Tilburg werkt vanuit nieuw stadhuis: YNNO hielp bij de renovatie én het nieuwe werken
Sinds vorig jaar werkt de gemeente Tilburg vanuit een volledig vernieuwd stadhuis. De renovatie en herinrichting werd van begin tot eind begeleid door YNNO. Als specialist in nieuwe manieren van werken weet het bureau als geen ander dat het succes van een kantoor en een nieuwe werkwijze hand in hand gaan. Dus ondersteunde YNNO de medewerkers ook bij het omarmen van flexibel werken. Een terugblik op een bijzonder traject.
‘De zwarte doos’. Zo werd het stadhuis van Tilburg door de inwoners van de Brabantse stad vaak genoemd, vanwege duidelijke redenen. Naast het monumentale, witte Paleis-Raadhuis uit 1849 werd begin jaren 70 een flinke uitbreiding gebouwd. Die had de vorm van een doos en was – je raadt het al – zwart.
Bijnamen schud je lastig van je af, maar op een zwarte doos lijkt het gemeentehuis sinds vorig jaar heel wat minder: de zwarte wand waarop de Tilburgs uitzicht hadden vanaf het plein voor de ingang heeft plaatsgemaakt voor een glazen gevel, waardoor het gebouw ineens licht, open en transparant oogt.
De verbouwing – die in 2017 van start ging – werd dan ook grondig aangepakt. “De pilaren stonden nog overeind, voor de rest was het stadhuis van de gemeente Tilburg volledig uitgekleed”, vertelt Bart van Roekel, projectmanager bij YNNO.
Het Utrechtse adviesbureau begeleidde de grootscheepse renovatie “vanaf de bouwkundige oplevering tot ingebruikname”, aldus Van Roekel. “Alleen de wanden en vloeren hebben we niet gedaan. Al het andere wel: de hele afwerking en de complete inrichting van meubilair en van sfeerverlichting tot gordijnen en whiteboards.”
Flexibel werken
Vóór het zover was, hielp YNNO de gemeentelijke organisatie echter al bij een totaal andere, maar sterk gerelateerde én evenzo belangrijke uitdaging. De nieuwe huisvesting moet de gemeente helpen om meer te werken in verbinding met zowel collega’s als externe partners.
Deze nieuwe, flexibele manier van werken vraagt echter veel meer dan simpelweg een nieuw pand: het zijn de mensen die de organisatie maken en zij moeten zich de nieuwe werkwijze eigen maken én deze omarmen.
Tilburg besloot daar niet mee te wachten tot het nieuwe gemeentehuis klaar was. Al in de aanloop naar de verhuizing naar de tijdelijke huisvesting waar vanuit tijdens de verbouwing werd gewerkt, begon de gemeente te oefenen met het concept voor flexibel werken. YNNO gaf het gedragsveranderprogramma mede vorm en ondersteunde het traject.
Voorbij de muren van het gemeentehuis
Bij het vormgeven van het traject kwam gaandeweg een vraag bovendrijven, vertelt de betrokken YNNO-adviseur Pieter van der Laan: “Hoe kunnen we de flexibele werkomgeving meer koppelen aan de organisatieontwikkeling? De gemeente Tilburg werkt immers toe naar een organisatie waar de opgave bepaalt waar en met wie het werk gedaan moet worden.”
Dit opgavegericht werken laat zich niet beperken door de muren van het gemeentehuis. “Het kan ook bij partners in de stad en dicht bij inwoners in de wijk”, aldus Van der Laan. “Zo ondersteunt het flexibel werkenconcept de Tilburgse organisatieontwikkeling.”
Samen met YNNO werd een aantal thema’s geformuleerd om die beweging te ondersteunen, zoals ‘in verbinding samenwerken met impact in de stad’ en ‘professioneel communiceren en aanspreken met feedback en feedforward’.
Een belangrijke ambitie was om de kennis uit het traject duurzaam te borgen in de organisatie. “YNNO is geen bureau dat komt, zijn ding doet en weer vertrekt”, zegt Jessica Kruijssen, die vanuit gemeente Tilburg als organisatieadviseur leren & ontwikkelen betrokken was bij het traject.
“Samen ontwikkelden we workshops die managers en medewerkers ondersteunden”, vertelt ze. “Zo ontstond een programma dat is afgestemd op onze organisatie, past bij wie wij willen zijn en dat we zelf duurzaam kunnen voortzetten.”
Alles raakt aan gedrag
Een nieuwe manier van werken en nieuwe werkomgeving beïnvloeden elkaar op talloze manieren. Dat zit soms in kleine dingen, zo legt Ilse Schapendonk uit, programmamanager werken in verbinding bij gemeente Tilburg.
“Als programmamanager ben ik integraal verantwoordelijk voor de invoering van een flexibele digitale en fysieke werkomgeving die ondersteunend is aan de organisatieontwikkeling”, vertelt ze. “Echt álles wat je daarin doet raakt aan gedrag, zelfs ogenschijnlijk kleine onderdelen uit het concept.”
“Neem lockers waar mensen hun spullen bewaren”, licht ze toe. “Geef je ze elke dag een andere code, en dus een andere locker, dan ondersteun je daarmee het doorbreken van de routine om te kiezen voor vaste werkplekken. De kennis en ervaringen van YNNO waren een aanscherping voor dit soort aspecten binnen mijn programma.”
Duizenden puzzelstukjes
Dat brengt ons ook weer terug bij het gerelateerde project: de renovatie. De lockers waren slechts één van de schijnbaar oneindig vele inrichtingselementen waarover YNNO moest afstemmen met de architect en zo’n 30 leveranciers.
Dit behelsde onder meer het uitzoeken en bestellen van de complete inrichting met sfeerverlichting, zonwering, meubilair en hardware, maar ook de kunst aan de muur, de bewegwijzering in en om het gebouw en alle facilitaire voorzieningen zoals de keuken, pantry, planten, schoonmaakservice en catering.
Al deze puzzelstukjes moeten in samenhang bijdragen aan een nieuw werkconcept waarin de gemeentemedewerkers optimaal tot bloei komen. In dat kader formuleerde YNNO samen met het strategisch team eerst een heldere opdracht, die vervolgens werd vertaald naar een integrale planning, benodigde inzet, bijhorende budgetten en bemensing van het team.
Gedurende het gehele traject hield YNNO verantwoordelijkheid op alle beheersaspecten van het programma in de fase waarin het pand gevuld werd met zowel de materialen als de relevante werkprocessen die aangepast moesten worden aan de nieuwe omgeving.
200 mails per dag
De vele fysieke elementen waren dan ook niet de enige puzzelstukjes binnen het project. YNNO hield ondertussen ook nog het overzicht op het uitwerken van alle facilitaire processen: wie heeft wanneer koffieservice, wanneer en hoe worden de gordijnen gewassen, wie geeft wanneer de planten water?
Daarbovenop werden vergelijkbare procesbeschrijvingen gemaakt voor onder meer de veiligheid in het gebouw, het regelen van toegang tot het gebouw, camerabewaking en de verdeling en beveiliging van lockers en kasten. Ook alle hardware en audiovisuele voorzieningen werden in kaart gebracht: welke apparatuur is voor welke werkplekken of vergaderruimten en hoe bedien je het?
“We hadden dagelijks overleg met gemeente, wekelijks afstemming met het projectteam en wekelijks overleg met de opdrachtgever om alle keuzes te bespreken. Van koffiekopjes tot beeldschermen”, aldus Van Roekel. “Ik denk dat we een jaar lang samen 200 mails per dag en 80 telefoontjes hebben beantwoord om alles in goede banen te laten verlopen.”
Ikeameubel zonder handleiding
Het moge inmiddels duidelijk zijn: de omvang en complexiteit van het project waren enorm. In zekere zin dekt de analogie van een puzzel de uitdaging echter niet. Bij een puzzel maakt het in principe niet uit welk stukje je als eerste neerlegt en welke als laatste. Dat lag in Tilburg anders. Wat dat betreft was het eerder een gigantisch Ikeameubel – zónder handleiding.
“Alles moest in de juiste volgorde op elkaar worden afgestemd”, illustreert Van Roekel. “Eerst de muren witten, dan de gordijnen ophangen en dan pas het scherm installeren. Waarbij voor een scherm zo’n vier partijen ingeschakeld moesten worden: eerst de leverancier, dan de elektricien voor het doortrekken van de kabels, vervolgens de klusser om het op te hangen en de ICT’er om alles te installeren.”
Even koffie bestellen
Nu alle (vooruit) puzzelstukjes op hun plek liggen en het nieuwe gemeentehuis alweer meer dan een jaar in gebruik is, kan het team van YNNO dik tevreden terugblikken op een geslaagde monsterklus. En ook in Tilburg zijn ze maar wat blij met de nieuwe werkplek en de rol die YNNO speelde in de totstandkoming daarvan.
Nick Lettink, partner bij het adviesbureau, haalt trots een compliment aan van de opdrachtgever: “Ondanks dat de stress en scope zo groot is, zijn jullie ontspannen bezig en gaan bestellingen eruit alsof jullie een koffie bestellen.”
“Dat is natuurlijk tof om te horen”, geeft Lettink aan. “Wij zijn blij dat we opdrachtgevers het vertrouwen kunnen geven dat zo’n project bij ons in goede handen is, omdat we tot op detailniveau weten hoe we dit soort trajecten moeten inrichten en implementeren.”
En dan – je zou het bijna vergeten – is er ook nog die nieuwe, flexibele manier van werken. Ook daarmee zit het wel goed, zo verzekert Schapendonk. “Het is een enorme teaminspanning geweest: medewerkers hebben echt stappen gezet en sommigen beschouwen de nieuwe manier van werken al alsof het niet anders is geweest.”
