo. “Hiermee is Samen Sturen stevig verankerd binnen ORO.”

“De coronacrisis maakte het nóg lastiger om het momentum vast te houden.”

Eenvoudig was dit echter niet, zo benadrukt hij. “Het was een traject van vallen en opstaan. In eerste instantie was het zoeken om deze woorden samen betekenis te geven en vooral consequent door te vertalen in de dagelijkse praktijk. Met een werkgroep hebben we als taalpuristen de woorden geladen. Vervolgens gingen we als dominee en ambassadeur aan de slag om de nieuwe missie en visie gedragen te krijgen op alle niveaus.”

Het momentum kwijt

Waar dit proces bemoedigend begon, traden er gaandeweg complicaties op. Om te beginnen kwamen er bij ORO diverse wisselingen in het management. Leo: “Daardoor konden we weer van voren af aan beginnen. Gelukkig trokken we hierbij samen met het ontwikkelteam ORO op, zodat we wel steeds een kritische massa met voldoende draagvlak hadden om de beweging gaande te houden.”

Daarbij vormde het uitbreken van corona een extra uitdaging. “Dat maakte het nóg lastiger om het momentum vast te houden – het levend houden van die nieuwe gemeenschappelijke taal bleek op afstand veel moeilijker”, blikt hij terug.

Nieuw leven

Op een gegeven moment zag het er zelfs niet meer goed uit voor het programma. Toen was er echter wederom een wisseling van de wacht – en dit keer pakte die juist heel goed uit.

“De komst van HR-directeur Joris Elsendoorn was echt een kantelpunt”, geeft Leo aan. “Hij zei bij de kennismaking al: ‘ORO was verliefd op Samen Sturen en ik ga in het MT toetsen of we dat nieuw leven willen inblazen.’ Hierdoor ontstond het goede gesprek en omarmde ORO Samen Sturen nogmaals of opnieuw.”

Kom van die bal af

Daarmee kwam het programma goed op stoom. Ellen: “Meer dan honderd teams hebben met twee coaches een traject van zes maanden doorlopen, om rondom onderwerpen die te maken hebben met samenwerking en communicatie te werken aan thema’s als eigenaarschap, rolbewust samenwerken en continu verbeteren.”

Hierbij werd de cultuur van ORO stapje voor stapje doorontwikkeld – inclusief de zo belangrijke gemeenschappelijke taal. “Uitdrukkingen als ‘maximaal vijf minuten klagen’, ‘doorpakken of loslaten’, ‘fouten maken moet… één keer’ en vooral ‘kom van die bal af’ zijn gevleugelde begrippen geworden”, vertelt ze met een glimlach.

“We hebben onszelf overbodig gemaakt – het ultieme doel toch voor een externe partij?”

“Naast vele zorgteams zijn ook andere teams als managementteams, HR, beleid, financiën en vele andere hierin meegenomen”, voegt Leo toe. “Begonnen op de werkvloer, daarna de wijkmanagers en uiteindelijk het MT. Zo cascadeerden we stap voor stap naar boven.”

Paradoxaal oprekken

Daarbij werkten de sherpa’s van Proven Partners nauw samen met diverse ORO-ontwikkelcoaches. “Het mooiste compliment was dat we zelf twee keer verantwoordelijk mochten zijn voor de interne werving en selectie van nieuwe coaches”, vertelt Leo. “Deze werden vervolgens ondergedompeld in het gedachtegoed van Sturing en Ruimte, dat ten grondslag ligt aan Samen Sturen en we bij Proven Partners ook toepassen in al onze andere opdrachten.”

In dat gedachtegoed staat het denken in paradoxen centraal. En dat is niet altijd makkelijk, erkent Ellen. “Regelmatig maakt een teamsessie veel los en medewerkers vroegen individuele coaching om zich paradoxaal te laten oprekken. Vele wandelsessies op het Rijtven of de mooie omgeving, met vooral managers en zoco’s, hebben geleid tot goede gesprekken en nieuwe inzichten.”

“Vooral ‘waardeer wat er is en voeg toe’ kon hierbij mooi worden toegepast”, blikt ze terug. “De meesten waren namelijk erg zelfkritisch en het samen kijken naar wat er al goed gaat, gaf veel vertrouwen en een boost om vol energie door te kunnen.”

Op eigen benen

Want dat ORO volle kracht doorgaat op de ingeslagen weg is inmiddels gelukkig geen onzekerheid meer. Na vier jaar konden Leo en Ellen het programma dit voorjaar overdragen aan de interne organisatie.

“Nu staat Samen Sturen ORO op eigen benen en stopt Proven Partners als onderdeel van het ontwikkelteam”, vertelt Ellen enthousiast. “Vanuit de analogie met de zorg die ORO biedt is het ontwikkelteam nu ‘volwassen en gaat zelfstandig wonen’. Zoals Joris Elsendoorn het zei: ‘Geen afscheid, wel afronding.’”

Nu Proven Partners het stokje formeel heeft overgedragen aan ORO zelf gaat het ontwikkelteam door met ontwikkeling van de individuele medewerker, het team en de organisatie.

“Wat ons vooral rest is trots!”, vertelt Leo. “Trots om vier jaar onderdeel te mogen zijn van een hele warme organisatie met inspirerende en leergierige collega’s die we nu vol vertrouwen loslaten. ORO gaat Samen Sturen gewoon doorzetten. We hebben onszelf overbodig gemaakt – het ultieme doel toch voor een externe partij? ORO zet Samen Sturen nu zelfstandig voort en natuurlijk blijven we in verbinding.”