Drie organisatiepijlers voor digitalisering in de zorg
Digitalisering is niet meer weg te denken uit de zorgsector. Maar om digitalisering tot een succes te maken, moet veel meer gebeuren dan enkel het inzetten van de nieuwste technieken. Ook op het gebied van organisatie en mensen moeten flinke stappen worden gezet. Experts van D&A delen drie belangrijke randvoorwaarden.
1. Datagestuurd organiseren
Door de toenemende digitalisering komt er steeds meer data beschikbaar, in het EPD/ECD en in eHealth-applicaties. De waarde hiervan wordt echter nog niet optimaal benut en de datakwaliteit laat vaak nog te wensen over. Inzichten uit data worden nog beperkt gebruikt voor betere capaciteitssturing, voor de inrichting van effectieve zorgprocessen en voor inzicht in kwaliteit en uitkomsten van een behandeling.
Goed datamanagement is hierbij essentieel, want hierdoor kan data meerwaarde bieden ter verbetering van het zorgproces, in het meetbaar maken van het effect van een innovatie en in het leveren van de juiste zorg op het juiste moment.
Het zorgproces verbeteren met behulp van data…
Nog maar weinig zorginstellingen benutten voluit het potentieel van hun data, laat staan dat ze profiteren van datagestuurde inzichten. De grotere ziekenhuizen boeken de eerste successen, maar ook op een kleinschalig, pragmatisch niveau kan data al van meerwaarde zijn. Een juist gebruik van data kan de zorgverleners en het management inzicht geven in knelpunten en verbetermogelijkheden in het zorgproces.
Hierbij is het van belang databewustzijn te creëren binnen de organisatie. Door waardevolle inzichten direct terug te koppelen aan de zorgprofessionals, wordt duidelijk waarom bepaalde registraties nodig en nuttig zijn. Het motiveert medewerkers om juist en correct te registreren als men de waarde van de registratie ervaart in het zorgproces. Denk hierbij aan kwaliteits- en procesdata, maar ook aan informatie uit patiëntvragenlijsten, zoals PROM’s en PREM’s.
Het pragmatisch inzetten van reeds beschikbare data kan leiden tot veel nieuwe inzichten. Daarbij is het verstandig om klein te beginnen en uit te bouwen, zodat competenties mee kunnen groeien. Data is hierdoor geen last meer voor de zorgverlener, maar wordt juist een hulpmiddel.
… want data maakt organisatiedoelen meetbaar.
De zorg is constant bezig met het doorvoeren van verbeteringen, maar deze complexe organisaties zijn moeilijk te sturen zonder heldere inzichten in wat wel en niet goed werkt. Hoe meet je bijvoorbeeld of telemonitoring voor een bepaalde patiëntgroep de waarde brengt die je voor ogen had en het zorgproces vereenvoudigt in plaats van het onnodig gecompliceerd maakt?
Strategische doelen worden meetbaar door de inzet van data. Het geeft de mogelijkheid om te reflecteren op gedane acties en bij te sturen waar nodig. Innovaties worden beoordeeld op hun effectiviteit en verspilling kan worden tegengegaan. Data kan hierdoor bijdragen aan efficiëntere, betaalbare en passende zorg.
Data als basis voor digitale zorg voor patiënten…
Ook voor patiënten heeft het gebruik van data vele voordelen. Door het juist registreren en analyseren van uitkomsten van behandelingen, kan inzichtelijk worden gemaakt welke behandeling medisch gezien de beste resultaten oplevert en kan het behandelplan hierop worden aangepast.
Daarnaast stimuleert uitkomstdata de betrokkenheid van patiënten. Zorgverlener en patiënt kunnen met behulp van uitkomstdata samen een keuze maken voor de best passende zorg. Hierin moeten niet alleen medische aspecten meegenomen worden, maar ook de effecten van de behandeling op de kwaliteit van leven. Door vooraf goed te informeren over de verschillende scenario’s, stellen we de patiënt in staat om bewustere keuzes te maken over zijn of haar behandeling.
“Technologische ontwikkelingen vragen een hoge mate van volwassenheid van data en datastructuren van een organisatie.”
En data biedt nog meer kansen. Door de inzet van data zijn nieuwe zorgvormen mogelijk. Door meetwaarden te analyseren kan, bij monitoring van een patiënt op afstand, een verpleegkundige of arts worden gewaarschuwd als een interventie nodig is.
Niet alleen zorginstellingen gaan hiermee aan de slag, maar ook leveranciers ontwikkelen vele nieuwe toepassingen gebaseerd op de beschikbaarheid van data en de analyse daarvan. In sommige gevallen kunnen digitale zorgdiensten ervoor zorgen dat patiënten meer en betere zorg thuis krijgen en minder vaak naar het ziekenhuis moeten.
… en als fundament voor toekomstige ontwikkelingen.
Digitalisering zal uiteindelijk een meer disruptieve invloed hebben op de gezondheidszorg door het gebruik van advanced analytics, machine learning en artificial intelligence. De verwachting is dat, zodra we medische data kunnen ontsluiten en hierin patronen en relaties herkennen, we steeds beter in staat zullen zijn om ziektes en mogelijke complicaties te voorspellen en de best passende behandelmethode te kiezen.
Deze technologische ontwikkelingen vragen een hoge mate van volwassenheid van data en datastructuren van een organisatie. Van belang is om dit nu op orde te krijgen, zodat daar in de toekomst op kan worden voortgebouwd.
2. Weerbare en wendbare ICT
Bij elke vernieuwing en verbetering waarbij digitale middelen ingezet worden is de ondersteuning van een goed werkende ICT-functie essentieel. Zonder de ICT-specialisten is digitalisering onmogelijk. Maar voordat we nieuwe digitale functionaliteiten implementeren is het belangrijk om een goede stabiele basis te hebben die tegen een stootje kan.
In de zorg kunnen we het ons niet meer veroorloven dat primaire systemen zoals het EPD/ECD, het PACS of de laboratoriumsystemen uitvallen. De techniek moet robuust zijn en de eventuele herstelprocessen snel en effectief. Ook moeten de bestaande systemen veilig zijn en de privacygevoelige data goed beschermd worden.
Met andere woorden: de ICT-functie moet weerbaar zijn. Aan de andere kant willen we in korte cycli vernieuwingen doorvoeren. We moeten wendbaar zijn zodat we in kleine stappen elke keer verbeteren en vernieuwen.
Deze weerbaarheids- en wendbaarheidsbehoefte kunnen op gespannen voet met elkaar staan. Veel veranderen kan instabiliteit in de ICT-voorzieningen veroorzaken. Werken volgens de agile aanpak gecombineerd met gestandaardiseerde (cloud)diensten maakt het mogelijk.
Het begint met beschikbaarheid en een veilige omgeving...
Dit is de basis van ICT-dienstverlening: een weerbare omgeving van applicaties die voor de zorginstelling het meest cruciaal zijn met de vereiste beschikbaarheid, compliance en security. Cruciaal binnen elke zorginstelling is het vaststellen van die systemen en applicaties die voor de dagelijkse operatie van groot belang zijn en waarvan de beschikbaarheid gegarandeerd moet zijn. Deze applicaties behoren tot de kern van de zorginstelling. De IT-dienstverlening rond deze applicaties moet altijd gewaarborgd zijn.
Proactieve monitoring, onderhoud en support zijn de basis van de bedrijfszekerheid. IT-afdelingen van zorginstellingen die hierop gericht zijn, zijn in de basis weerbaar.
... waarbij we steeds meer bewegen naar de cloud...
Gestandaardiseerde dienstverlening vanuit een cloudconcept kan bijdragen aan een weerbare en wendbare omgeving. Veel zorginstellingen zitten IT-technisch echter verstrikt in een web van legacy-applicaties en matig geïntegreerde SaaS-cloudoplossingen van externe softwareleveranciers. Ook het aantrekken en behouden van kundige en gekwalificeerde ICT-specialisten is een steeds grotere uitdaging.
De gang naar de gestandaardiseerde cloud is daarom onvermijdelijk. Echter het kost zorginstellingen vaak grote moeite en maanden (of zelfs jaren) tijd om de beweging naar de cloud te maken – zonder vaak echt te doorgronden wat het allemaal inhoudt.
“De overstap naar de cloud kan het perfecte moment zijn om techniek en processen te vereenvoudigen, te versnellen en te verbeteren.”
Vaak zijn de gekozen oplossingen daardoor halfbakken. Functies en applicaties worden ‘as is’ naar de cloud verplaatst (ook wel lift-and-shift genoemd), zonder echt te profiteren van de voordelen van de cloud. Als men dan eenmaal goed en wel in de cloud zit, is het eindresultaat (en niet zelden ook de eerste rekening) vaak een grote tegenvaller.
Dat kan anders. De overstap naar de cloud kan het perfecte moment zijn om techniek en processen te vereenvoudigen, te versnellen en te verbeteren. Mits je daarbij kiest voor heldere architectuurprincipes zoals vergaande automatisering en standaardisering van generieke bouwstenen op basis van een geschikte sourcingstrategie.
Op deze manier zijn grote sprongen vooruit mogelijk. Een goede basisinrichting verhoogt de weerbaarheid en vormt hét fundament voor verdere zorggedreven IT.
... en naar agile werken.
Met een solide basis van beschikbare en veilige systemen, waarbij we steeds meer gebruikmaken van cloud-gebaseerde standaard dienstverlening, willen we ook snel nieuwe functionaliteiten implementeren. Natuurlijk op een manier waar de veiligheid en de privacy van patiënten/cliënten en hun gegevens geborgd is.
Langdurig doorslepende projecten die slechts één keer in de paar jaar een grote verandering mogelijk maken zijn niet meer van deze tijd. We willen veel kort-cyclischer werken en in kleine stappen innovaties implementeren en evalueren.
Die wendbaarheid is nodig, omdat we nog aan het leren zijn hoe we digitale zorg het beste inzetten en wat effectief is. Met behulp van data inzichten verkrijgen over het daadwerkelijke effect van de vernieuwingen is hierbij cruciaal. Zo leren we tegelijkertijd meer datagestuurd te organiseren.
3. Digitaal verandervermogen
Digitale toepassingen bieden tal van mogelijkheden om verlichting te geven in de huidige uitdagingen in de zorg, maar dit gaat niet vanzelf. Enerzijds komen er meer technologische innovaties beschikbaar en neemt technologie een steeds grotere plek in binnen het zorgveld. Anderzijds loopt men bij het inzetten van digitale zorg tegen vele praktische barrières aan. Het digitaal verandervermogen van een organisatie is een belangrijke succesfactor bij de implementatie van digitale zorg.
Een duidelijke digitale visie en strategie is nodig...
Leiderschap is cruciaal bij digitale transformatie. Een digitale leider begrijpt hoe de zich steeds meer digitaal ontwikkelende wereld in elkaar zit en wat de samenhang is tussen verschillende applicaties, toepassingen en keuzes hierin. Hiervoor is een digitale visie en strategie noodzakelijk.
Welke doelen willen we bereiken binnen de organisatie en hoe kunnen digitale middelen hierbij ondersteunen? Bezit de organisatie genoeg verandervermogen om de verandering aan te kunnen? Digitalisering is geen doel op zich, het moet de zorgprofessional ondersteunen in het leveren van de beste zorg voor de patiënt of cliënt.
Hierin is het van belang dat er goed afgewogen keuzes worden gemaakt bij de implementatie van digitale zorgapplicaties. Van duizend bloemen laten bloeien, naar regie op een samenhangend digitaal landschap dat optimaal hybride zorg ondersteunt.
“De digitale transformatie gaat over vertrouwen, invloed en eigenaarschap.”
Om digitale middelen duurzaam te implementeren binnen de organisatie, moet het leiderschap ervoor zorgen dat zorgpersoneel zoveel mogelijk betrokken én digitaal vaardig wordt. Zo is voor de implementatie van applicaties samenwerking en begrip tussen de IT-afdeling en de zorg essentieel. Om digitale hulpmiddelen goed te borgen binnen het werkproces, is het vervangen van een analoge activiteit met eenzelfde digitale activiteit niet genoeg.
Het vraagt om een paradigmashift, waarbij bestaande werkprocessen en protocollen opnieuw worden ontworpen vanuit digitale mogelijkheden. Hiervoor is begrip en kennis van zowel de technische mogelijkheden als het zorgproces noodzakelijk.
... en digitale transformatie moet instellingsbreed gedragen worden
De digitale transformatie gaat over vertrouwen, invloed en eigenaarschap. Als het vertrouwen hoog is, zal de bereidheid om te veranderen toenemen en kan de invloed van de leiders worden vertaald naar eigenaarschap van de medewerkers voor de transformatie. Dit vertrouwen wordt onder meer bereikt door aan de transitie betekenis te geven door de doelen en de noodzakelijke inspanningen visueel en voor het zorgpersoneel zo concreet mogelijk te maken.
Daarnaast vergroot het actief betrekken van medewerkers de intrinsieke motivatie om te veranderen, mede door hen vanuit vakmanschap, expertise en belangen bij te laten dragen aan de vertaling van de veranderdoelen in het eigen werk. Dat is een grote drijfveer om de veranderbereidheid te vergroten.
Digitalisering vraagt om verandering van organisatie, processen en vaardigheden...
Het opdoen van nieuwe vaardigheden, het aanpassen aan nieuwe werkprocessen en het omgaan met meerdere digitale toepassingen; een digitaal vaardig persoon van vandaag de dag bezit een complete set ICT-basisvaardigheden, informatievaardigheden, mediawijsheid en computational thinking skills om mee te kunnen gaan met de digitale veranderingen.
Dit vraagt veel van een zorgprofessional, maar is niettemin van groot belang. Met de ontwikkeling van digitale vaardigheden zetten we in op het vergroten van kennis en vaardigheden gericht op digitale zelfredzaamheid van zorgverleners.
Hierbij is het cruciaal om oog te hebben voor gradaties in het vaardigheidsniveau. Het gestandaardiseerd registreren in een EPD/ECD vraagt immers andere vaardigheden dan het gebruik van eHealth-modules en digitale zorgtoepassingen.
Van belang is dat de benodigde digitale vaardigheden concreet worden gedefinieerd en dat trainingen doelgroepgericht worden aangeboden, met aandacht voor het individu. Ook de digitale vaardigheden van patiënten en cliënten zijn een factor van belang. Als een instelling grote stappen wil zetten met digitalisering van zorg, zal ze haar patiënten/cliënten hier hulp en begeleiding bij moeten aanbieden.
... maar vooral van verandering in menselijk gedrag.
Om dit te stimuleren is het essentieel dat er aandacht is voor de impact die veranderingen hebben op de medewerkers. Het is de taak van het leiderschap om tijdens de digitale transformatie oog te hebben voor de angst en onzekerheden die veranderingen met zich meebrengen.
Dit wordt gecommuniceerd via een situationeel opgesteld veranderplan. Hierin is eerlijkheid geboden over het proces, het doel en de uiteindelijke winst van de digitale toepassingen. De focus moet liggen op de meerwaarde van het inzetten van digitale zorg, zowel aan de kant van de patiënt/cliënt als aan de kant van de zorgverlener.
Door zorgmedewerkers hierbij te betrekken en digitaal bewustzijn te creëren, krijgen zij inzicht in hoe digitale toepassingen hun werkproces kunnen ondersteunen en wordt de digitale transformatie van onderaf aangejaagd.
