Voortbestaan Bureau ICT-Toetsing vooralsnog onduidelijk

Vooralsnog lijkt het Bureau ICT-Toetsing – de waakhond van grote ICT-projecten binnen de Rijksoverheid – komend jaar te worden opgeheven, omdat ministeries dan geacht worden hun ICT-zaken op orde te hebben. De aanhoudende problematiek zet beslist vragentekens bij die aanname.

De Nederlandse overheid en ICT zijn geen twee handen op één buik. Naast het grote aantal mislukte ICT-projecten, telde het Rijk in 2015 zo’n €1,7 miljoen neer om Windows XP binnen zijn organisatie in stand te houden, terwijl dit besturingssysteem uit 2001 sinds begin 2014 niet eens meer wordt ondersteund door aanbieder Microsoft. En dan blijkt ook nog – uit onafhankelijk onderzoek van Panteia uit 2018 – dat het Rijk zijn chronische tekort aan ICT-personeel onvoldoende erkent. Het lijkt er dus op dat een vooruitstrevend ICT-beleid al vele jaren niet de hoogste prioriteit heeft binnen de Rijksoverheid. 

Bureau ICT-Toetsing: een tijdelijke oplossing

Ondanks de vele ICT-misstappen, probeert het Rijk wel verbeteringen te realiseren. Zij het op bevel van de Tweede Kamer, die al in 2012 opdracht gaf een bureau op te zetten om grote ICT-projecten te monitoren. Drie jaar later (2015) was de oprichting van Bureau ICT-toetsing (BIT) een feit. Dit instituut toetst de slagingskansen van projecten die door het Rijk worden opgezet en waarbinnen ICT een belangrijke rol speelt, aldus een persvoorlichter van de Rijksoverheid: “Het BIT is een tijdelijk bureau. De bedoeling is dat het na vijf jaar wordt opgeheven omdat ministeries dan voldoende zijn uitgerust om zelf projecten uit te voeren.”

Het toetsingsbureau werkt met een kleine vaste kern van medewerkers en huurt bij bepaalde projecten tijdelijk externe expertise in. De werkzaamheden van het BIT worden gecontroleerd door een hiervoor aangestelde toezichtsraad. Deze toetst het ICT-monitorbureau ieder half jaar op de kwaliteit, effectiviteit en onafhankelijkheid van zijn activiteiten. De toezichtsraad van het BIT rapporteert vervolgens zijn bevindingen schriftelijk aan de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (deze rol wordt momenteel bekleed door Raymond Knops van het CDA). 

Bestaansnoodzaak

Sinds het BIT is aangesteld worden er steeds meer ICT-projecten van het Rijk vroegtijdig stopgezet. Zo trok minister Carlo Schouten (ChristenUnie) van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit in april 2019 op advies van het BIT de stekker uit de ontwikkeling van een nieuw ICT-systeem voor de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (NVWA). Een slordige €65 miljoen aan investeringen gingen hierdoor verloren. Dat bedrag had zelfs stukken hoger kunnen uitvallen. Het NVWA-project had namelijk een begroting van €95 miljoen en zou daarbovenop nog eens “tientallen miljoenen meer gaan kosten”, schrijft het BIT in een brief aan de Tweede Kamer. 

Afgelopen zomer trok de Rijksoverheid wederom vroegtijdig de stekker uit een ICT-project. Ditmaal ging het om ‘DigiInhuur’, dat ruim €6 miljoen heeft gekost en vijf jaar geleden startte onder leiding van het ministerie van Infrastructuur & Waterstaat (I&W), in samenwerking met Rijkswaterstaat en met het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK). Het project had als belangrijkste doel een rijksbreed systeem te ontwikkelen voor de inhuur van externe medewerkers. In 2017 werd de aanbesteding van DigiInhuur gewonnen door Deloitte, dat koos voor de software van Fieldglass uit de VS. Het Amerikaanse SAP-bedrijf werd ook benoemd tot onderaannemer van het project. 

Vorig jaar had de DigiInhuur-software klaar moeten zijn, wat echter niet het geval was. “Eind maart 2019 heb ik geconstateerd dat de leverancier het product nog niet had opgeleverd”, verklaarde verantwoordelijk minister Cora Van Nieuwenhuizen (I&W), die vervolgens (na nieuwe beloftes) tot tweemaal toe de afleveringsdatum uitstelde. Toen Deloitte afgelopen juni de software nog steeds niet had geleverd en feitelijk driemaal een afspraak niet was nagekomen, was bij Van Nieuwenhuizen de maat vol en koos zij “om tot ontbinding van de overeenkomst over te gaan”. Met die daad volgde zij feitelijk het eerdere advies van het BIT op. 

De besproken gebeurtenissen roepen zonder meer vragen op over de bestaansnoodzaak van BIT, dat volgens de planning “een tijdelijk bureau” is dat in 2020 wordt opgeheven omdat “ministeries dan voldoende zijn uitgerust om zelf projecten uit te voeren”. Bijna vijf jaar na de oprichting van het BIT is het zeker niet geruststellend dat verschillende ICT-projecten, waar meerdere ministeries verantwoordelijkheid voor dragen, nog altijd blijven mislukken. Dat is te zeggen: de bestaansnoodzaak van het Bureau ICT-toetsing lijkt voorlopig nog aantoonbaar.

“Het BIT is een tijdelijk bureau. De bedoeling is dat het na vijf jaar wordt opgeheven omdat ministeries dan voldoende zijn uitgerust om zelf projecten uit te voeren.”
_{– Rijksoverheid}

Bestaanserkenning

De bestaansnoodzaak van het toetsingsbureau wordt niet alleen bevestigd door de aanhoudende ICT-problematiek, maar ook erkend door onafhankelijk onderzoeksbureau AEF, dat – in opdracht van de toezichtraad van BIT – vaststelde dat het BIT zeer nuttig werk verricht. Zo kent het bureau een “hoge effectiviteit”, die samenhangt met “de kwaliteit van de adviezen”, die volgens de onderzoekers eveneens “hoog” is, wat onder meer komt door de “de beschikbare expertise, de onderzoeksmethoden die ingezet worden, de toetsinstrumenten die gehanteerd worden en de wijze van rapporteren”. 

Over het algemeen is AEF dus behoorlijk lovend over het functioneren van het BIT, wat ook naar voren komt in de aanbevelingssectie van het evaluatierapport, waar de onderzoekers zelfs opperen het monitorbureau in de toekomst meer verantwoordelijkheid en macht te geven. Zo moet worden onderzocht op welke manier het BIT “een grotere rol kan spelen bij het uitdragen van de geleerde lessen” en daarnaast beveelt AEF aan “om het BIT een recht van naschrift te geven op beleidsreacties bij BIT-toetsen. Het BIT kan dat recht gebruiken om aan te geven of departementen de goede maatregelen voorstellen om aanbevelingen van het BIT daadwerkelijk op te volgen.”

De positieve prestaties van het BIT komen volgens de onderzoekers voor een belangrijk deel op het conto Cokky Hilhorst, die destijds leidinggaf aan het ICT-monitorbureau: “Op basis van de evaluatie is het beeld dat ze deze verantwoordelijkheid met verve invult, zowel intern als extern. Intern hebben medewerkers veelvuldig contact met de bureauleiding. Bij toetsen stemmen ze intensief onderlinge af, zowel inhoudelijk als procesmatig.” Opmerkelijk genoeg stapte Hilhorst een aantal maanden geleden uit het niets op, wat volgens een persbericht “in goed overleg” zou zijn gebeurd. 

Veel onduidelijkheid met een sprankeltje hoop

Volgens de officiële kanalen van de Rijksoverheid is het BIT nog altijd een “tijdelijk bureau”. In een recent rapport van het ministerie van BZK, waarin de strategische plannen voor Rijksdiensten tot en met 2021 worden besproken, is bovendien te lezen dat de taken van de ICT-waakhond van het Rijk de komende jaren zullen worden overgedragen naar de Chief Information Officers (CIO’s) van de verschillende departementen. Wanneer dit zal gebeuren is nog niet bekend, aldus een woordvoerder van het ministerie van BZK, die eveneens benadrukt dat over deze kwestie nog geen definitief besluit is genomen. 

De woorden van de persvoorlichter krijgen een andere betekenis wanneer de vacaturebank van de Rijksoverheid wordt geraadpleegd. Zo is het Rijk sinds 12 augustus jl. op zoek naar een nieuw hoofd van het Bureau ICT-Toetsing, die de adviesfunctie van het BIT moet gaan versterken en zich daarnaast moet gaan buigen over het voortbestaan van het orgaan: “Blijft het BIT een klein en slagvaardig bureau dat alleen risicogebaseerd de allergrootste ICT-projecten toetst? Of willen we groeien, juist door méér te toetsen en deze toetsen periodiek te monitoren?” Hoewel de toekomst van BIT nog onduidelijk is, geeft de functiebeschrijving een sprankje hoop in deze bange dagen.