Morgens ontwikkelt kpi-huis en dashboard voor Haagse Hogeschool
Met een nieuw kpi-huis en tal van nieuwe dashboards is het bestuur van de faculteit Management & Organisatie van de Haagse Hogeschool sinds kort in staat om beter te sturen op de voortgang. Een verandertraject in samenwerking met Morgens stond aan de basis van de verbeterde inzichten.
Scholen en opleidingsinstellingen moeten veel zaken overzien en managen. Primair moeten ze natuurlijk studenten onderwijzen, maar daarnaast doen professoren bijvoorbeeld ook onderzoek en zijn er ook interne taken, zoals het monitoren van de voortgang van verandertrajecten of het controle houden op de uitgaven. Het bestuur van de faculteit Management & Organisatie binnen de Haagse Hogeschool koesterde de wens om meer grip te krijgen op deze en meer zaken.
Samen met adviesbureau Morgens is eerst gewerkt aan het helder krijgen welke stuurinformatie nodig is om de business efficiënt en effectief te managen. Deze reis startte met het inzichtelijk maken van welke kpi’s gewenst waren, het toetsen van de haalbaarheid daarvan en vervolgens het vertalen van alle vereisten naar een nieuw kpi-huis.
Een kpi-huis is een overzicht van de belangrijkste prestatiegraadmeters (kpi’s: kritische prestatie-indicatoren) waar een organisatie op wil sturen. Bij de faculteit Management & Organisatie kozen ze ervoor om kpi’s te definiëren op drie hoofdthema’s (onderwijs & onderzoek, studentzaken en bedrijfsvoering), met daaronder meer dan dertig verschillende indicatoren.
Dit kpi-huis werd geaccordeerd door het managementteam van de faculteit. Ook is afgesproken dat het kpi-huis jaarlijks geüpdatet wordt en waar nodig aangevuld met nieuwe kpi’s, wanneer de faculteit haar kpi’s en bijhorende doelstellingen voor het komende jaar bepaalt.
Van kpi’s naar een praatplaat
Vervolgens is het team aan de slag gegaan met het bouwen van een ‘all-in-one’-dashboard: een managementdashboard dat de de belangrijkste indicatoren bijhoudt. Morgens ondersteunde bij de bouw van het visuele dashboard in Qlikview (een business analytics-platform) en hielp de managers bij het duiden van de inzichten uit het dashboard. Inmiddels wordt deze iedere zes weken door het MT geraadpleegd om sturing te kunnen geven aan de business.
Toch is dit gemakkelijker gezegd dan gedaan. Want na het opleveren van het dashboard “gaat de uitdaging pas echt beginnen”, stelt Pako de Lange, die vanuit Morgens betrokken was bij de opdracht. “De kunst is om ervoor te zorgen dat er daadwerkelijk acties voortvloeien uit de inzichten van het dashboard.”
Om dit te faciliteren zijn opleidingsmanagers opgeleid om het dashboard te gebruiken en is het dashboard zoveel mogelijk geïntegreerd in de dagelijkse manier van werken. Zo is de koppeling gemaakt met de ‘Wall Walks’, die al tweewekelijks plaatsvonden, en wordt het dashboard eens in de zes weken op de Wall geplakt, waarbij iedere opleidingsmanager een toelichting geeft op zijn of haar kpi’s en mogelijke hieruit voorvloeiende maatregelen.
De transformatie heeft haar vruchten afgeworpen, in ieder geval als het gaat om het gebruik en de betrokkenheid. Of ze ook daadwerkelijk bijdraagt aan het behalen van de strategische doelstellingen zal aan het einde van het jaar pas duidelijk worden.
“De grote winst is dat er nu meer inzicht is of de faculteit op koers ligt of niet”, legt Mario van Boven uit, Manager Faculteitsbureau Management & Organisatie bij de Haagse Hogeschool. “Bovenal biedt het ons inzicht en voedt het de dialoog om van elkaar te kunnen leren.”
