7 vragen die organisaties moeten beantwoorden om hybride werken optimaal in te richten

06 december 2021 Consultancy.nl 9 min. leestijd
Profiel

In tijden van corona is weinig zeker. Waar werkend Nederland al verschillende keren dacht definitief terug te keren naar kantoor zitten we nu wéér thuis. Eén ding lijkt echter wél zeker: ook als het massale thuiswerken geen noodzaak meer is, gaan we niet terug naar hoe het was vóór corona – de manier waarop we werken is blijvend veranderd. Maar hoe richt je dit ‘nieuwe werken’ duurzaam in? Pieter van der Laan, Nick Lettink en Marco van Walstijn van YNNO delen zeven vragen waarop werkgevers een antwoord moeten vinden.

Zoals de coronapandemie een crisis is die zijn weerga niet kent, vormt deze crisis ook een burning platform zoals we dat zelden hebben gezien. Nu organisaties echt geen andere keuze meer hadden schakelden ze allemaal in sneltreinvaart over op het virtuele werken.

Geheel in de traditie van het idee van een burning platform werden we over het algemeen positief verrast: thuiswerken blijkt niet alleen mogelijk maar biedt ook vele voordelen – van minder reistijd tot meer flexibiliteit en minder afleiding. Al snel liet onderzoek na onderzoek dan ook zien dat de meeste werknemers ook na corona deels willen thuiswerken.

7 vragen die organisaties moeten beantwoorden om hybride werken optimaal in te richten

Er zijn echter niet alleen maar voordelen. Tegenover de extra vrijheid en concentratie staan vaak ook minpunten zoals een terugval in verbondenheid, samenwerking en creativiteit. Het inrichten van een ideale hybride werkvorm voor de post-coronatoekomst vraagt dan ook om een zorgvuldige aanpak.

Daarin bestaan geen pasklare antwoorden: de ideale werkvorm verschilt per organisatie. Volgens YNNO, een adviesbureau gespecialiseerd in nieuwe manieren van werken, moeten leidinggevenden een antwoord vinden op zeven centrale vragen om erachter te komen wat voor hún organisatie de optimale vorm van (samen)werken is.

1: Wat is voor ons de optimale balans tussen kantoor en thuis?

Ten eerste de balans tussen virtueel en op kantoor. Dat bijna alles digitaal kan is inmiddels duidelijk, maar wat is wenselijk? “Uit onderzoeken blijkt dat ‘live’ contact met collega’s en koffiemomenten worden gemist en dat bij veel thuiswerken de verbinding met het team en de organisatie onder druk staan”, vertelt Marco van Walstijn, specialist in digitaal werken.

Hierbij verschillen de voorkeuren niet alleen per organisatie, maar ook per persoon. “De één is zielsgelukkig met thuiswerken, voor de ander ligt eenzaamheid op de loer of is het in een druk huishouden gewoonweg niet mogelijk geconcentreerd thuis te werken”, aldus Van Walstijn.

De oplossing ligt volgens de YNNO-consultant in het aangaan van het gesprek binnen het team: “Op die manier kan gezamenlijk een goede balans worden gevonden tussen fysiek en digitaal.”

2: Hoe sturen we elkaar aan op afstand?

Een van de verrassingen van het massale thuiswerken was dat werknemers veel meer zelfstandig opererende professionals zijn dan vaak werd gedacht. “Ze blijken heel goed in staat hun eigen tijd in te delen en verantwoordelijkheid te nemen en zijn productiever en efficiënter dan ooit”, aldus Pieter van der Laan, specialist op het gebied van toekomstgericht huisvesten.

Maar wie waren het precies die hier zo door werden verrast? Bij hen kan de keerzijde van deze verrassing worden gevonden, want het bleken vaak de leidinggevenden die maar moeilijk konden omgaan met de nieuwe situatie. “Vooral traditionele ‘command & control’-managers vonden het lastig dat ze niet meer goed konden zien wat hun medewerkers de hele dag deden”, legt Van der Laan uit.

“Vitale medewerkers zijn wendbaar en in staat om succesvol op een nieuwe manier te werken.”

Maar juist het feit dat ze verrast zijn door de zelfstandige en verantwoordelijke werkhouding van die medewerkers kunnen ze volgens Van der Laan aangrijpen om over te schakelen op een nieuwe leiderschapsstijl: “Laat de 3C’s van command, control en communicatie los, en omarm de drie V’s: vakmanschap, verbinding en vertrouwen zijn gebaseerd op de zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. De uitdaging is deze kwaliteiten bij medewerkers zo goed mogelijk te ontwikkelen en te benutten.”

3: Hoe blijven we met elkaar verbonden?

Tijdens de coronacrisis is verbondenheid hét aandachtspunt voor HR-afdelingen. “Medewerkers missen de echte contactmomenten met elkaar alsook de erkenning en waardering, omdat niemand ‘echt’ ziet wat ze zoal doen”, vertelt Nick Lettink, specialist huisvesting en werkplek.

Hoewel het thuiswerken in het post-coronatijdperk wordt afgewisseld met kantoordagen is het ook voor de lange termijn belangrijk goed om na te denken over manieren om verbondenheid te stimuleren. “Hoe zorg je ervoor dat de verbinding ook echt gevoeld en ervaren wordt als de grens tussen fysiek en virtueel vervaagt?”

In het inspireren tot verbinding is volgens Lettink een sleutelrol weggelegd voor het gezamenlijk ontwikkelen van nieuwe rituelen en activiteiten. “Denk bijvoorbeeld aan organisatiebrede evenementen, kenniskampen, interne TED-talks, de virtuele koffieautomaat, een succesboom of een ludiek inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers.”

4: Hoe houden we onze medewerkers vitaal?

In deze bijzondere tijden vraagt het vitaal houden van medewerkers extra aandacht. “De snelheid waarin werk verandert en de coronacrisis hebben hun impact op medewerkers”, aldus Van der Laan, die meteen benadrukt dat vitale medewerkers juist nu ook nog eens extra belangrijk zijn: “Het onder deze omstandigheden goed functioneren van organisaties begint bij vitale medewerkers: die zijn wendbaar en in staat om succesvol op een nieuwe manier te werken.”

Van der Laan moedigt organisaties aan met een integrale blik naar het thema te kijken, waarbij aandacht is voor alle aspecten die vitaliteit beïnvloeden, zoals gezondheid en inspirerend werk. 

“Regel wat vandaag de dag nodig is en richt je organisatie in op de nieuwe tijd. Ontwerp en richt de werkomgeving in met een goede balans tussen digitaal en fysiek. Zorg daarbij voor een managementstijl waar zelfsturing en begeleiden op afstand tot het repertoire behoort.”

5: Hoe zorgen we voor een effectieve digitale werkomgeving?

Wie de coronacrisis nu ingrijpend vindt voor onze werksituatie moet zich eens proberen voor te stellen wat er zou zijn gebeurd als de pandemie 20 jaar geleden was losgebarsten: dankzij de moderne technologie zijn we nu heel goed in staat op afstand te blijven samenwerken – rond het jaar 2000 waren de problemen vele malen groter geweest. “Bovendien is de coronacrisis ook nog een versneller gebleken voor digitale innovaties die werken op afstand makkelijker maken”, geeft Van Walstijn aan.

“Kantoren zullen veel meer gaan functioneren als ruimte waar zogeheten betekenisvolle interacties plaatsvinden tussen collega’s.”

Dat betekent volgens de expert in digitaal werken niet dat organisaties nu simpelweg achterover kunnen leunen, erop vertrouwend dat Teams of Zoom alle problemen oplost. “Werken op afstand bestaat niet alleen uit digitaal samenwerken binnen met de eigen collega’s maar ook met klanten en andere externe samenwerkingspartners, op een manier die gebruikersvriendelijk én veilig is. ‘One size fits all’ gaat daarbij echt niet op.”

Het vraagt niet alleen om systemen die geschikt zijn voor alle werkstijlen, maar bijvoorbeeld ook om het opbouwen van de juiste digitale vaardigheden. Bovendien steken allerlei nieuwe vraagstukken de kop op: “Hoe voorkom je bijvoorbeeld dat je altijd bereikbaar bent, wat leidt tot digitale overproductiviteit? En hoe zorg je voor voldoende digitale inclusiviteit als we hybride samenwerken en vergaderen?”

6: Wat is de functie van ons kantoor?

Waar het kantoor voorheen simpelweg de plek was waar je heen ging om te werken, zijn we door de coronacrisis beter gaan nadenken over de functie van het kantoor. Heel kort samengevat wordt het kantoor meer een ontmoetingsplek, terwijl thuis de plek is om geconcentreerd te werken.

“Kantoren zullen veel meer gaan functioneren als ruimte waar zogeheten betekenisvolle interacties plaatsvinden tussen collega’s”, aldus Van der Laan. “Samenwerken – of samen werken – is hierin het sleutelwoord. Zo ga je naar kantoor als je wil brainstormen, onderdeel bent van een creatief proces, samen output wil produceren of simpelweg elkaar wil ontmoeten.”

De specialist in toekomstgericht huisvesten maakt de vergelijking met een bijenkorf. “Medewerkers vliegen in en uit, het is een centraal ontmoetingspunt, maar men komt er wel altijd met een doel. Zo zien we dat kantoren veel meer gebruikersgericht zijn dan ooit tevoren: we passen ons meer dan ooit aan op de behoeften van de medewerkers.”

7: Wat betekent dit voor onze vastgoedstrategie?

De veranderende functie van het kantoor vraagt ook om een doorvertaling in de vastgoedstrategie. Lettink: “Hoe komt bijvoorbeeld de strategische personeelsplanning eruit te zien? Wie werkt er straks op kantoor, hoe vaak, op welke manier en hoeveel ruimte is hiervoor nodig? En heeft dit invloed op onze toekomstige huurcontracten?”

Het is tevens belangrijk om na te denken over een inrichting die de nieuwe kantoorfunctie optimaal ondersteunt. Daarbij is het volgens Lettink verstandig om ook buiten de muren van het huidige kantoor te denken: “Is het hybride werken misschien gebaat bij externe hubs?”

Er bestaat uiteindelijk niet één juiste keuze. Maar wat de keuze ook is, hij moet in ieder geval weldoordacht zijn: “Een analyse van het huidige en gewenste portfolio aan plekken thuis, op kantoor en elders is essentieel om tot een goed plan te komen dat toekomstbestendig is”, besluit Lettink.