First Consulting helpt veevoederbedrijf bij RPA capability

10 april 2020 Consultancy.nl 4 min. leestijd

Binnen de huidige digitale transformatie waar veel ondernemingen doorheen gaan is robotic process automation (RPA) een steeds vaker toegepaste technologie. First Consulting helpt een veevoederonderneming bij de opbouw van een eigen RPA capability. De eerste resultaten zijn succesvol ontvangen en veelbelovend voor de toekomst. 

Bij grote veevoederondernemingen (zoals Agrifirm, ForFarmers, De Heus) spelen logistieke processen een grote rol. Bij deze processen zijn de handelingen vaak repetitief en tijdrovend. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de administratie rondom recruitment of onboarding of aan het aanmaken van facturen. 

RPA is een technologie waarbij dit soort menselijke, repetitieve handelingen kunnen worden geautomatiseerd. Met software wordt als het ware een “virtuele medewerker” gecreëerd. RPA werkt met bestaande applicaties, waardoor geen impactvolle IT-aanpassingen nodig zijn. Door RPA in te zetten kunnen op korte termijn successen worden behaald, zoals kostenbesparing, betere processen en tijdswinst voor medewerkers. 

First Consulting helpt veevoederbedrijf bij RPA capability

Voor het inzetten van zulke “virtuele medewerkers”, die bij RPA robots worden genoemd, zijn verschillende componenten nodig. Denk hierbij aan een ingerichte infrastructuur, interne kennis en vaardigheden om robots te ontwikkelen, en een goed afgestemde governance. Binnen een goed functionerende RPA capability zijn al deze componenten ruimschoots ontwikkeld.

Vanwege de ervaring van First Consulting met het opbouwen van een dergelijke capability bij verschillende organisaties, waaronder zakelijk dienstverlener BDO, is het bureau door deze veevoederonderneming gevraagd om de eerste fase van een interne RPA capability op te starten en te begeleiden. 

De aanpak van First Consulting

Voor de opbouw van een RPA capability hanteert First Consulting een aanpak met drie fases: starten, structureren en schalen. Voor het begeleiden van de startfase zijn acht weken uitgetrokken. Hierbij zijn de volgende kernactiviteiten van belang: 

Opzetten infrastructuur: Om de nieuwe RPA-infrastructuur naadloos te laten samenwerken met de huidige IT-infrastructuur waren aanpassingen nodig ten opzichte van de standaard RPA-infrastructuur. Aangezien iedere organisatie een ander IT-landschap heeft, kunnen onverwachte scenario’s opduiken. Het is daarom van belang om out-of-the box te denken. 

Development en training: Vijf backoffice-processen zijn als pilot geautomatiseerd. Naast automatisering van de processen door RPA-robots zijn ook de medewerkers zelf meegenomen in de ontwikkeling. Zij zijn dus zélf aan de slag gegaan en hebben hierdoor, in combinatie met individueel afgestemde training, geleerd zelf een robot te bouwen. De consultants van First Consulting werken nauw samen met de medewerkers om goede kwaliteit en voortgang te waarborgen. 

RPA governance: Voor het uitbreiden van RPA en het ontwikkelen van toekomstige RPA-robots is het belangrijk om een gestandaardiseerde methode te gebruiken. Ook is het belangrijk alle rollen en verantwoordelijkheden vast te leggen binnen deze standaard. Hiervoor is een op maat gemaakt framework samengesteld. Dit framework voldoet aan alle klantspecifieke processen en praktijken, en vormt tegelijk een universele, heldere basis voor de RPA-plannen die nog komen. 

“RPA is een technologie waarbij menselijke, repetitieve handelingen kunnen worden geautomatiseerd.” 

Resultaat

Na acht weken zijn de eerste successen behaald: op het moment van schrijven zijn de eerste vijf robots in productie en is de basis gelegd voor een infrastructuur en governance. Dit alles in nauwe samenwerking met de medewerkers die inmiddels getraind zijn in RPA. 

Na een succesvolle afronding van fase 1, bestaat nu de volgende fase uit het structureren en vormgegeven om de RPA capability verder uit te breiden binnen de organisatie. Hierbij is niet alleen kennis van proces en techniek belangrijk maar gaat ook change management een grote rol spelen. Hoe groter de impact van RPA namelijk is op de business, hoe meer medewerkers dit zullen merken in hun werkzaamheden.

Dit geldt ook voor de medewerkers die niet direct met RPA werken. Denk hierbij aan taken die verdwijnen, zoals het invoeren van data, óf juist worden toegevoegd, zoals het aanpassen van de werkzaamheden van een RPA-robot. Voor een succesvolle implementatie van RPA is het daarom belangrijk om dergelijke veranderingen in goede banen te leiden.