'Kantoorloos werken is primair een cultuurverandering'

In deze tijden van de intelligente lockdown doen veel bedrijven ervaring op met het grootschalig remote werken. Intussen melden zich ook de eerste bedrijven die dit merendeels door willen zetten of zelfs volledig kantoorloos willen gaan werken. Hoog tijd voor een gesprek met Geert van den Goor, partner bij First Consulting, een bureau dat al vanaf de oprichting zonder kantoor werkt. 

“Toen ik zeven jaar geleden begon bij First Consulting waren we met ongeveer 75 collega’s, en één van de eerste vragen die ik kreeg was ‘ik neem aan dat jullie nu wel een kantoor gaan nemen?’. Toen was het antwoord ’nee’ en dat is het zeven jaar later met 250 collega’s erbij nog steeds”, zegt Van den Goor, die al meer dan 25 jaar in het adviesvak actief is. 

“En dat is niet omdat dat een soort dogma voor ons is, maar omdat het simpelweg niet nodig is. Wij geloven er namelijk in dat we het verschil maken in de samenwerking met de klant en bij de klant. En dat een fysiek kantoor eerder fungeert als afleider dan als toegevoegde waarde.” 

De partner benadrukt dat het belangrijkste aan het werken zonder kantoor niet de fysieke kantooromgeving is. “Het is te kort door de bocht om vanwege financiële motieven een kantoor op te zeggen. Kantoorloos werken is namelijk primair een cultuuraanpassing. De huur opzeggen zonder aan deze cultuuraanpassing aandacht te besteden gaat op langere termijn niet succesvol zijn, zeker niet als er nieuwe collega’s bijkomen die de ‘oude’ kantoorsituatie niet hebben meegemaakt.”

Na jaren van sterke groei telt First Consulting vandaag de dag meer dan 325 collega’s. Zij werken effectief samen zonder kantoor. “Wat het geheim is hierachter? In onze ervaring zijn drie cultuuraspecten cruciaal om werken zonder kantoor succesvol te laten zijn.”

1. Werken vanuit vertrouwen

Kantoorloos werken begint bij het bureau met het werken op basis van vertrouwen. “En werken op basis van vertrouwen is niet hetzelfde als ‘vrijheid-blijheid’, maar uitgaan van het verantwoordelijkheidsgevoel van collega’s, waarbij we veel meer op output sturen dan op korte taken.”

Een aantal concrete voorbeelden van de wijze waarop First Consulting dit doet:

• “We hebben niet alles dichtgetimmerd in honderden procedures maar we werken op basis van een aantal grondregels”
• “Aangezien we gezamenlijk een businessverantwoordelijkheid hebben werken we niet met gedetailleerde individuele targets, maar vanuit doelstellingen en samenwerking”
• “Een aantal regels hebben we bewust geformuleerd vanuit vertrouwen: ‘iedereen krijgt een bonus tenzij er een goede reden is om de bonus niet te geven’ in plaats van ‘je krijgt de bonus als je deze en deze targets hebt gehaald’” 

2. Begeleiden van collega’s

Kantoorloos werken vereist ook een andere manier van begeleiden van collega’s; je ziet elkaar namelijk niet continu. “Wij hebben ervoor gekozen om dit te doen vanuit een matrix op basis van competentie en klant(sector). Beide zijn echter flexibel en veranderen op basis van vraag en behoefte, waarmee we kennisuitwisseling bevorderen.”

“Binnen deze matrix heeft iedereen een ‘dagelijks begeleider’ voor de dagdagelijkse, inhoudelijke begeleiding en een mentor voor de langeretermijn-carrièrebegeleiding. Deze ‘cirkels’ zijn naast het begeleiden van medewerkers ook cruciaal in het creëren van het groepsgevoel tussen medewerkers.” 

3. Fysiek contact blijft belangrijk

Mensen zijn gezelschapsdieren, het is dus een illusie om te denken dat fysiek contact met collega’s niet belangrijk is, zegt Van den Goor. “Ondanks dat wij geen kantoor hebben, komen onze collega’s elkaar regelmatig tegen in hun cirkels.”

“Voor een deel wordt dit door ons als bedrijf georganiseerd, zoals de doorsnijding op klant of domein, maar ook door veel interne werkzaamheden zoals recruiting, trainingen en social media als ‘project’ te organiseren. Voor een deel zijn dit ook doorsnijdingen die collega’s zelf creëren en die wij ondersteunen, zoals samen borrelen en sporten.” 

Ook het management komt normaal gesproken wekelijks bij elkaar, want “onze business is tenslotte mensenwerk”. Maar ook als management vereist het kantoorloos werken een andere manier van sturen dan de traditionele hiërarchische manier: “Wij werken veel meer op basis van loslaten en sturen op doelen en resultaten.” 

“Hiermee hebben we in de afgelopen jaren laten zien dat kantoorloos werken prima kan, ook als een organisatie groeit en groter wordt. Het is dan ook leuk om te merken dat een aantal klanten zich intussen tot ons gewend heeft met de vraag om hen te helpen met het vraagstuk ‘kantoorloos werken’, waarbij we onze eigen ervaringen kunnen delen”, sluit de partner af.