Hoe een VOGSY-oplossing consultants van Kirkman Company helpt
De consultants van Kirkman Company maken sinds enige tijd gebruik van PSA-platform VOGSY. Dankzij de innovatieve software is het groeiende bureau erin geslaagd om de kloof te overbruggen tussen de behoeften van klanten en het vermogen om verantwoordelijkheden te decentraliseren naar de eigen medewerkers.
Het in 2017 op Google’s G Suite Marketplace toegelaten VOGSY is een ‘Professional Services Automation’ (PSA)-platform dat de interne bedrijfsvoering van consultancygroepen ondersteunt. Gebruikmakend van Google-technologie, transformeert de software de manier waarop consultants werken terwijl ze onderweg zijn. VOGSY is geschikt voor alle afdelingen die van doen hebben met de verkoop en levering van professionele diensten en het innen van vergoedingen.
Op Google’s continu evoluerende G Suite – die onderdelen bevat als Gmail, Google Docs en Google Calender – is VOGSY naar voren gekomen als een van de meest toonaangevende PSA-platforms. Als gevolg hiervan is het platform tegenwoordig de leidende PSA-oplossingen voor G Suite. Steeds meer leidinggevenden van zowel project- als dienstgedreven organisaties – die op zoek zijn naar flexibiliteit en beveiliging tegen een aantrekkelijke kostprijs – overwegen om over te stappen op het platform.
Dat was in eerste instantie ook waarom Kirkman Company koos om VOGSY te gaan gebruiken. Met meer dan 65 consultants voert het managementconsultancybureau ongeveer 100 projecten per jaar uit voor grote bedrijven. Sinds de oprichting in 2000 door drie studievrienden is het bureau snel gegroeid. Terwijl Kirkman Company dit sterke momentum wilde vasthouden, wilde het bedrijf tegelijkertijd meer verantwoordelijkheid geven aan het personeel en hen voorzien van de informatie die ze nodig hebben om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Met deze strategie om groei te realiseren op basis van gedecentraliseerd talent onderscheidt het kantoor zich van veel traditionele adviesbureaus, zoals bijvoorbeeld de Big Four, zegt medeoprichter en Managing Partner Ivar Davids.
Terugdenkend op de systeemwisseling, herinnert Davids zich dat hij op zoek was naar een enkelvoudig systeem om alle bewegende delen te kunnen volgen, dat daarnaast wel over de flexibiliteit moest beschikken waarmee de consultants van het kantoor veel beslissingen zelfstandig kunnen nemen. Deze wens moest worden afgewogen tegen de behoefte van de backofficemedewerkers om richtlijnen en enkele basiscontroles te hebben om de bedrijfsintegriteit en continuïteit te kunnen waarborgen.
“We moeten ons team de ruimte geven om te manoeuvreren, om in een veranderende omgeving op het pad naar de gewenste resultaten te blijven”, vertelt Davids. “Tegelijkertijd moeten we er zeker van zijn dat de doelstellingen van onze klanten worden gewaarborgd en dat aan onze eigen governance-normen wordt voldaan. Het is vergelijkbaar met onze bedrijfsfilosofie. Onze mensen hebben toegang nodig tot alle relevante informatie zodat ze goede en geïnformeerde beslissingen kunnen nemen, maar niet iedereen moet de mogelijkheid hebben om de gegevens te aan te passen, zodat we de integriteit van onze onderneming kunnen behouden.”
Installatie
Naarmate Kirkman bleef groeien, ontstond er een cruciale behoefte aan een enkele, geïntegreerde tool voor samenwerking tussen het groeiende personeelsbestand, legt Davids uit: “VOGSY is gebouwd aan de hand van de intuïtieve en sociale Google-gebruikersinterfacestij
Volgens Mark van Leeuwen, CEO van VOGSY, is de app ontworpen precies met bedrijven als Kirkman Company in gedachten: “VOGSY is uniek omdat het is ontworpen voor de nieuwe generatie professionele dienstverleners die overwegend mobiel zijn, en realtime informatie en samenwerking nodig hebben om zo beslissingen te kunnen nemen voor hun klanten terwijl ze het back-end onderdeel van het bedrijf transformeren.”
Van Leeuwen voegt daaraan toe dat VOGSY, in tegenstelling tot bestaande producten, werd gebouwd op basis van het idee dat professionals centraal moeten staan binnen technologie. Hierdoor kan VOGSY dienen als digitaal platform voor álle dienstverlenende professionals, en biedt het direct inzicht en toegang tot alle gegevens en documentatie. Dit vergemakkelijkt de gedecentraliseerde besluitvorming die, in het huidige tijdperk van agile, vereist is om de gewenste resultaten te bewerkstelligen, zowel voor klanten als voor adviesbureaus.”
“VOGSY zorgt voor maximaal zelfbewustzijn, kortere doorlooptijden en, belangrijker nog, stimuleert het behalen van succesvolle resultaten voor onze klanten.”
– Ivar Davids, Managing Partner bij Kirkman Company
Terwijl het installeren van een nieuw PSA-systeem de reputatie heeft een hels karwei te zijn, wist Kirkman Company in slechts vier stappen VOGSY binnen de organisatie te integreren. Ten eerste heeft het bedrijf in één à twee dagen snelle business maps geïnstalleerd om de belangrijkste uitkomstenstromen voor projecten, tijdsinvoer en uitgaven te ondersteunen. Daarna kostte het nog een dag om VOGSY te vullen met klant- en werknemersdata, waarna er nog eens twee dagen aan ‘finance mapping’ werd gewerkt om ervoor te zorgen dat alle kosten en opbrengsten nauwkeurig werden toegewezen. Ten slotte moest Kirkman Company het nieuwe systeem presenteren aan zijn werknemers en hen informeren over het gebruik: “Gelukkig was, dankzij de op social-media-geïnspireerde gebruikersinterface, een één uur durende sessie hiervoor meer dan voldoende”, legt Davids uit: “VOGSY is als een tweede natuur voor Google-gebruikers.”
Resultaten
Volgens Davids zijn de resultaten tot nu toe zeer indrukwekkend. Hij legt uit dat Kirkman Company VOGSY nu gebruikt als een realtime allround business tool om het bedrijf te runnen en iedereen direct toegang te geven tot bedrijfsinzichten. Dit betekent dat, naast dat de software helpt bij het runnen van de projecten van het bedrijf en het beheren van de resources, alle werknemers – “niet alleen het management” – ook meer en eenvoudiger zicht hebben op het engagement-portfolio. Het UX-ontwerp in de nieuwsfeedstijl zorgt dat iedereen alle relevante informatie kan zien op één plek, waardoor het niet langer nodig is om op een maandelijkse interne rapportage te wachten. Daarmee wordt de administratie van het bedrijf ontlast, terwijl medewerkers over accurate gegevens en bedrijfsinformatie beschikken.
“Uiteindelijk”, zegt Davids, “krijgen ze er veel voor terug – als belangrijkste de mogelijkheid om op dagelijkse basis beslissingen te nemen in plaats van te moeten wachten totdat de backoffice hen voorziet van de juiste gegevens. Wanneer ze de juiste tools en ondersteuning krijgen, zijn mensen absoluut bereid verantwoording af te leggen, we zien dat dit heel goed werkt.”
Met VOGSY geïnstalleerd, vertrouwt Kirkman Company erop dat het zijn groeidoelstellingen kan realiseren, terwijl het ook zijn B Corp-focus en commitment op een hoog niveau houdt op het gebied van sociale en ecologische impact, verantwoordelijkheid en transparantie. Volgens Davids is de samenwerking tussen de twee bedrijven succesvol omdat de VOGSY-oplossing zowel voldoet aan de behoeften als aan de filosofie van het adviesbureau: “Bij Kirkman Company is er nu een maximaal zelfbewustzijn, geen rapportage of wachten op rapporten, kortere doorlooptijden, en meer eigenaarschap binnen de belangrijkste taak die we hier allemaal vervullen en die zorgt voor succesvolle resultaten voor onze klanten.”
