Negen tips om verandermanagement te laten slagen

Verandermanagement heeft geen goed trackrecord. Bij zo’n 70% van de trajecten wordt het gewenste resultaat niet gerealiseerd. Experts van Proven Partners geven negen tips hoe organisaties hun kans op succes kunnen vergroten en ervoor kunnen zorgen dat de verandering ook beklijft. Bij succesvolle verandertrajecten draait het in elk geval vooral om het welzijn van werknemers, waarbij een goede balans tussen sturing op doelen en ruimte voor individuele behoeften gevonden dient te worden.

Tal van onderzoeken laten het keer op keer weer zien: verandertrajecten falen, omdat volgend op het managen van alle noodzakelijke harde factoren (processen, middelen, technologie et cetera), er te weinig aandacht wordt besteed aan de zachte factoren. Tot deze zachte factoren van verandering behoren aspecten als de bedrijfscultuur, communicatie, persoonlijke ontwikkeling en medewerkersbetrokkenheid. Met andere woorden: het draait voor een groot deel om de omgang met mensen binnen de organisatie en met hun behoeften, gewoonten en drijfveren.

Het zijn immers de medewerkers op de werkvloer die bij een transformatie de veranderingen deels moeten dragen, of die daaruit voortvloeiende nieuwe manieren van werken dienen eigen te maken. Het niet goed managen van de zachte factoren kan leiden tot interne weerstand, waardoor een verandertraject mislukt. Het credo? Veranderen doe je niet alleen en alle neuzen moeten dezelfde kant op. Maar hoe bereik je dit? Negen tips van Proven Partners:

1. Empathisch leiderschap tonen

Ten eerste is het tonen van leiderschap essentieel, bijvoorbeeld in de vorm van ‘leading by example’. Immers, wanneer leiders zelf het goede voorbeeld geven, door zelf de nieuwe werkwijzen te omarmen, kunnen medewerkers gemotiveerd raken om hun voorbeeld te volgen. Ook het betrekken van medewerkers bij het vormgeven van nieuwe processen en manieren van werken leidt tot meer veranderbereidheid, en kan zorgen voor minder weerstand tegen de noodzakelijke veranderingen.

2. Verandermoeheid: focus op ‘diepere why’

Voor de coronacrisis veranderde de wereld al in een hoog tempo. Digitalisering, economische en technologische ontwikkelingen: tal van veranderingen wisselen zich de afgelopen jaren steeds sneller af. Veel medewerkers ervaren op hun werk een negatieve druk, doordat ze hun werk steeds weer anders moeten doen, wanneer hun werkgever voor de zoveelste keer een verandertraject uitrolt. In de volksmond spreekt met ook wel van verandermoeheid. Veelal gaat dit zelfs samen met werkstressklachten, zoals onzekerheid, angst en op lange termijn burn-out, leggen de Proven Partners-adviseurs uit. In Nederland hebben 2,7 miljoen werknemers te maken met hoge werkdruk, zo blijkt uit onderzoek. 

Alvorens de bereidheid aanwezig is om (voor de zoveelste keer) de veranderhandschoen op te pakken, is het belangrijk dat alle stakeholders wel de urgentie of noodzaak voor de voorgestelde verandering begrijpen en omarmen. Vooral de medewerkers dienen overtuigd te worden dat de verandering echt nodig is; voor de organisatie als geheel, alsook voor hun eigen afdeling of werkzaamheden.

Waar traditioneel gezien organisaties hierbij vaak gebruik maakten van een zogeheten ‘burning platform – een benadering waarbij vooral wordt ingespeeld op angst en de negatieve gevolgen van niet meeveranderen – geloven ze bij Proven Partners juist dat mensen aangesproken moeten worden op de ‘diepere why’ van verandering. “Door focus en samenhang willen we verbinden aan de doelen van een organisatie”, aldus het bureau. Hierbij gaat het erom dat medewerkers aan de ene kant ‘waarderen wat er is’, maar ook inzien wat “waarde kan toevoegen”.

3. Zorg voor balans in het veranderritme

In welk ritme veranderingen binnen organisaties worden doorgevoerd, vormt een belangrijke factor voor het succes van transformaties, maar een “gouden formule hiervoor bestaat niet”, zo stellen de adviseurs. Veranderritme kan onder andere slaan op het aantal veranderingen in een X-periode, het tempo van een verandering en de mate waarin meerdere veranderingen parallel naast elkaar lopen. Het veranderritme heeft een sterk effect op de medewerkers. Zo blijkt uit onderzoek dat naarmate het aantal verandertrajecten in één jaar toeneemt, de arbeidsvreugde afneemt en meer medewerkers uitstromen. Dit kan ook verdere negatieve gevolgen voor de organisatie hebben, zoals afnemende productie, toenemende personeelskosten en een lagere waardering als werkgever. 

Daarnaast blijkt dat een verandering in een hoog tempo weliswaar voor energie en momentum zorgt, maar na verloop van tijd ook tot verandermoeheid van de betrokkenen leidt. Tot slot zorgen (te) snel opvolgende veranderingen voor oververhitting van mensen met een afname van aandacht (“Daar gáán we weer”) tot gevolg. Belangrijk is dan ook om bij het inrichten van veranderportfolio’s een langere termijn-visie er op na te houden, om mensen niet te overspoelen met (te snel opeenvolgende) veranderingen.

De experts van Proven Partners hanteren in dit kader in hun klantopdrachten de zogeheten Sturing & Ruimte-filosofie. “Met het toepassen hiervan zijn wij ervan overtuigd dat iedere organisatie haar doelen kan behalen én dat medewerkers lekker in hun vel kunnen zitten.”

4. Brokken en speerpunten

Werknemers kunnen beter omgaan met grote veranderingen wanneer deze in kleinere stukken worden opgesplitst. “Dat is veel beter behapbaar voor medewerkers (beschikbare aandacht) en de organisatie (beschikbare middelen)”, leggen de adviseurs uit. “In onze praktijk werken we met speerpunten. In maximaal 180 dagen pakken we een concreet onderwerp op en werken we samen naar een oplossing. Dit zorgt voor focus en resultaat.”

“Juist het niet weten wat de toekomst brengt maakt ons in mindere of meerdere mate angstig. Angst is een natuurlijke reactie op verandering en daarmee een terugkerend verschijnsel bij alle veranderingen.”

5. Manage de onzekerheid

De Proven Partners-consultants leggen uit dat dat verandering in algemene zin tot onzekerheid leidt. “Juist het niet weten wat de toekomst brengt maakt ons in mindere of meerdere mate angstig.” Angst is een natuurlijke reactie op verandering en daarmee een terugkerend verschijnsel bij alle veranderingen, zo blijkt uit onderzoek.

Leiders moeten zich inzetten om dergelijke angst weg te nemen bij hun medewerkers. Want naast het creëren van urgentie bij het personeel, moeten leiders juist ook empathisch vermogen tonen richting hun medewerkers. Bijvoorbeeld door begrip te tonen wanneer werknemers vrezen voor de gevolgen die de veranderingen behelzen, of wanneer zij worstelen met bepaalde nieuwe structuren of opgaven. Goede leiders managen deze onzekerheden en pakken hun verantwoordelijkheid om medewerkers te helpen bij deze vraagstukken en het wegnemen van mogelijke angst of twijfels. 

6. Verandering is maatwerk

Iedere medewerker gaat anders om met verandering. Dit kan zelfs nog van verandering tot verandering verschillen, merken de adviseurs op. “Verandermanagers en leidinggevenden moeten leren sturen op verschillen, zodat het voor de ene niet te snel en voor de andere niet te langzaam gaat.” Uiteindelijk zorgt dit volgens de experts voor een “gezonde mix van draaglast en draagkracht in de organisatie”, in het bijzonder tijdens een veranderperiode. 

7. Geef mensen control

Het is volgens Proven Partners essentieel dat medewerkers zelf in control kunnen zijn tijdens een verandertraject. “Mensen moeten de kans krijgen om informatie tot zich te nemen om zo onderbouwd te kunnen bijdragen aan de verandering. Snel een verandering doorvoeren zonder dat men een mening hierover heeft kunnen vormen is geen succes.” Om medewerkers mee te krijgen in een verandering moet betrokkenheid bij hen worden gecreëerd en dat vraagt om transparantie en directe inspraak in het proces, leggen de experts uit. “Als mensen in control zijn neemt de onzekerheid af.”

“Zorg voor een realistische planning, bepaal prioriteiten en ga regelmatig in gesprek met medewerkers over de (extra) werkdruk. Een realistisch werkpakket, inclusief de dialoog hierover, lost al veel (toekomstige) problemen op.”

8. Laten beklijven

Het omarmen en verankeren van verandering binnen een organisatie heeft voldoende tijd nodig, zeker omdat mensen zullen moeten wennen aan de nieuwe situatie. Zorgen voor voldoende verandertijd is echter een aspect dat bij verandertrajecten nogal eens wordt vergeten.

Daarnaast mogen de dagelijkse werkzaamheden van werknemers niet lijden onder de verandering. Veel werknemers zijn erg loyaal richting hun verantwoordelijkheden en als er te snel en te veel veranderingen op hun bordje terechtkomen, kan dit zorgen voor een ongemakkelijk gevoel. “Zorg dus voor een realistische planning, bepaal prioriteiten en ga regelmatig in gesprek met medewerkers over de (extra) werkdruk. Een realistisch werkpakket, inclusief de dialoog hierover, lost al veel (toekomstige) problemen op.” 

9. Vier gezamenlijk het succes

De negende en laatste tip voor het laten slagen van verandertrajecten draait om het belang van het in navolging van het verandertraject gezamenlijk vieren van de behaalde successen. Door de verandering gezamenlijk mentaal af te sluiten en samen te kijken wat er goed ging en in de toekomst beter kan, groeit bovendien het lerend vermogen van de organisatie.