Datagedreven werken vergt veel meer dan mooie technologie

In een tijd waarin uitdagingen voor organisaties zich opstapelen, beloven innovatieve digitale technologieën enorme kansen: van softwarerobots die werk automatiseren tot BI-dashboards die overzicht bieden in de gehele bedrijfsvoering. Bij veel organisaties die deze software uitrollen wordt de belofte echter niet waargemaakt, constateert Exilo-medeoprichter Erik Koster.

“Het lijkt vandaag de dag wel of je als organisatie niet meer meedoet als je niet de nieuwste software hebt draaien”, begint Erik, die vanuit Exilo publieke organisaties adviseert op het gebied van finance, control en bedrijfsvoering. “Je moet op zijn minst datagedreven werken – en uiteraard horen daar de slimste oplossingen bij”, geeft hij aan.

De voordelen van die oplossingen zijn dan ook groot en talrijk. Een kleine greep: een goedkopere en efficiëntere bedrijfsvoering, besparingen op administratief personeel, de mogelijkheid om vrijgespeelde mensen beter in te zetten en het benodigde inzicht om als bestuurder op hooflijnen te sturen, vooruit te kijken en betere beslissingen te nemen.

Het plukken van dergelijke vruchten blijkt echter makkelijker gezegd dan gedaan. “Helaas merken wij in de praktijk dat deze voordelen beperkt behaald worden”, aldus Erik. “We zien dat veel data verzameld worden, maar op basis van deze data beslissingen nemen gebeurt nog beperkt.”

“Het BI-dashboard wordt éénmaal per maand geraadpleegd of soms zelf naar Excel gedumpt om deze te bewerken. Of de softwarerobots staan stil omdat ze niet zijn geüpdatet toen het bronsysteem aangepast werd”, schetst hij enkele van de voorbeelden die hij dikwijls tegenkomt in zijn werk.

Alleen de technologie

De genoemde doelstelling die organisaties nastreven verraadt al wat in de praktijk vaak ontbreekt: de beloofde waarde wordt behaald door datagedreven te werken, niet door simpelweg software in huis te halen. De slimste oplossingen zijn waardeloos als ze niet (goed) worden gebruikt – als er niet mee wordt gewerkt.

“We zien vaak dat een paar mensen binnen de organisatie enthousiast zijn over de technologie. Zij zorgen dan dat het aangeschaft wordt – vaak bij een leverancier die dan alleen de technologie levert”, legt Erik uit. “Daarmee is het dan klaar, zo wordt gedacht.”

Op deze manier is er echter geen sprake van een “gedragen keuze” van de gehele organisatie. “Dus je hebt intern mensen die veelal naar de technologie kijken en niet breder, en de leverancier van de technologie levert puur en alleen de technologie.”

Organisatievraagstuk

Wat hier fout gaat, zo legt Erik uit, is dat datagedreven werken wordt benaderd als een technologisch vraagstuk in plaats van als een organisatievraagstuk, waarin naast de technologie ook de hoognodige aandacht wordt gegeven aan de processen en vooral aan de mensen die het mogelijk maken.

“Als decision makers geen waarde hechten aan de datagedreven besluiten, dan zal de rest van de organisatie dit overnemen.”

“De organisaties die succesvol nieuwe ICT-technieken inzetten zijn niet gestopt bij het succesvol implementeren van de ICT-toepassing. Ze koppelen dit ten eerste aan het herontwerpen van de processen – want als je het proces hetzelfde laat, dan blijf je hetzelfde doen.”

Daarnaast moeten de mensen worden getraind in de nieuwe werkwijze, inclusief het gebruik van de technologie. “Datagedreven werken vraagt iets anders van jouw huidige medewerkers. Dit is een aspect dat vaak onderschat wordt, maar zonder de juiste training zul je zien dat de medewerkers niet goed weten wat ze moeten met de data.”

Net zo belangrijk is het om ook de leidinggevende laag aan boord te krijgen. “Als deze decision makers geen waarde hechten aan de datagedreven besluiten, dan zal de rest van de organisatie dit overnemen. Het is essentieel om ze mee te nemen!”

Digital in het DNA

Met dit aanpassen van de processen en meenemen van de mensen kun je niet pas beginnen nadat de technologie staat – de drie elementen moeten in samenhang met elkaar worden bekeken.

De verbindende factor daarin wordt gevormd door de bedrijfsdoelstellingen, legt Erik uit. “De IT moet minimaal ondersteund zijn voor de businessdoelstellingen. Bij de succesvolle bedrijven zit het echt in het DNA. Die hebben de tools maar ook de vakmensen die graag met deze tools willen werken.”

“Het start echt bij wat voor soort organisatie je wilt zijn.”

Om uit te leggen hoe groot de stap voor sommige organisaties kan zijn, neemt hij het onderwijs als voorbeeld. “Leerkrachten zijn nog opgeleid om met een krijtje op een bord te schrijven. Wordt daar alles uit een digibord gehaald? Hetzelfde geldt op bedrijfsvoeringsvlak: om daar dan succesvol nieuwe technologie zoals RPA in te zetten moet er meer gebeuren dan alleen het trainen van mensen.”

“Het start echt bij wat voor soort organisatie je wilt zijn”, benadrukt hij. “Wat draag je echt uit? Daar wil je de medewerkers in meenemen en trainen. Zorg dat je goede ambassadeurs hebt die de medewerkers enthousiasmeren en concreet ondersteunen. Wil je digital goed inzetten in jouw organisatie, dan moet digital in het DNA van je organisatie komen.”

De basis op orde

Dit is waar Exilo opdrachtgevers bij helpt. Niet door meteen in te zetten op de nieuwste, meest gehypete technologie, maar door juist rustig te kijken wat bij de betreffende organisatie past.

“Onze eerste stap is antwoord krijgen op de vraag ‘wat wil je bereiken met de nieuwe technologie?’ Daarna doen we eigenlijk een stap terug en bekijken we waar de organisatie nu staat: ‘is de basis op orde?’”

Soms blijkt dat eerst nog andere stappen moeten worden gezet voordat de gevraagde oplossing kan worden geïmplementeerd. “Zo kwam een gemeente bij ons met de vraag of we ze konden helpen met het bouwen van een aantal dashboards. Uiteindelijk bleek enerzijds dat de potentiële gebruikers niet wisten wat ze met een dashboard wilden doen, en anderzijds dat de gemeente niet de beschikking had over haar data.”

Exilo maakte een stappenplan om de basis op orde te krijgen. “Vanuit daar kan de gemeente alsnog doorgroeien naar een datagedreven organisatie”, aldus Erik. “En die ambitie is het nastreven meer dan waard.”

Want digitalisering is wel degelijk een must voor de organisatie van de 21e eeuw, zo benadrukt hij tot slot. “Om relevant en betaalbaar te zijn en te blijven is het essentieel dat je de beslissingen op basis van data neemt. En te midden van het oplopende personeelstekort zijn softwarerobots onmisbaar. Je hebt hier als organisatie niet zoveel keuze in. Wél kun je kiezen hoe goed je dit aanpakt.”