Koen Rapstok over het succes van de BOSA-regeling bij DUS-I

31 maart 2021 Consultancy.nl 5 min. leestijd
Profiel
Meer nieuws over

Koen Rapstok is namens OrangeX uitvoeringscoördinator bij de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen. Deze instelling (DUS-I) voert regelingen uit voor de ministeries van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) en Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Eén van die regelingen is de BOSA. Zeven vragen aan Rapstok over de regeling en het succes daarvan.

Wat is BOSA precies?

Via de subsidieregeling ‘stimulering bouw en onderhoud sportaccommodaties’ (BOSA) kunnen amateursportorganisaties subsidie aanvragen voor de bouw- en onderhoudskosten van sportaccommodaties en voor de aanschaf van sportmaterialen. De aanvragers kunnen zowel vooraf voor hun begrote investeringen als achteraf voor reeds gemaakte kosten bij ons subsidie aanvragen.

Deze subsidie bedraagt voor algemene kosten 20% en voor specifieke maatregelen 30%. Specifieke maatregelen zijn activiteiten op het gebied van duurzame energie, toegankelijkheid, circulariteit, klimaatadaptie en veiligheidsbeleving.

Koen Rapstok over het succes van de BOSA regeling bij DUS-I

Hoe verloopt het subsidieproces bij BOSA?

Wij verdelen wekelijks de binnengekomen aanvragen binnen het team van acht behandelaars en beoordelen deze allereerst op volledigheid. Daarna volgt de inhoudelijke beoordeling waarbij de behandelaar beoordeelt of de ingediende kosten subsidiabel zijn volgens de regeling en binnen de daartoe gestelde projectperiodes vallen. De specifieke maatregelen – met de benodigde technische specificaties – worden door onze collega’s van RVO beoordeeld.

Na de inhoudelijke beoordeling wordt voordat uiteindelijke verlening of vaststelling plaatsvindt elk dossier door de Interne Controle gecontroleerd alvorens deze door het MT wordt getekend en afgehandeld.

Binnen een jaar hebben jij en je team de gemiddelde behandeltijd van 130 dagen teruggebracht naar 46 dagen, een enorme prestatie. Hoe heb je dat aangepakt?

Toen ik startte met deze klus in juni 2019 werd ik geconfronteerd met een vrij complex behandelsysteem dat snel moest worden ontworpen begin 2019 om een vliegende start met de regeling te kunnen maken. Echter het systeem was nog niet afgebouwd. Vitale onderdelen van het behandelproces moesten nog worden ontworpen met als gevolg een achterstand in de behandeling van rond de 750 dossiers. Daarbij was de behandeling procesmatig naar mijn mening te versnipperd.

In het najaar van 2019 ben ik met een klein ontwikkelteam gestart om zowel het aanvraag- en behandelportaal van 2020 als de nog ontbrekende schakels voor 2019 te bouwen. Met daarbij een verbeterslag op eenduidige teksten, communicatie en een klantvriendelijk aanvraagportaal om het proces beter en sneller te laten verlopen. 

Verder hebben we gekozen voor een klein, hoogwaardig team van financiële professionals. Met als vertrekpunten dossierverantwoordelijkheid van A tot Z en een verbeterde werkinstructie. Onderdeel van deze werkinstructie was het strakker trekken van de regeling en daarbij horende Q en A’s waarbij ik nadrukkelijk de afstemming met beleid (sport) en juridische zaken heb gezocht. 

De combinatie van een sterk team, goede systemen en afstemming tussen afdelingen heeft het proces niet alleen kwalitatief verbeterd maar ook versneld. 

Wat zijn de succesfactoren in zo’n proces?

  • Taakverantwoordelijkheid van A tot Z
  • Een kwalitatief hoogwaardig team van professionals
  • Werkbare systemen en werkinstructies
  • Afstemming in de organisatie, verbinding, focus op gedeeld resultaat
  • Afspraak is afspraak 

Tegen welke uitdagingen liep je aan?

De grootste uitdaging was voor mij dat alle processen die ik verbeteren wilde tegelijk plaatsvonden. Het blijft dus een kwestie van goed afstemmen, vertrouwen op de kwaliteit van de medewerkers en sterke regie houden op de processen. Dat vraagt soms om geduld dat ik van nature wat minder heb meegekregen. Daarbij botst mijn karakter soms met de cultuur binnen de overheid. Maar als je de lijnen kort houdt, de verbinding met collega’s zoekt en samenwerkt voor een gedeeld succes dan kom je een heel eind.

Heeft corona impact op jullie werkzaamheden?

Corona heeft ons team in eerste instantie geholpen zo lijkt het. Het is misschien niet ideaal om je leven deels te slijten in de vele Webex-meetings maar ze zijn wel makkelijk in te plannen en heel effectief voor de vele overleggen in kleine teams. En aangezien wij nog veel moesten ontwikkelen kwam dat het proces ten goede. Daar komt bij dat behandelaars heel gefocust dossiers kunnen behandelen en weinig afgeleid worden. 

Nu de coronacrisis wat langer duurt merk ik dat de behoefte om elkaar weer echt te zien toeneemt en dat het voor iedereen moeilijker wordt om voortdurend in de digitale werkelijkheid te leven en de dynamiek van een normale dag te missen.   

Wat brengt deze functie jou persoonlijk?

Veel. Ik vind de aansturing van het team en de regie op processen erg leuk. Ik krijg daar veel energie van. Bovendien ben ik sterk resultaatgedreven en kan ik ervan genieten dat de combinatie tussen kwaliteit van mensen en processen tot goede resultaten leidt. 

Ik vind het fantastisch dat we er ook tempo in hebben kunnen brengen en dat de aanvragers ons een dikke voldoende hebben gegeven voor onze behandeling van de BOSA. Daarbij hebben we een hecht team met veel plezier en indien dat nodig is de nodige relativering.