Quintop betrokken bij internationale uitrol van SAP Succesfactors
Consultants van Quintop hebben in een projectteam van ongeveer 25 man bijgedragen aan de implementatie van het nieuwe HR-platform SAP SuccessFactors bij een grote multinational. Quintop droeg zowel op het gebied van projectmanagement- en functionele ondersteuning als op changemanagementvlak bij aan de omvangrijke uitrol.
De eerste stap van de transformatie was het leggen van de fundering: de implementatie van de HR-Core-module in 70 landen, inclusief integraties met lokale payrolls. De basale HR-processen zoals positiemanagement, functiewijzigingen en salariswijzigingen werden dus eerst uitgerold. Op deze manier kon het projectteam zich focussen op een solide design, datamigratie en de integratie met mondiale en lokale systemen.
Na een succesvolle livegang van HR-Core kon er verder worden gewerkt aan de uitbreiding van SuccessFactors. In het tweede jaar van het programma lag de focus op de implementatie van Talent Management-modules zoals Learning, Performance Management, Onboarding, Recruitment en Career & Development.
Een nieuwe manier van werken
Met de komst van SuccessFactors was er niet alleen sprake van een nieuw HR-platform, maar ook van een andere manier van werken voor zowel managers, medewerkers als het Global HR Services-team. Van managers werd nu verwacht dat zij zelf bepaalde HR-processen, zoals een promotie of vrijwillig vertrek, zelf digitaal gingen initiëren, uiteraard met ingebouwde controles van HR. De rol van HR veranderde dus van een operationele focus naar een meer tactische en strategische focus met een coachende rol naar managers.
Ook voor medewerkers was er sprake van een grote verandering: zij konden nu, ongeacht waar zij verbleven, een vrije dag aanvragen, NAW-gegevens aanpassen, hun performancedoelstellingen opstellen, feedback vragen aan collega’s en een training volgen.
Tot slot had de overgang naar een HR-cloud-oplossing een behoorlijke impact op het Global HR Services-team, het team dat verantwoordelijk is voor het beheer van SuccessFactors. Voorheen waren zij aangewezen op de leverancier en was het doorvoeren van wijzigingen tijdrovend en kostbaar. Nu zaten zij echter zelf achter de knoppen en konden zij verbeteringen en wijzigingen in hoog tempo en tegen lagere kosten doorvoeren.
Omdat SuccessFactors ieder kwartaal een nieuwe release uitbrengt, moest het team tevens in continue projectmodus gaan werken om alle veranderingen in configuratie en processen door te voeren.
Betrokkenheid is het sleutelwoord
Omdat er een nieuw HR-platform werd geïmplementeerd dat grote gevolgen had voor de manier van werken binnen de multinational, waren zowel een stevige projectmanagement- als changemanagementbasis van essentieel belang. Quintop heeft HR en People Services betrokken in alle fasen van het project. Zij speelden namelijk een belangrijke rol in het design, de User Acceptance Testing-fase en de uitrol van het HR-platform. Ook werd de eindgebruiker actief betrokken.
Een groep medewerkers en managers was vertegenwoordigd in een aangewezen adviesgroep, waar de veranderaanpak, de communicatie en de trainingen werden getoetst.
De consultants van Quintop zijn tevens langsgegaan bij een aantal landen met de meeste medewerkers om uit te leggen wat de implementatie van SuccessFactors inhoudt, om de lokale afwijkingen ten aanzien van de standaard processen en configuratie in kaart te brengen en om een goede samenwerking op te zetten. Uiteraard luisterden ze ook naar de zorgen die men had.
Tot slot waren tijdens het gehele project de senior HR-leiders actief betrokken, die vertegenwoordigd waren in onder meer de stuurgroep. De noodzaak tot verandering werd actief door hen gepromoot, wat heeft bijgedragen aan een soepele transitie.
Naast het betrekken van alle relevante stakeholders waren tijdige training en heldere communicatie onmisbaar. Change ambassadeurs kregen de beschikking over trainings- en communicatiematerialen om deze passend te maken op de lokale context. In combinatie met regelmatige communicatie in nieuwsbrieven en het aanbieden van webinars werd de uniformiteit in berichtgeving behouden en was er aansluiting op de situatie in de zeventig landen waar de multinational SuccessFactors implementeerde.
Een resultaat om trots op te zijn
In twee jaar tijd is het verouderde HR-platform succesvol vervangen door alle modules van SuccessFactors. Daarnaast is er een nieuwe standaard gezet op het gebied van employee experience, human resource analytics en efficiency.
