First Consulting helpt netbeheerder met herinrichting van intakeproces

05 juli 2019 Consultancy.nl

First Consulting heeft recentelijk een netbeheerder geholpen bij het ontwikkelen en implementeren van een gespecialiseerd team dat alle binnenkomende projectaanvragen (intakes) afhandelt.

Door de aantrekkende economie worden netbeheerders zoals TenneT, Gasunie, Alliander, Enexis en Stedin geconfronteerd met een stijging van aanvragen om nieuwe aansluitingen te realiseren. Ook worden deze aanvragen steeds complexer en groeit het belang om te verduurzamen en energienetten in te zetten voor de energietransitie. Daarnaast kampen netbeheerders met tekorten aan technisch personeel en lange opleidingstermijnen, waardoor het groeiende werkpakket niet altijd tijdig gerealiseerd kan worden.

Om deze uitdagingen te overwinnen, dienen netbeheerders voldoende inzicht te creëren in het binnenkomende werkpakket. Door een vergroot inzicht in het werkpakket kunnen netbeheerders namelijk projecten beter plannen, combineren of uitbesteden en duidelijkere klantafspraken maken. De realisatieteams die nu alle projectaanvragen afhandelen blijken dit inzicht en deze sturing op werkpakket en planning onvoldoende te kunnen bieden. Om die reden is First Consulting door de klant gevraagd het intakeproces opnieuw te ontwerpen, waar deze sturing wel in geborgd kan worden.

Doelstelling en aanpak

Het project had de volgende doelstellingen:

  • Specialisatie en het centreren van (technische) kennis is noodzakelijk om de hoeveelheid en steeds complexere aanvragen af te handelen;
  • Door focus aan te brengen gaat de productiviteit van medewerkers omhoog, waardoor bestaande capaciteit efficiënter ingezet kan worden;
  • Vanuit een gespecialiseerd team wordt meer inzicht geboden in het binnenkomende werkpakket en de bijbehorende samenstelling van het werk;
  • De netbeheerder moet vanaf de intake projecten kunnen routeren naar aannemers om uit te besteden, zonder dat daar eerst kostbare voorbereidingstijd van projectmanagers en engineers in wordt geïnvesteerd;
  • De uitgifte van projecten naar de aannemer of realisatieteams van de netbeheerder gebeurt op basis van de opgestelde planning, zodat werk pas wordt verdeeld wanneer daar voldoende capaciteit voor beschikbaar is en tijdig kan worden voorbereid en uitgevoerd.

Herinrichting van het intakeproces

Om deze doelstellingen te realiseren, heeft First Consulting de onderstaande aanpak gehanteerd:

Stap 1: Ontwikkelen proces

Om inzicht te krijgen in de huidige situatie, zijn verschillende werksessies georganiseerd waarbij ervaren medewerkers inzicht hebben gegeven in het proces. Hierdoor ontstond een goed beeld van de knelpunten in de huidige werkwijze en kon op basis daarvan het gewenste proces voor projectaanvragen worden opgesteld. Rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd, randvoorwaarden zijn gedefinieerd en er is gekeken welke systemen nodig zijn om een goede projectintake te kunnen doen.

Stap 2: Voorbereiden processen, systemen en organisatie

Op basis van het ontwikkelde proces is per regio met betrokken ambassadeur projectmanagers en teamleiders een implementatieplan opgesteld. Hierbij is rekening gehouden met de beschikbare capaciteit van de mensen die het intaketeam konden bezetten en de veranderagenda in de betreffende regio. Ook is een communicatieplan opgesteld om alle betrokken medewerkers mee te nemen in de verandering en is een dashboard opgesteld om inzicht te bieden in de werkdruk, hoeveelheid, voortgang en het type aanvragen die het intaketeam ontvangt.

Stap 3: Implementatie

Onder coördinatie van het projectteam zijn de eerste regio’s gaan werken met het nieuwe intaketeam op basis van het opgestelde implementatie- en communicatieplan. Doordat tijdens stap 1 en 2 ook ambassadeurs uit de regio’s betrokken zijn geweest bij de ontwikkeling van het proces en het intaketeam, verliep de overgang van openstaande en nieuwe projectaanvragen naar het nieuwe intaketeam soepel. Klanten hebben geen hinder ondervonden van de nieuwe werkwijze en tussen het intaketeam en de realisatieteams waren de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk.

Stap 4: Borging en continue verbetering

Ten slotte heeft First Consulting de netbeheerder geholpen met de borging en sturing op het nieuwe intakeproces. Er is een teamleider aangesteld die verantwoordelijk is voor de sturing van het team en de kwaliteit van offertes en klantcommunicatie die wordt uitgedragen. Ook worden maandelijkse verbeter- en evaluatiesessies gehouden met zowel het intaketeam als de realisatieteams en stakeholders die met het intakeproces te maken krijgen. Op basis hiervan worden verdere proces-, systeem en organisatiewijzigingen doorgevoerd die bijdragen aan een beter inzicht in werk en verbeterde klantcommunicatie en -afspraken.

Bekijk de pagina First Consulting | Projecten om meer te weten te komen over de projecten die het adviesbureau uitvoert.


Meer nieuws over

×
×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Connective Payments Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group Oliver Wyman OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Trevian Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group Zanders Zestgroup