De visie en aanpak van First Consulting op HR Transformation

First Consulting begeleidt en realiseert organisatieveranderingen bij klanten. In de aanpak staan de mensen centraal – er wordt een aanpak gehanteerd waarbij individuen, teams en organisaties van een huidige situatie naar een beoogd nieuwe situatie worden begeleid.

Vraagstukken op het gebied van ‘HR Transformation’ die de consultants in de praktijk tegenkomen zijn onder meer: “Hoe neem ik vanaf de start van een verandertraject de ondernemingsraad op de juiste manier mee, zodat zij op een later moment niet verrast worden door voorgestelde veranderingen?” Of: “De adviesaanvraag is goedgekeurd, en dan? Welke stappen komen daarna en wie heeft daar welke taken en verantwoordelijkheden in?” Of: “Hoe kunnen we een gevoelig verandertraject zo transparant en zorgvuldig mogelijk voorbereiden?”

Het Business Change-team van First Consulting helpt klanten bij deze vraagstukken. De aanpak kent een aantal succesfactoren:

Investeer in een zorgvuldig en betrouwbaar traject vóór de adviesaanvraag

“We hebben het harkje al getekend” is een veelgehoorde uitspraak wanneer managers over organisatieverandering praten. Vol enthousiasme wordt bedacht welke nieuwe afdelingen en teams moeten worden ingericht, hoe ze gaan heten en wie welke tak van sport gaat leiden in de toekomstige organisatie. Het lijkt verloren tijd om goed in kaart te brengen hoe er nú gewerkt wordt én ervoor te zorgen dat medewerkers zich hierin herkennen.

Echter, een helder beeld van de huidige situatie is cruciaal als de beoogde verandering potentieel impact op functies heeft. Het gezegde “Grote stappen, snel thuis” tijdens de ontwerpfase leidt tot weerstand en problemen wanneer later in het traject onderbouwd moet worden waarom de ene functie wel blijft bestaan en de andere niet, of wanneer de ene medewerker moet solliciteren terwijl de ander direct geplaatst wordt.

Betrek de Ondernemingsraad vanaf de start

Leiders met grote veranderambities zijn vaak bezorgd dat de Ondernemingsraad dwarsligt bij het lezen van de plannen en de personele impact daarvan. En inderdaad, als een Ondernemingsraad zonder eerdere afstemming een adviesaanvraag ontvangt die veel onzekerheid voor medewerkers met zich meebrengt, wordt er absoluut kritisch op gereageerd. Zorg daarom dat het voortraject samen met de Ondernemingsraad wordt doorlopen: plan vanaf de eerste schetsen structurele afstemming in en wees óók transparant over inrichtingsvraagstukken waar nog over wordt nagedacht.

Door dit te doen begrijpt een Ondernemingsraad de context en inhoud van de uiteindelijke adviesaanvraag veel beter. Een praktische tip kan zijn om leden van de Ondernemingsraad uit te nodigen voor tussentijdse demo’s tijdens het ontwerptraject, bijvoorbeeld wanneer de eerste concepten voor de nieuwe functies worden gepresenteerd.

Ook als nog veel onduidelijk is: communiceer!

Organisatieveranderingen worden door medewerkers vaak ervaren als geheime plannen die achter gesloten deuren worden gesmeed en, wanneer ze definitief zijn, als voldongen feit aan de organisatie worden gepresenteerd. Hoewel een organisatieverandering niet altijd positief uitpakt voor alle medewerkers, is het van belang om vanaf het begin transparant en eerlijk te zijn. Medewerkers voelen aan dat er impact op hun baan zal zijn – wees hier open over. Intensieve communicatie is cruciaal om de organisatie mee te nemen in en voor te bereiden op de verandering.

Pas wél op met het communiceren van inhoudelijke keuzes die nog niet definitief zijn: informatie die gedeeld wordt, wordt als waarheid ontvangen. Wanneer de inhoud nog niet helemaal duidelijk is, wees daar dan eerlijk over en geef aan hoe het proces verloopt. Op deze manier weten medewerkers in ieder geval wat wel al duidelijk is en op welk moment ze meer duidelijkheid over de impact op hun werk krijgen.

The devil is in the details: vergeet de praktische zaken niet

Is de adviesaanvraag eenmaal goedgekeurd en gecommuniceerd, dan is het zeker geen tijd om achterover te leunen. In samenwerking met HR wordt het proces van plaatsing, werving en selectie opgestart en uitgevoerd. Vaak levert HR daarbij inhoudelijke expertise, maar wordt óók van de business een leidende rol verwacht in dit proces. Begin op tijd aan het in kaart brengen van de praktische zaken die geregeld moeten zijn vóórdat medewerkers in hun nieuwe functie of afdeling starten. Gaat het huisvestingsplan veranderen, en zo ja, wat betekent dat? Zijn de HR-systemen op tijd aangepast, en is er nagedacht over een eventuele nieuwe kostenplaatsenstructuur?

Vergeet ook zaken zoals het aanpassen van intranetpagina’s en samenwerkplekken zoals SharePoint niet. Het staat slordig wanneer de nieuwe afdeling of organisatie ‘live’ gaat en dit niet in de communicatiemiddelen terugkomt. Tot slot loont het om goed na te denken over de manier waarop taken, kennis en documentatie worden overgedragen en geborgd. Reserveer voldoende tijd om overdrachtsplannen te maken. Dit helpt (nieuwe) medewerkers bij het maken van die cruciale vliegende start in hun nieuwe functie.