Interimmer Adjai Soodoo over zijn rol als subsidiecoördinator bij DUS-I
Sinds afgelopen september is Adjai Soodoo via OrangeX gestart bij DUS-I (Dienst Uitvoering Subsidies aan instellingen) als projectleider uitvoering subsidies (senior subsidiecoördinator) op de Q-koorts regeling.
Maar hoe gaat dat nou als je als interim Subsidieadviseur ergens binnenkomt? Matchen de theorie van de opdrachtomschrijving ook altijd met de praktijk? Hoe reageert een team op een interim-er en hoe ziet zo’n werkplek er nou uit? Suzanne Meijerink en Koen Biemans van OrangeX reisden af naar Den Haag om persoonlijk bij DUS-I een kijkje in de keuken te nemen en hun collega te interviewen over zijn nieuwe uitdaging.
“Onze dag begint al direct op de verkeerde plek. We melden ons bij het ministerie van VWS waar DUS-I onderdeel van is, maar worden verwezen naar de buren van het ministerie van Financiën. De verdieping waar DUS-I gehuisvest is zit zo vol dat voor Adjai en zijn team een plek is gezocht in een nabijgelegen gebouw. Les één voor een interim professional wordt mij meteen duidelijk: wees flexibel”, vertelt Suzanne. “Bij het ministerie van Financiën, waar Adjai de aankomende maanden zijn werkplek heeft kijk ik mijn ogen uit. Het is een prachtige gebouw. Een professionele omgeving met veel groen en daglicht. Hartelijk komt Adjai ons tegemoet en begint onder het genot van een kop koffie enthousiast te vertellen over zijn opdracht en de uitdaging ervan.”
Subsidiecoördinator
Als projectleider uitvoering subsidies is Adjai er verantwoordelijk voor dat de Q-koortsregeling op een goede manier uitgevoerd wordt (rechtmatig, dienstverlenend, transparant, efficiënt en effectief). Samen met zijn team van 9 fte is Adjai hier elke dag mee bezig, waarbij het van groot belang is dat alles op tijd afgehandeld wordt. Hij heeft de dagelijkse leiding over het team en stemt continu met de managers binnen DUS-I en de opdrachtgevers van het ministerie van VWS af over hoe de regeling loopt en welke knelpunten en afbreukrisico’s hij ziet.
De Q-koortsregeling is voor DUS-I een van de uitzonderlijke regelingen. Waar DUS-I normaal namens de ministeries van VWS en OCW subsidies verstrekt aan instellingen, is de Q-koorts tegemoetkoming een compensatie aan individuele Q-koorts patiënten of of nabestaande(n). Mits ze dat volgens de regels aan kunnen tonen, bijvoorbeeld via hun arts. Het wordt dus direct aan burgers uitgekeerd. En daar zit een hele andere dynamiek onder dan bij instellingen. Ook ligt de regeling politiek gevoelig omdat de overheid veel kritiek heeft gekregen op haar handelen rondom de Q-koorts problematiek in Nederland. Koen: “Daar hebben we een andere belangrijke les: ben je bewust van de context waarin de opdracht uitgevoerd wordt.” Om deze uitzonderlijke regeling in goede banen te leiden was DUS-I begin september op zoek naar een ‘politiek sensitief, proactief en verbindend persoon’. Suzanne: “Gelukkig heeft Adjai veel ervaring binnen politiek bestuurlijke organisaties en zit het leggen van verbindingen in het DNA van Adjai.” 
Suzanne stelde Adjai de vraag hoe hij de opdracht aangepakt heeft en welke kwaliteiten hij van zichzelf heeft ingezet om zich deze opdracht succesvol eigen te maken. Adjai: “Bij aanvang van mijn opdracht ben ik direct begonnen met het leggen van interne contacten. Het is erg belangrijk om goed te weten wie je waar voor nodig hebt in een organisatie. De wegen binnen de rijksoverheid zijn mij niet onbekend, maar je hebt met andere collega’s te maken. Om snel stappen te kunnen maken, heb je elkaar nodig. Daarna ben ik de werkprocessen gaan beschrijven en dan kom je er snel achter dat veel nog niet ingeregeld was”.
De eerste drie weken werkte Adjai in plaats van de afgesproken 36 uur zeker 45 uur per week. “Er moesten nog een aantal zaken geregeld worden terwijl de regeling op 1 oktober van start ging." Koen en Suzanne: “Luisterend naar Adjai leren we weer belangrijke les voor een succesvolle interim opdracht: wacht niet af maar pak je verantwoordelijkheid en zoek actief de samenwerking.”
Lean methodiek
Inmiddels loopt de regeling en werkt Adjai vanuit een heldere LEAN-methodiek met zijn team aan de opgave. Omdat zijn team van negen personen voor het merendeel bestaat uit jonge medewerkers besteedt hij veel tijd aan het samenwerken en intervisie. In het begin van de opdracht startte hij consequent met een dagstart van 15 minuten, werd er gekeken naar de workflow en werden de taken verdeeld. Na enkele weken besloot Adjai, samen met zijn team, de dagstart te veranderen in een dagafsluiting. Hier bespreekt het team de zaken waar ze gedurende de dag tegenaan zijn gelopen en worden deze met elkaar besproken. Daar waar het puur de uitvoering betreft worden er tijdens de dagafsluiting knopen doorgehakt. Meer beleidsmatige knelpunten worden bij de verantwoordelijke beleidsmedewerkers neergelegd.
“Dat werkt erg goed”, aldus Adjai: “we doen dat op een opbouwende en prettige manier, waardoor iedereen zich veilig voelt om punten aan te kaarten en met oplossingen te komen."
Hoewel het niet primair bij zijn opdracht hoorde, voelt Adjai de verantwoordelijkheid om voortgangsgesprekken met zijn team te voeren, waarin hij de passie en het enthousiasme van de medewerkers bespreekt, maar ook de ontwikkelpunten en de toekomst. “Ik vind dat gewoon belangrijk”, laat Adjai weten: “Ik wil dat mijn mensen na deze opdracht terugkijken op een periode waarin ze fijn gewerkt hebben en iets geleerd hebben dat groter is dan de uitvoering van de Q-koortsregeling, iets dat ze voor de rest van hun leven kunnen meenemen."
Tot slot neemt Adjai Suzanne en Koen mee naar zijn afdeling, waar ze kennismaken met “de veelal jonge, talentvolle medewerkers en de genoemde muur met Post-Its.”
Koen vult aan: “We zien met eigen ogen dat Adjai’s manier van werken werkt. De opdrachtgever is positief over de uitvoering van de regeling; het ministerie is tevreden over de pro actieve manier waarop Adjai rapporteert en hen betrekt bij de voortgang. Verder straalt het team werkplezier en ambitie uit." Op de vraag wat hem zo aantrekt om als interim professional werkzaam te zijn antwoordt Adjai dat hij als externe zijn ambitie beter kwijt kan: “Je weet dat je ergens komt en dat men verwacht dat je iets neer zult zetten”. Hij voegt toe: “Mijn uitdaging in deze opdracht zit in het goed neerzetten van het team en geruisloos uitvoeren van de regeling. En als het staat kan ik weer door”. Suzanne besluit: “Adjai weet dat als hij dat voor elkaar krijgt, de waardering van zijn opdrachtgevers en zijn mensen groot zal zijn. Impact maken door de juiste dingen te doen. En dat is niet onopgemerkt gebleven.”
