Zes ingrediënten voor de invoering van een hybride werkmodel
Een groeiend aantal organisaties maakt de overstap naar hybride werken – deels werken vanuit kantoor, deels vanuit huis. Om hybride werken tot een succes te maken is echter een andere benadering nodig – het anders organiseren van processen en het werken in teams. Anke Konst, Senior Associate bij M3 Consultancy, deelt zes elementen die niet over het hoofd gezien mogen worden bij het omarmen van een hybride werkmodel.
1. Kantoordagen plannen
Bij bijna elke baan horen verschillende soorten taken. Sommige draaien om samenwerking of zijn innovatief en creatief van aard. Andere taken vereisen juist focus, eenzaamheid en productiviteit. Voor de pandemie was het prima om deze door elkaar heen te laten lopen. Maar hybride werken vereist inmiddels dat werknemers vergaderingen en collaboratieve taken plannen voor wanneer ze op kantoor zijn en individuele taken bewaren voor de dagen dat ze op afstand werken.
Sommige managers zullen hierdoor hun personeelsbestand willen opdelen in teams die op locatie werken, teams die op afstand werken en hybride teams. Maar de grootste uitdaging hierbij blijft de planning. Wat als vijf verschillende teams op verschillende dagen moeten samenwerken? Zijn ze van maandag tot vrijdag op kantoor? En wat te doen als een hele afdeling (of alle medewerkers van het bedrijf) op dezelfde locatie moet zijn, ook al zijn sommige mensen die dag ingepland om thuis te werken? Het is belangrijk over deze en aanverwante vragen na te denken.
2. Verander de kantoorinrichting en -apparatuur
De traditionele werkvloer zal door de hybride trend zeker veranderen. Aangezien werknemers over het algemeen individuele taken thuis zullen afwerken, zal er minder behoefte zijn aan traditionele bureaus in stille ruimtes. De kantoren van de toekomst zullen anders ingericht moeten worden, waarbij er meer behoefte zal zijn aan flexibele werkplekken, of bijvoorbeeld telefoneerruimten en gezamenlijke vergaderruimten.
Waar veel managers zullen trachten om leden van eenzelfde team op dezelfde dag op kantoor te laten zijn, zal er ook sprake zijn van teamoverschrijdende samenwerking en vergaderingen. Dat betekent dat mensen hybride bijeenkomsten zullen organiseren, waarbij sommigen op kantoor en anderen vanuit huis deelnemen. Om deze vergaderingen optimaal te laten verlopen, is goede videoconferencingapparatuur nodig, zodat alle aanwezigen het gevoel hebben dat ze in dezelfde ruimte zitten.
3. Richt een goed uitgerust thuiskantoor in
Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het creëren van een goede werkomgeving. Dus wanneer wordt overgestapt op hybride werken, dienen zij te zorgen voor een goed uitgerust thuiskantoor. Denk daarbij aan een goed bureau, voldoende verlichting, een stevige stoel en een computer. Verder dienen werkgevers regelmatig te controleren of de werkplek op afstand in orde is.
4. Controleer de beveiligingsmaatregelen
Als werknemers overal vandaan werken, zijn de gegevens van de organisatie voor wie deze professionals werken overal. Hoe veilig zijn deze data en informatie? Dat hangt af van de gebruikers en systemen. Om gegevens veilig te houden, is het zaak de mindset van de medewerkers te veranderen. Zij moeten inzien dat beveiliging een zaak van iedereen is.
5. Handhaaf de bedrijfscultuur
De bedrijfscultuur bepaalt voor een groot deel hoe succesvol een organisatie is met hybride werken. Een goed startpunt is om na te gaan of aan de voorwaarden die nodig zijn voor hybride werken wordt voldaan, waaronder aspecten als governance, accountability, toegankelijkheid, transparantie en technologie.
Een ander belangrijk aspect is eerlijkheid: werknemers moeten een gevoel van rechtvaardigheid ervaren. Immers, wie beter zichtbaar is voor zijn managers maakt meer kans op promotie, een bonus of een loonsverhoging – en dat zou niet zo mogen zijn. Het is dus belangrijk om managers te trainen om vooroordelen te herkennen en aan te pakken.
Ook is het belangrijk om te beseffen dat mensen een gevoel van saamhorigheid nodig hebben. Tijdens de pandemie hebben we meer teamactiviteiten en koffiepauzes gehouden om persoonlijke vergaderingen na te bootsen. Wanneer een organisatie hybride werken implementeert, is het belangrijk om deze inspanningen voort te zetten. Een deel van het personeel zal immers nog steeds thuis zijn, waardoor persoonlijk contact nodig is.
6. Herzie contracten en reiskostenvergoedingen
Hoezeer organisaties hybride werken ook willen omarmen, de meeste contracten staan niet toe dat mensen gedwongen worden om thuis te werken. En wat bijvoorbeeld te doen met de reiskostenvergoeding als medewerkers een paar dagen per week thuiswerken? Zijn leaseauto’s nog steeds de beste optie, of moet overgeschakeld worden op ‘pool’-auto’s?
Bij hybride werken zal het waarschijnlijk nodig zijn om eerder gemaakte afspraken, conform de contracten, aan te passen. Organisaties doen er goed aan om zowel bestaande contracten als nieuwe regels onder de loep te nemen en te zorgen dat de nodige aanpassingen worden doorgevoerd.
