PRCS helpt gemeente Katwijk met procesverbetering en realtime inzichten
Gemeente Katwijk werkt met PRCS aan het verbeteren van zijn interne processen. Adviseur Herrie Geuzendam helpt onder meer bij het realtime beschikbaar maken van budgettaire en personeelsinformatie.
Het gemeentelijke verbeterproject ‘Basis op Orde’ heeft als doel de werkprocessen en systemen binnen gemeente Katwijk te stroomlijnen, de beschikbaarheid van informatie te verbeteren en resultaten te behalen op het gebied van kaders en samenwerking.
Voor projectbegeleiding en expertise op het gebied van portfoliomanagement werd PRCS ingeschakeld. Herrie Geuzendam begeleidt het project met agile portfoliomanagement, waarbij hij nauw samenwerkt met de verschillende afdelingen (HR, Finance) van de gemeente.
De ondersteuning was welkom, want in de oude situatie waren onder meer budgettaire en personeelsinformatie niet altijd goed beschikbaar of actueel. Samen met de financieel- en HR-adviseurs van de gemeente werkt Geuzendam onder meer aan de ontwikkeling van een dashboard via Power BI. Met behulp van dit dashboard krijgen de managers van de gemeente realtime inzicht in de stand van zaken rond budgetten, investeringen en personeelskosten.
Eerst werden proefdashboards ingezet om de betrouwbaarheid van de informatie te testen en mogelijke verbeteringen te identificeren. Ook zijn werkafspraken rond budgettering, inkoop, inhuur en aanname van personeel vereenvoudigd en besproken om de naleving ervan te vereenvoudigen. Denk aan tijdige verplichtingen richting externe partijen of het bijhouden van tijdregistratie en investeringsplannen.
“Het project heeft de gemeente Katwijk doen realiseren dat betrouwbare informatievoorziening een combinatie is van samenwerking en goed ingerichte systemen”, geeft Geuzendam aan. “Samenwerking van management en medewerkers die hun eigen verantwoordelijkheid en rol kennen en pakken, en systemen die met onderliggende werkprocessen en datagoed ingericht en gevoed worden.”
Vooruitblikkend naar de laatste fase van het project, geeft hij aan dat “alertheid en regie” op deze beide aspecten “essentieel zijn om betrouwbare informatie naar de toekomst verder te borgen”. “Bij de overdracht en afronding van de opdracht is dit voor Katwijk en PRCS dan ook cruciaal”, besluit hij.
