First Consulting helpt BDO met het opzetten van een RPA-capability

Top vijf accountants- en adviesorganisatie BDO is bezig met een eigen digitale transformatie. De ICT-afdeling van de zakelijke dienstverlener pioniert met vooruitstrevende en innovatieve ICT-trends, waaronder Robotic Process Automation (RPA). First Consulting helpt BDO met het vormgeven van de RPA journey en het bouwen van een interne RPA capability. 

Vorig jaar is BDO gestart met het verkennen van de waarde die Robotic Process Automation in zich heeft. Op basis van een marktverkenning is besloten hier serieus werk van te maken. Dit heeft ertoe geleid dat RPA is opgenomen in de ICT-strategie als middel om waarde te creëren.

Robotic Process Automation is een technologie waarbij repetitieve menselijke handelingen binnen administratieve processen worden geautomatiseerd door slimme software, waardoor enorme efficiëntie- en kwaliteitsvoordelen gerealiseerd worden. RPA kan worden gezien als een ‘virtuele medewerker’ die 24/7 ingezet kan worden. De kracht van RPA is volgens kenners dat kostenreducties gerealiseerd worden op korte termijn met relatief beperkte middelen. Bovendien maakt RPA-software gebruik van bestaande systemen en applicaties. Hierdoor zijn geen impactvolle IT-aanpassingen nodig.

Bij BDO is als onderdeel van het RPA-project de eerste robot opgeleverd en in gebruik genomen door de business. First Consulting adviseert BDO over alle relevante onderwerpen om RPA te schalen in de organisatie – van capability building, governance structuur en processen tot aan architectuur en infrastructuur. Het gezamenlijke team van BDO en First Consulting heeft inmiddels de eerste stappen gezet om een interne RPA capability op te zetten.

Hiermee wil de ICT-afdeling de tevredenheid onder medewerkers verhogen door het wegnemen van de vaak saaie (repetitieve, administratieve) taken. De robots nemen repetitieve activiteiten op zich, en medewerkers houden meer tijd over voor het uitvoeren van waardetoevoegende activiteiten. Bijkomend voordeel van RPA is dat taken en processen foutloos worden uitgevoerd. 

Tijdens het traject hanteren de consultants van First Consulting hun best practice RPA groeimodel als handvat. Het groeimodel gaat uit van drie verschillende groeifasen: starten; structureren; en schalen.

Resultaten worden opgeleverd door middel van een Agile-aanpak. In een periode van zes weken zijn de volgende resultaten behaald:

• Een eerste robotproces ontwikkeld dat direct waarde voor de business creëert en bijdraagt aan het 360° klantbeeld door het migreren van informatie uit twee systemen naar een ander systeem;
• Advies en implementatieplan over de technische inrichting in relatie tot RPA, ICT-richtlijnen en security-vragenlijst en een basisinfrastructuur;
• Een roadmap voor het opzetten van een interne RPA capability, waarin de volgende onderdelen zijn opgenomen: processen & governance, change management en capability building & opleiding;
• Plan van aanpak voor zowel het inrichten van benefits tracking/monitoring als herbruikbaarheid van robot-procescomponenten. 

First Consulting en BDO kijken terug op een succesvolle en plezierige samenwerking waarin “waardevolle resultaten” gerealiseerd zijn. Volgens de betrokken consultants van First Consulting is de match op waarden en normen een van de grote succesfactoren van het traject. “Het hanteren van een pragmatische, no-nonsense aanpak in combinatie met plezier heeft hier zijn vruchten duidelijk afgeworpen.”

De komende periode onderzoeken First Consulting en BDO of er mogelijkheden zijn om ook op andere gebieden een digital capability uit te bouwen die waarde levert aan de BDO business.