Vijf tips voor een meer agile financieel begrotingsproces

Het begrotingsproces is voor iedere organisatie een belangrijke stap binnen het bredere financiële proces. Bij veel (gemeentelijke) organisaties kan het tijdrovende proces echter wendbaarder worden ingericht. Bart Claassen van Organize Agile geeft enkele tips over hoe het begrotingsproces wendbaarder (en plezieriger) kan worden ingericht. 

Tip 1: Werk met een vast schrijfteam

De eerste tip is om te werken met een vast en multidisciplinair schrijfteam bij het opstellen van de begroting, dat werkt volgens het Scrum raamwerk. “Zo’n team bestaat uit een schrijver, een gespreksleider, een strateeg en een financial”, vertelt Claassen. “Gezamenlijk heeft dit team alles in huis om een goed eindproduct op te leveren.” 

In veel (gemeentelijke) organisaties, worden door verschillende beleidsmedewerkers afzonderlijk stukken aangeleverd, waarna de financiële afdeling daarmee aan de slag moet en weer van iedereen een akkoord moet krijgen. Een minder goede oplossing, vindt Claassen: “In de praktijk betekent dit eindeloos heen en weer mailen, punten en komma’s aanpassen en veel herstelwerkzaamheden.”

Door gebruik te maken van een vast schrijfteam is er ook één consistente schrijfstijl. Dit verhoogt “de leesbaarheid, eenduidigheid en congruentie in de hele begroting”.

Tip 2: Bereid de organisatie op de juiste manier voor

De organisatie moet bij het schrijven van een begroting goed worden voorbereid. “Wij vragen dat beleidsmedewerkers weten wat ze in de begroting willen opnemen, maar dat ze niet de hele tekst al op papier hebben uitgewerkt.” Dat is immers de taak van het schrijfteam, zo legt hij uit.

In de aanpak die Organize Agile bij klanten hanteert, leveren de beleidsmedewerkers hun gezamenlijke input per thema niet per email, maar in diverse interviews die met hen worden afgenomen. De beleidsmedewerkers worden er hierbij toe bewogen om onderling vooraf afstemming te vinden, zodat er op het moment van het schrijven van de begroting geen discussies meer plaatsvinden. Ook bestuurlijke afstemming vooraf is daarbij essentieel: “Wanneer we de begroting gaan schrijven en er zijn nog geen keuzes gemaakt, dan wordt het schrijven onmogelijk en een slopend proces.”

Deze aanpak vraagt om een goede procesvoorbereiding: “Het schrijfteam heeft de juiste faciliteiten nodig, agenda’s moeten geblokt worden en alle betrokkenen moeten worden meegenomen in het proces en de verandering. Direct contact (organiseer bijvoorbeeld een kick-off meeting in plaats van het sturen van een informatie-email) is in dat kader cruciaal.

Tip 3: Knip het werk op in behapbare stukken

Het kan raadzaam zijn de financiële begroting op te knippen in kleinere behapbare brokken. Zo voorkom je dat beleidsmedewerkers schrikken van de omvang van de klus. “Daarom schrijven we dus iedere dag een programma. Aan het eind van de dag leveren we dat programma op en is het ook klaar.” 

In de aanpak Organize Agile wordt gezorgd dat bij de opdrachtgevers het werk dusdanig wordt opgeknipt dat dit precies in een afzonderlijke ‘sprint’ past. Door de werkzaamheden in stukken op te knippen, ervaren het team en de betrokken stakeholders de werklast als aangenamer en krijgen de teams ook de kans om gezamenlijk stil te staan (“samen vieren”) bij een afgerond programma, legt Claassen uit. In andere gevallen zal het echter soms nodig zijn om bij een programma meer uitlooptijd in te bouwen, in het geval het meer tijd of uitzoekwerk vergt. 

Tip 4: Betrek alle stakeholders zo vroeg en zo vaak mogelijk

Ten vierde is het belangrijk om alle belangrijke stakeholders bij het proces te betrekken. Naast afstemming met de beleidsmedewerkers is vooral ook afstemming met het bestuur essentieel: “Het schrijfteam schrijft dan wel de begroting, het bestuur en de beleidsmedewerkers geven hun input en moeten ook hun goedkeuring geven.”

Organize Agile helpt momenteel gemeente Noordwijk bij het wendbaar opstellen van haar programmabegroting. Ron Prins, financieel adviseur binnen de gemeente en deel van het schrijfteam, vertelt over het proces: “We betrekken de stakeholders in de ochtend tijdens de sprintplanning wanneer we het werk voor die dag bepalen. Portefeuillehouders geven aan welke onderwerpen ze in dit programma terug willen zien. Beleidsmedewerkers, andere stakeholders en wij als schrijfteam zijn hierbij aanwezig, zodat iedereen hier vragen over kan stellen en alles duidelijk is.” 

Wanneer de opdracht duidelijk is, worden vervolgens (online of offline) interviews afgenomen en later op de middag is het programma vervolgens klaar voor review. Het wordt opgestuurd naar dezelfde stakeholders die er ook in de ochtend bij waren. De wethouders en vervolgens de beleidsmedewerkers geven hun feedback, en teksten worden direct aangepast zodat iedereen het eindresultaat kan zien en daarmee akkoord gaat.  

Tip 5: Word elke dag een beetje beter

Tot slot benadrukt Claassen dat een agile begrotingsproces een voortdurend leerproces is, waarbij continue aanpassingen gedaan moeten worden om erachter te komen wat goed werkt.  

Vandaar ook dat de belangrijkste lessons learned dagelijks aan bod komen tijdens de zogeheten retrospective sessies. “Hierin blikken we terug op het proces en bedenken we een aantal verbeterpunten zodat de volgende sprint (nog) beter wordt”, legt Claassen uit. “Iedere dag wordt de samenwerking binnen het team en ook de afstemming met stakeholders verbeterd. Frustraties worden besproken en indien mogelijk opgelost.”  

Prins raadt tot slot aan om de meest complexe programma’s tot het eind te bewaren: “Waar wij als schrijfteam aan het begin nog een beetje onwennig waren met de opdracht en werkwijze, liep dat bij het laatste programma als een trein. Plan daarom de complexere programma’s als laatste in, zo ben je als team beter in staat deze tot een goed einde te brengen.”