Zes stappen voor agile werken in de HR-afdeling
Door de alsmaar sneller veranderende marktomgeving en nieuwe klantwensen, neemt voor organisaties de noodzaak tot wendbaarheid in rap tempo toe. De human resources-afdeling kan niet achterblijven bij deze ontwikkeling. Door Agile HR te omarmen kunnen HR-functies beter aansluiten bij de wensen van de business en effectiever te werk gaan.
De noodzaak voor HR-afdelingen om agile organiseren en werken te omarmen is een gevolg van twee stromingen. Allereerst moeten organisaties met behulp van een agile aanpak de diensten voor management en medewerkers verbeteren. “Dat wordt van hen verwacht. Minder langlopende procedures, sneller waarde leveren, en betere inzichten in strategische onderwerpen als personeelsplanning en capaciteiten”, zegt Minke Buizer, een agile-expert werkzaam bij Organize Agile.
Als tweede reden, wijst ze erop dat de teams waarmee HR-afdelingen werken ook agile toepassen: “Zij verwachten daarmee ook van HR wendbaar te zijn en snel in te kunnen spelen op hun wensen, en dat deze beschikt over de benodigde agile-kennis om dat ook te kunnen doen.”
Volgens de expert is het omarmen van ‘Agile HR’ niet iets dat even zomaar en snel gedaan wordt. Het is een proces waarbij diverse elementen van belang zijn. Buizer wijst op zes stappen die HR-afdelingen op de juiste weg kunnen helpen bij het omarmen van een Agile HR-aanpak: 1) een agile mindset; 2) een gezamenlijk doel; 3) andere inrichting en aanpak van de HR-afdeling; 4) andere rollen en invulling; 5) iedere dag waarde toevoegen; en 6) het gebruik van Agile HR tools.
1) Agile mindset: Om te beginnen is binnen HR de juiste mindset nodig. Buizer: “Besteed hier als HR-team ruim de tijd aan om de (agile) mindset te begrijpen en vooral te vertalen naar het dagelijks werk. Hierbij kunnen (nieuwe agile) teamregels helpen.
2) Gezamenlijk doel: HR-afdelingen moeten een gezamenlijk en wendbaar HR-doel formuleren, en daaromheen de acties prioriteren die hieraan bijdragen en de metrics bepalen om dit succes transparant te maken. “Zorg dat Agile HR doelstellingen dusdanig worden opgesteld, zodat ze in lijn zijn met bredere HR-doelen en de businessstrategie”, adviseert Buizer.
3) Andere inrichting en aanpak HR-afdeling
De Organize Agile-expert legt uit hoe de verandering vraagt om een “andere inrichting van de HR-afdeling, sturing en werkaanpak.” Deze inrichting dient bij te dragen aan de wendbaarheid, transparantie en waardecreatie. Buizer: “Hier kunnen agile werkwijzen als scrum, kanban en agile portfolio management helpen.”
4) Andere rollen en invulling
De HR-aanpak van de toekomst vraagt volgens Buizer verder om andere rollen en de invulling daarvan. Buizer: “Een handige stap is om naar een generieke HR-functie te gaan, met daar omheen rollen. Deze rollen zijn tijdelijk van aard, een persoon kan meerdere rollen hebben die regelmatig geëvalueerd worden.
5) Elke dag waarde toevoegen
Alle professionals binnen de HR-afdeling dienen hun vizier te verschuiven van een ‘one size fits all’-aanpak, naar “elke dag waarde toevoegen”, zodat alle medewerkers zo goed mogelijk hun werk kunnen doen voor de uiteindelijke klant. “HR moet de ‘one-size-fits-all’-gedachte loslaten”, stelt ook Buizer: “Ieder team heeft zijn eigen behoeften en wat waarde heeft verschilt dus ook per team.” Dit betekent onder meer dat HR-afdelingen moeten “stoppen met het denken in middelen” (zoals trainingen, online leerportalen). Het ontwikkelen van die middelen is niet voldoende volgens Buizer: “Een middel maken voegt geen waarde toe. Het voegt wél waarde toe als je in gesprek gaat met je collega’s en hun knelpunten op korte termijn oplost.”
Ook moeten HR-afdelingen lange procedures schrappen in hun aanpak, of zoals Buizer het omschrijft: “Geen lange trajecten die in één keer over iedereen wordt uitgespuugd”. Haar advies luidt het “samen met collega’s werken in korte cycli”, waarbij telkens iets van waarde wordt toegevoegd. En mocht een oplossing niet blijken te werken, dan dient HR verder te gaan met doorontwikkelen: “Durf te experimenteren en te exploreren.”
6) Agile HR-tools
Tot slot is er veelal ook een agile aanpak nodig ten aanzien van het gebruikte HR-instrumentarium, legt Buizer uit, die in dat kader vaak gebruikmaakt van een transparante backlog, waar zij en haar collega’s instrumenten prioriteren die als eerste aangepakt dienen te worden: “Vaak zijn de eerste instrumenten die we aanpakken het functiehuis, onboarding en offboarding, beloning en performance management.”
Afsluitend, geeft Buizer een laatste tip: “Deze zes stappen vragen aandacht en tijd, zeker als je dit echt gezamenlijk met je collega’s aanpakt. Mijn advies is begin in kleine stapjes, test en leer van je fouten.”
