Proven Partners helpt zorgorganisatie Sevagram samen sturen

18 augustus 2020 Consultancy.nl

Zorgorganisatie Sevagram doorloopt het Samen Sturen-programma van Proven Partners. In dit speciaal voor de zorgsector ontwikkelde programma wordt de verbinding gelegd tussen een doelgerichte organisatie, open teams en verbonden medewerkers. Judith Werkhoven en Melissa Verberkt van Proven Partners vertellen hoe het programma Sevagram heeft geholpen sturing en ruimte te verenigen.

De laatste jaren is in de zorgsector veel te doen om zelfsturing. Waar zelfsturende teams aanvankelijk door velen werden gezien als het wondermiddel dat zou zorgen voor lagere kosten, hogere medewerkersbetrokkenheid en vooral betere zorg aan het bed, kwamen veel zorgorganisaties daar later op terug. Medewerkers kwamen niet toe aan hun kerntaken, de samenwerking verliep stroef en strategische kaders ontbraken. En dus deden de ouderwetse hiërarchische organisatiestructuren hun herintrede. Maar als die zo goed waren, waarom werd dan in de eerste plaats overgestapt op zelfsturing?

De synthese van sturing en ruimte

Omdat blijkt dat zowel de traditionele organisatiestructuur als zelfsturing hun voor- en nadelen hebben, ontwikkelde Proven Partners het programma Samen Sturen. “Daarmee helpen wij organisaties het goede van zelfsturing te behouden en daar duidelijke kaders en richting aan toe te voegen, van zelfsturing naar Samen Sturen dus”, vertelt Judith Werkhoven.

“Samen Sturen geeft teams de ruimte om zelf te organiseren, en vergroot daarmee het geluk van de cliënt”, legt ze uit. “Het optimaliseert het functioneren van de organisatie, doordat er continu verbinding is tussen de organisatie, het team en de medewerker. Ook bevordert het persoonlijk eigenaarschap bij de individuele medewerker. Op die manier is het veel eenvoudiger voor de zorgorganisatie om wendbaar te zijn in de snel veranderende omgeving.”

Judith Werkhoven en Melissa Verberkt, Proven Partners

Samen Sturen is gebaseerd op de filosofie die Proven Partners in al zijn opdrachten toepast: Sturing en Ruimte. Beide worden nodig geacht in organisaties, maar lijken elkaar in de weg te zitten. “De oplossing die veel bestuurders kiezen ligt voor de hand”, vertelt Werkhoven, “het ene moment sturen, het andere moment ruimte geven. Op zoek naar de juiste balans.”

Maar precies daar gaat het volgens Proven Partners juist mis. Werkhoven: “Sturing en ruimte worden geïntroduceerd als twee tegengestelde begrippen. Als een dilemma waar je nooit uitkomt. Als twee uiterste waartussen je blijft schipperen. Wij geloven echter in het maximaliseren van sturing én ruimte, op hetzelfde moment. Elke situatie vraagt om een benadering vanuit beide perspectieven. Wij leren organisaties te kijken vanuit een sturingsperspectief én een ruimteperspectief. Wij geloven kortom in de synthese tussen sturing én ruimte, het zoeken naar het optimum waarbij én sturing én ruimte verbeteren.”

Paradoxaal leiderschap

Zorgorganisatie Sevagram – die met 1.900 medewerkers en 1.100 vrijwilligers vanuit zestien zorgcentra, één geriatrisch revalidatiecentrum en twee hospices mensgerichte zorg biedt in de regio’s Heerlen en Heuvelland – herkende binnen de eigen organisatiestructuur het spanningsveld tussen sturing en ruimte. “De raad van bestuur was gecharmeerd van paradoxaal leiderschap vanuit sturing en ruimte en zo raakten we in gesprek over Samen Sturen”, vertelt Melissa Verberkt.

Met een twaalfkoppig ontwikkelteam – acht mensen van Sevagram en vier van Proven Partners – werd gestart met twee zorglocaties, vier facilitaire teams en de paramedische dienst.

“De eerste maanden lag de focus op het klaarstomen van het interne ontwikkelteam en het ontwikkelen van gemeenschappelijke taal”, legt Verberkt uit. “We hebben als het ware de interne medewerkers opgeleid om samen met ons de teams te kunnen begeleiden. Het is de bedoeling dat Samen Sturen echt in het DNA komt van Sevagram. Dus dat Proven Partners zich op gegeven moment kan terugtrekken, en dat de interne medewerkers het gedachtegoed levend houden.”

“Met het gehele ontwikkelteam zijn we als een van de eerste stappen samen met de directie op zoek gegaan naar focus en zijn twee speerpunten benoemd: eigenaarschap vanuit plezier en interdisciplinair vakmanschap”, voegt Werkhoven toe. “Vanuit deze twee onderwerpen gingen we als ontwikkelteam in sessies met de verschillende teams uit de organisatie aan de slag, waarbij de uitkomst van een quick scan als nulmeting diende. De nulmeting is een gespreksstarter voor ons: hoe scoort het team zichzelf op het gebied van sturing en ruimte? Waar liggen verbetermogelijkheden, en wat gaat goed en moeten we dus vooral behouden?”

“De kracht van onze aanpak is dat de onderliggende oorzaken, of de ‘onderstroom’, zoals samenwerking en vertrouwen vanzelf aan het licht komen.”

“Aan het eind van de eerste sessie heeft het team zelf concrete doelen geformuleerd waar het aan gaat werken”, vertelt Verberkt. “Met deze doelen in het achterhoofd bereiden we vervolgens een tweede sessie voor, samen met een aantal medewerkers van het team. Daarin worden de doelen verder geconcretiseerd. Kleine veranderingen hebben vaak een enorm effect op de processen. En hierdoor gaat de positieve energie stromen.”

Het topje van de ijsberg

Zo werd gewerkt aan verschillende doelstellingen, zoals het terugdringen van het ziekteverzuim. Werkhoven legt uit dat dingen als ziekteverzuim echter slechts het topje van de ijsberg vormen, oftewel de ‘bovenstroom’: “De kracht van onze aanpak is dat de onderliggende oorzaken, of de ‘onderstroom’, zoals samenwerking en vertrouwen vanzelf aan het licht komen. Aanvankelijk stuit je daarbij op wat weerstand, maar als je de dialoog aangaat beweeg je al snel naar elkaar toe. Als men ziet dat de teams zelf mogen bepalen welke onderwerpen worden opgepakt, gaat men ook echt in deze aanpak geloven.” 

Zo werd niet alleen een daling van het ziekteverzuim en toename van de instroom gerealiseerd op de locaties, maar ook gewerkt aan een eenduidige leiderschapsstijl ‘warme zakelijkheid’ vanuit de directie. Ook verbeterde de samenwerking tussen de paramedische dienst en zorgteams. “De sturing is van hoog niveau”, aldus Verberkt. “De strategie steekt goed in elkaar en er wordt ook goed op gestuurd. Ook aan de systeemkant zit het wel snor. De vol overtuiging gekozen zorgvisie wordt ook consequent doorgevoerd in de hele organisatie.”

Uiteraard zijn er nog wel verbeterpunten. Verberkt: “Sommige locaties ervaren een kloof tot het management en ondersteunende diensten. Aan die verbindingen moet nog gewerkt worden. Net als aan verbindingen binnen sommige teams. Dat kost tijd. De kunst nu is zorgen dat wordt doorgepakt en hierbij steeds meer de nadruk leggen op het interne ontwikkelteam. Zij krijgen binnenkort een maatwerk ontwikkelprogramma en zullen daarna steeds meer op de voorgrond komen.”

Daarbij blijft Sturing en Ruimte steeds de onderliggende filosofie: “We begeleiden Sevagram in zijn reis naar de stip aan de horizon. Door steeds meervoudig te kijken, nooit te balanceren, te waarderen wat er is en toe te voegen wat nog wordt gemist, met de kracht van de paradox in ons achterhoofd”, besluit Werkhoven.


×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management BOLD Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Conclusion Count & Cooper CPMview De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting Eurekon EY EY-Parthenon Finext First Consulting Flowant flowresulting Fronteer FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hogenhouck m&a Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group NEWCRAFT Ngenious Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners Prowareness PwC Quint Quintop Raad van Toekomst RedFoxBlue ResidentieProfs RGP Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Staffing MS Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization TIC Advisory Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup