Nieuwe propositie Proven Partners overbrugt de kloof tussen beleid en uitvoering
Proven Partners heeft een nieuwe propositie. Met ‘Methodisch werken’ helpt het adviesbureau organisaties uitvoering te geven aan beleid. “Hierdoor zet de organisatie binnen no-time stappen vanuit een effectieve programma-uitvoering”, aldus propositielead Annemarie van den Broek. We spraken haar over de aanpak.
Het is inmiddels een bekend verhaal: in de razendsnel veranderende samenleving moeten overheden en andere maatschappelijke organisaties een antwoord zien te vinden op een opstapeling aan maatschappelijke opgaven – denk aan duurzaamheid, bestaanszekerheid, woningnood en nog véél meer.
Bovendien hebben ze te maken met een gebrek aan zowel geld als mensen, én stellen burgers, klanten en cliënten steeds hogere eisen. Het telt al met al op tot een enorme uitdaging voor organisaties – zéker als je bedenkt dat het sowieso al lastig is om van beleid tot een effectieve uitvoering te komen.
“We zien vaak een kloof tussen bedenken en doen, tussen beleid en uitvoering”, vertelt Annemarie van den Broek, organisatieadviseur bij Proven Partners. “Organisaties moeten met beperkte middelen steeds mondigere klanten bedienen, waarbij de valkuil is dat er verlamming optreedt: ‘Bij wie ligt wat?’, vragen medewerkers zich af. Je ziet uitstel en raakt verstrikt in een spaghetti aan door elkaar lopende doelen en inspanningen.”
Op deze manier komen organisaties dan ook niet vooruit. Met de nieuwe propositie ‘Methodisch werken’ wil Proven Partners organisaties faciliteren om “de dingen in beweging te brengen”, stelt Annemarie, die zelf kartrekker is van de nieuwe propositie. “Zo komen ze uit de stilstand en kunnen oplossingen vinden voor de complexe vraagstukken in onze snel veranderende maatschappij.”
Integraal
Via de aanpak leren organisaties methodisch zuiver te werken op een manier die bij hen past. “Vanuit een samenhangend programma gaan we met focus aan de slag. Acties pakken we methodisch én pragmatisch op, waarbij men leert om: (1) gedegen projectmatig te werken om te komen tot tastbare resultaten, (2) in kleine verbeterstappen agile te werken en (3) te zorgen voor rust, reinheid en regelmaat via processen.”
“Door aandacht te schenken aan deze verschillende methodieken pak je de dingen integraal aan”, licht Annemarie toe. “Zo kun je vanuit samenhang en met een gerichte focus stappen zetten om vooruit te komen.”
De vis of de hengel
Cruciaal voor de propositie is niet alleen deze aanpak, maar ook de manier waarop deze wordt toegepast. Centraal staat ten eerste dat Proven Partners organisaties leert om zich de methodiek zélf eigen te maken en ten tweede dat dit nadrukkelijk gebeurt binnen de dagelijkse praktijk van de organisatie.
“Wat betreft het eerste punt, het belang daarvan spreekt eigenlijk voor zich”, geeft Annemarie aan. “Het is het bekende verhaal van de vis of de hengel: neem je iemand iets uit handen, of stel je iemand in staat om het zelf te doen?”
“Wij nemen de boel niet over, maar zorgen juist dat organisaties zélf leren hoe ze met een integrale aanpak samenhang creëren tussen de verschillende doelen, zodat ze zelfstandig, effectief en efficiënt uitvoering kunnen geven aan hun programma’s – juist nadat wij weg zijn.”
“De mensen leren methodisch zuiver werken in hun eigen praktijk.”
“Hierdoor worden ze wendbaarder om zelf complexe opgaven op te pakken”, legt ze uit. “De manier van werken verandert hierdoor blijvend, waardoor het op ieder ander vraagstuk ook weer helpt om het maximale te bereiken.”
In de praktijk
Ten tweede vindt dit leren heel bewust plaats binnen de dagelijkse praktijk. “We bieden geen trainingen in projectmatig werken, agile werken et cetera”, licht Annemarie toe. “We starten juist vanuit het werk van de medewerkers: welke programma’s, plannen, lopende projecten en verbeteringen zijn er al? Wat loopt al goed en wat kan beter? Hieraan voegen wij onze kennis en expertise toe.”
Het sluit helemaal aan op de filosofie van Proven Partners, waar de adviseurs zichzelf ook wel ‘sherpa’s’ noemen. “Wij staan 24/7 klaar voor de medewerkers en begeleiden hen vanuit co-creatie in het nemen van eigenaarschap over hun eigen projecten, verbetertrajecten en programma’s”, schetst Annemarie
“Wij sparren bijvoorbeeld mee over projectplannen, coachen projectleiders en product owners, werken aan de teamdynamiek, helpen een handje in de uitvoering – noem het maar op. De mensen leren dus methodisch zuiver werken in hun eigen praktijk. Hierdoor werken we vanaf het begin aan borging van deze manier van werken in de processen en de cultuur van de organisatie.”
Pragmatisch
De inbedding in de dagelijkse praktijk past ook goed binnen het pragmatische karakter van de propositie, legt ze uit: “Bij inspanningen zoals projecten helpen we organisaties om de methodiek projectmatig werken pragmatisch toe te passen.”
Zo gaan de sherpa’s van Proven Partners samen met de medewerkers aan de slag met hele concrete obstakels die ze tegenkomen in hun dagelijkse werk. “Neem het niet goed uit elkaar te houden van doelen en inspanningen. Dit is iets wat in de praktijk vaak beter kan.”
“Een bekend voorbeeld is dat een opdrachtgever van een project via allerlei informele lijntjes probeert invloed uit te oefenen op de voortgang van het project, terwijl de uitvoering van het project de verantwoordelijkheid is van de projectleider. Dit frustreert vaak beiden: de opdrachtgever is in dit geval niet goed op de hoogte en de projectleider heeft moeite om de regie te houden.”
“Door meer tijd te maken voor vernieuwing en verbetering, hou je uiteindelijk meer tijd over.”
Dergelijke “methodische onzuiverheden” vormen waardevolle leermomenten, legt ze uit. “Wanneer zoiets in één van onze sessies naar voren komt, diepen wij dit uit, houden wij een spiegel voor en kijken samen met de betrokkenen wat ze beter kunnen doen (inhoudelijk), hoe ze dat kunnen doen (proces) en wat ze anders kunnen doen in de samenwerking (relatie).”
En uiteraard staat leren daarbij weer centraal. “We werken we spiegelend en coachend – de betrokkenen komen zelf tot inzichten, waardoor ze doelgericht vooruitkomen.”
70/30
Annemarie roept organisaties op om meer ruimte te creëren voor dit soort vernieuwing en verbetering – maar hoe moeten ze dat doen als ze nu al middelen tekortkomen en overlopen van het werk?
“Het klinkt wellicht paradoxaal”, geeft ze aan, “maar door meer tijd te maken voor vernieuwing en verbetering, hou je uiteindelijk meer tijd over voor de reguliere werkzaamheden. Want deze verbeteringen maken het reguliere werk efficiënter. Anders gezegd: juist doordát organisaties te weinig verbeteren en vernieuwen, worden ze opgeslokt door hun dagelijkse werk.”
Ze pleit ervoor dat organisaties zo’n 30% van hun tijd besteden aan verbetering en vernieuwing. “Bij veel organisaties zie je dat 95% van de tijd wordt besteed aan het reguliere werk – zorg verlenen, water zuiveren, producten verkopen of wat dan ook – terwijl ze wel heel veel willen verbeteren.”
Wél de tijd nemen voor die verbetering verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar “is ook van groot belang om toekomstbestendig te blijven”, benadrukt ze.
En hier helpt Proven Partners graag bij. “Wij leren organisaties hoe ze gericht handen en voeten geven aan hun mooie veranderambities. Zo komen ze vooruit om samen met energie het maximale te bereiken – zónder daarvoor extra mensen of andere middelen in te hoeven zetten.”
