Energietransitie noodzaakt tot versnelling wendbaarheid netbeheerders

De energietransitie is in volle gang. De vraag naar elektriciteit stijgt zo snel dat het elektriciteitsnet op steeds meer plaatsen overbelast raakt. Zo worden afnemers in toenemende mate niet tijdig aangesloten, omdat er te weinig netcapaciteit is in delen van het netwerk. Een case hoe First Consulting netbeheerders helpt wendbaarder te worden.

Groeiende duurzame ambities, elektrificatie, economische groei, van het aardgas afgaan, tekort aan technisch personeel en achterstanden in onderhoud. Dit zijn enkele voorbeelden die zorgen dat het tekort aan netcapaciteit, met de gepaarde consequenties, de komende jaren toeneemt als er niks significant anders gebeurt.

Netbeheerders (zoals TenneT, Gasunie, Alliander, Enexis en Stedin) zijn zich meer dan bewust van de situatie, uitdagingen en hun maatschappelijke rol. Een belangrijk aspect van het bijbenen van de energietransitie is het wendbaarder worden van de netbeheerders. Bijvoorbeeld op het gebied van leiderschap, cultuur, structuur, medewerkercompetenties, samenwerking in de energiesector, het zo efficiënt mogelijk onderhouden van het netwerk en het versneld realiseren van een portfolio aan diverse verbeterinitiatieven.

Versnelling wendbaarheid noodzakelijk

Ondanks dat er de afgelopen jaren door netbeheerders veel bereikt is om de wendbaarheid te verbeteren, zoals klant- en waardegedreven werken en organiseren, meer digitaliseren en het gebruik van data & analytics in besluitvorming en kernprocessen, is het niet toereikend. Gezien het tempo van de energietransitie, is versnelling noodzakelijk.

Alle netbeheerders hebben hiertoe plannen ontwikkeld, gericht op meer productie in een kortere tijd. Deze plannen omvatten bijvoorbeeld het efficiënter uitvoeren van werkzaamheden, versneld aantrekken van meer personeel, maken van betere keuzes in welke werkzaamheden wanneer, waar en hoe uitgevoerd worden en verdere standaardisatie.

Ook gaan deze plannen in op het overleggen van nauwkeurige voorspellingen, het vroegtijdig afstemmen met overheden en de omgeving en het beter sturen op en het sneller realiseren van waarde en effectieve inzet van kritische resources in verbeterinitiatieven.

Voorbeeldproject – Agile Change Portfolio Management

First Consulting helpt netbeheerders op diverse vlakken in het realiseren van de benodigde versnellingen. Een voorbeeld hiervan is het gezamenlijk met de klant implementeren van Agile Change Portfolio Management. Hiervoor is een transformatieteam opgezet, waarin collega’s samenwerken in diverse werkstromen zoals portfoliomanagement, tooling, dashboarding, change, communicatie en training.

Vervolgens zijn er diverse verbeterinitiatieven in gang gezet en gepland om ook in de toekomst aan de klant- en netcapaciteitsvraag te kunnen voldoen. Deze initiatieven lopen uiteen van veiligheid, leiderschap & cultuur, standaardisatie en harmonisatie, onderhoudsstrategieën, digitalisering, integrale planning, aantrekken van kritische resources, uitbesteding, logistiek, productiviteitsverbetering tot grootschalige systeemharmonisaties.

Om alles in goede banen te leiden is een geïntegreerd totaaloverzicht van alle initiatieven tot stand gekomen om beter focus te creëren, te faciliteren in prioritering en inzichten en om versnelde waardecreatie te genereren. Bovendien leidt dit overzicht tot het besef dat het doorvoeren van veranderingen, naast de normale bedrijfsactiviteiten, erg veel van alle medewerkers vergt.

Om initiatieven volgens een gestandaardiseerd procesaanpak te prioriteren, meer focus en toewijding te creëren en om elk initiatief op een uniforme manier op te delen in kleinere werkblokken met een heldere kijk op onderlinge afhankelijkheden, is een ‘Agile Change Portfolio Management’ (ACPM)-kader geïntroduceerd.

ACPM verwijst aan de ene kant naar de manier van werken binnen de initiatieven (Agile) en aan de andere kant naar de prioritering en geïntegreerde blik op waardecreatie met betrekking tot de verscheidenheid aan initiatieven (Change Portfolio Management).

Agile werken gaat om een gestructureerde aanpak van initiatieven en het gebruik van tools (bijvoorbeeld Jira) voor implementatie. Prioritering vindt elk kwartaal plaats, waarna de initiatieven expliciet aangeven wat in het volgende kwartaal opgeleverd wordt, inclusief de benodigde resources en verwachte waardecreatie. De teams nemen hiervoor zelf de verantwoordelijkheid. Verder worden werkzaamheden in korte sprints opgedeeld, waardoor snel geageerd en bijgestuurd kan worden.

De implementatie van ACPM maakt onderscheid in een drietal niveaus:

• Teamniveau: Initiatieven werken met een agile of niet-agile leveringsmodel met een gefocust team. Hierbij is de ambitie dat het core team voor 60% tot 70% van de tijd werkzaam is in een bepaald initiatief in een bepaald kwartaal. De samenstelling kan wisselen over tijd;
• Afstemmingsniveau: Initiatieven plannen elk kwartaal samen hun werk voor het komende kwartaal, inclusief onderlinge afhankelijkheden en het tijdig oplossen van obstakels;
• Portfolioniveau: Bevat een geïntegreerde kijk op alle initiatieven, inclusief inzichten in waardecreatie en capaciteitstoewijzing.

Het ACPM-kader omvat proces, governance, rollen en tooling. Eén van de geïntroduceerde rollen hierbij is de rol van portfoliomanager. Elk gedefinieerd focusgebied heeft een portfoliomanager voor het opstellen van een overkoepelende roadmap, afgestemd op de strategie, ambities en doelstellingen. Hierbij wordt de portfoliomanager ondersteund door een buddy van First Consulting of de klant. Samen met de initiatiefeigenaren stimuleren zij de versnelling van de waardecreatie.

Voorgaand beschreven voorbeeldproject heeft inmiddels geleid tot verbeterde transparantie & prioritering, focus op de initiatieven die de meeste waarde creëren en een nauwkeurig beeld van waar de bottlenecks zitten op het gebied van resources. Daarnaast leidt de nieuwe manier van werken tot een versnelling in de gewenste cultuurverandering. Dit alles om de energietransitie zo goed mogelijk te faciliteren en problemen in onder andere netcapaciteit op te lossen en te voorkomen.