PRCS neemt financiële processen van Dunavie onder de loep
Dunavie zet de komende periode zijn vizier op groei. Om de groei te faciliteren en het team klaar te stomen neemt de Katwijkse woningcorporatie gelijk ook zijn financiële processen onder de loep voor een mogelijke verbeterslag. PRCS werd gevraagd om een doorlichting door te voeren en met verbeteradviezen te komen.
Met meer dan 8.000 woongelegenheden vervult woningcorporatie Dunavie een belangrijke maatschappelijke rol voor de inwoners van gemeente Katwijk. Voor de komende jaren verwacht de woningcorporatie zijn huuraanbod flink uit te breiden. Zo wil de organisatie de komende jaren groeien met 15% – van 8.500 naar 10.000 huurwoningen.
De finance-afdeling van Dunavie bereidt zich al langere tijd voor op deze groei. De afdeling legt zich toe op onder meer debiteuren- en crediteurenadministratie, grootboek, huuradministratie, salarisadministratie en inkoop.
De beoogde groei van de komende jaren zal binnen Dunavie een aanzienlijke impact hebben op de bestaande processen en afdelingen van de woningcorporatie, waar in de huidige situatie reeds een stevige werkdruk heerst.
In lijn met zijn groeiambities wilde Dunavie niet alleen in kaart brengen wat de oorzaak voor de hoge werkdruk is, maar ook de (financiële) processen onder de loep nemen en kijken waar deze verbeterd zouden kunnen worden.
Hiervoor is de expertise ingeschakeld van PRCS, een veranderbureau dat organisaties helpt met het verbeteren van de prestaties.
Quickscan op financiële processen
Samen met Trevian hebben de experts van PRCS eerder dit jaar om te beginnen een quickscan doorgevoerd gericht op alle financiële processen. Dit omvatte een doorlichting van onder andere de maandelijkse automatische incasso, de afrekening servicekosten en de huurachterstanden.
Verder heeft het gezamenlijke projectteam onderzoek verricht naar de werkdrukbeleving en is een voorstel gedaan voor een toekomstbestendige nieuwe inrichting van de processen binnen de organisatie. De feedback van medewerkers en managers werd verkregen door middel van interviews. Ook keken de consultants stap voor stap mee met de medewerkers naar de verschillende processen waarmee zij te maken hebben.
Uit de doorlichting en de verschillende feedback komen belangrijke aanbevelingen voor de woningcorporatie naar voren. Zo kan Dunavie maar liefst een besparing van 25% op zijn huidige bezetting (lees: een besparing van 2 fte op 8 medewerkers) realiseren, terwijl het tegelijkertijd de beoogde groei kan faciliteren.
Verder, met het oog op de werkdrukbeleving, blijkt uit de verkregen feedback dat de hoge werkdruk grotendeels het gevolg was van het vertrek van enkele collega’s. Daardoor worstelde het team onder andere met de herverdeling van verantwoordelijkheden en werkzaamheden evenals met een hoog kennisverloop.
En aangezien veel medewerkers niet goed met hun ‘nieuwe rol’ overweg konden, is er een grote behoefte ontstaan aan ander leiderschap, crisisleiderschap en een leider die het team op sleeptouw kan nemen.
Aan Dunavie nu de taak om aan de slag te gaan met de aanbevelingen van de consultants – rondom aandachtspunten als werkverdeling, managementinformatie en aansturing – en zo de rust te laten terugkeren.
