SeederDeBoer ondersteunt implementatie nieuw systeem voor bron- en contactonderzoek
Sinds deze zomer werken de GGD’s met een nieuw systeem voor bron- en contactonderzoek. ‘GGD Contact’ vervangt het geplaagde oude systeem, zodat het onderzoek nu sneller en veiliger kan plaatsvinden. Bij de implementatie van het nieuwe systeem wordt GGD Fryslân ondersteund door SeederDeBoer.
Om de verspreiding van Covid-19 tegen te gaan is het van groot belang om zo snel mogelijk te achterhalen met wie een positief getest persoon in contact is geweest. Deze verantwoordelijkheid ligt bij de 25 GGD’s. Het systeem dat de GGD-medewerkers hiervoor gebruikten werkte echter verre van ideaal.
Zo bleek het gedurende de tweede besmettingsgolf ontoereikend om de benodigde 4.500 bron- en contactonderzoeken per dag te verwerken. Bovendien bracht RTL Nieuws aan het licht dat persoonsgegevens uit het systeem werden verhandeld.
Hoog tijd dus voor een betere oplossing, besloten het ministerie van VWS en GGD GHOR (de overkoepelende GGD-brancheorganisatie). Ze gaven de opdracht voor de ontwikkeling van GGD Contact: een gebruikersvriendelijke, stabiele applicatie waar medewerkers efficiënt mee kunnen werken, en dat voldoet aan alle noodzakelijke privacymaatregelen.
Testfase
In de aanloop naar de landelijke uitrol werd de applicatie in mei en juni getest door zes GGD’s, waaronder GGD Fryslân. Bij de implementatie wordt de organisatie ondersteund door Babs Briels, senior consultant bij SeederDeBoer. Als transitiecoördinator is ze verantwoordelijk voor de vertaling van het landelijk beleid naar regionaal niveau.
Doordat het aantal besmettingen in mei en juni relatief laag was, hadden de medewerkers van GGD Fryslân genoeg tijd om het nieuwe systeem goed door te testen en te leren kennen. “We hebben veel geoefend en alles uitgeprobeerd”, vertelt Briels.
En dat beviel goed: “GGD Contact werkt heel intuïtief. Het is ontworpen op basis van de verhalen en wensen van gebruikers, dus het sluit heel goed aan bij de gewenste werkwijze. De implementatie verliep dan ook vlot. De medewerkers bij GGD Fryslân zijn super gemotiveerd en willen graag leren. We hebben ambassadeurs benoemd die andere collega’s weer kunnen helpen. Er was geen weerstand. Dat maakte het voor mij heel prettig werken.”
Stilte voor de storm
Deze soepel verlopende testfase bleek achteraf de stilte voor de storm, want toen het op 7 juli daadwerkelijk tijd was om met het systeem ‘live’ te gaan, viel dit samen met de enorme toename in besmettingen die volgde op het plotseling loslaten van een groot deel van de coronamaatregelen.
“Een livegang is op zichzelf al spannend, maar deze hoge werkdruk maakte het extra uitdagend”, blikt Briels terug. “Gelukkig waren we goed voorbereid en hielden we het hoofd koel. Bij de introductie gingen we niet in één keer over op het nieuwe systeem, maar werkten in stapjes.”
“Omdat het systeem zo fijn werkte en onze ambassadeurs de medewerkers goed konden ondersteunen, konden we al snel als eerste GGD helemaal over.”
“Eerst zijn we met 25% van de medewerkers overgestapt op het nieuwe systeem en hebben we dit percentage elke dag verhoogd”, licht ze toe. “Omdat het systeem zo fijn werkte en onze ambassadeurs de medewerkers goed konden ondersteunen, konden we al snel als eerste GGD helemaal over. Het nieuwe systeem zorgt ervoor dat we sneller kunnen werken en zal de eerste periode nog naast het oude bronsysteem in gebruik worden.”
Blijven verbeteren
Ook na het in gebruik nemen van het systeem blijven GGD Frylân en de andere vijf testregio’s nieuwe versies van het systeem testen en stellen zij verbeteringen voor. “Op deze manier sluit de applicatie beter aan bij de directe werkpraktijk van onder meer de bron- en contactonderzoekers”, legde minister De Jonge uit in de aanloop naar de lancering. Daarbij gaf hij ook aan dat de applicatie na de landelijke uitrol “stapsgewijs verder wordt uitgebouwd” tot het moment dat het oude systeem “helemaal kan worden uitgezet”.
In deze uitbouwfase bevindt GGD Fryslân zich momenteel ook. “De eerste versie van het programma is inmiddels geïmplementeerd, dus die mijlpaal is behaald”, vertelt Briels. “Wat ons nu nog te doen staat is in agile sprints iteratief nieuwe versies implementeren en de werkwijze daarop aanpassen.”
Helemaal klaar voor
Terwijl het programma dus nog in volle gang is, kan Marike van der Molen, teamcoördinator bron- en contactonderzoek bij GGD Fryslân, nu al tevreden terugblikken op de vlotte manier waarop GGD Contact is geïntroduceerd bij de medewerkers. Daarbij speelde Briels volgens haar een sleutelrol.
“Ze is heel goed bereikbaar, houdt ons van alles op de hoogte – ook in het weekend als dat nodig is – en zorgt voor korte lijntjes. Ze heeft bijvoorbeeld een groepsapp aangemaakt waarin iedereen vragen kan stellen. Daarnaast organiseert ze Teams meets waarin medewerkers op de hoogte worden gehouden. Hierdoor krijgt ze iedereen mee. We zijn er, mede door Babs, helemaal klaar voor.”
Want ook nu de meeste Nederlanders zijn gevaccineerd blijft het bron- en contactonderzoek van groot belang. “Zelfs als de besmettingen meevallen – wat we allemaal hopen – en corona eindelijk voorbij is, dan is ons werk niet voor niets geweest”, benadrukt Van der Molen. “Je kunt dit systeem altijd opnieuw gebruiken én makkelijk aanpassen, bij nieuwe pandemieën, of eventueel zelfs voor andere infectieziekten.”
