Rijkswaterstaat, RDW en Belastingdienst beste ICT-opdrachtgevers
Wanneer het aankomt op goed opdrachtgeverschap op het gebied van ICT-inhuur en inkoop binnen de overheid, dan zijn het Rijkswaterstaat, de Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW) en de Belastingdienst die met kop en schouders boven de rest uitsteken.
Medio oktober reikten initiatiefnemers PBLQ, iBestuur, Nederland ICT en een speciale adviesraad* de zogeheten ‘iBestuur Prijs’ uit. De award heeft als doelstelling te achterhalen welke overheidsorganisaties uitblinken op het gebied van goed opdrachtgeverschap. Er werd gekozen voor het element ‘goed opdrachtgeverschap’ aangezien uit gezamenlijk onderzoek van de initiatiefnemers blijkt dat dat dit een significante factor is die IT projecten binnen de publieke sector beter kan maken.
“We horen de laatste jaren veel slecht nieuws over IT-projecten bij de overheid. Dat doet geen recht aan al die projecten die wel goed gaan. Door in de spotlights te zetten wat wel goed gaat, kunnen we van elkaar leren”, aldus Jeannine Peek, voorzitter van Nederland ICT.
In gesprekken van drie uur werd op directieniveau met de dertig grootste IT-leveranciers binnen de overheid overlegd wat een overheidspartij tot een goede opdrachtgever maakt. Leveranciers kozen zelf welke opdrachtgevers ze wilden beoordelen. Uit de analyse kwam een lijst van 21 succesfactoren binnen 4 dimensies naar voren, die bepalend zijn voor goed opdrachtgeverschap binnen de overheid. Door de 24 onderzochte overheidsinstellingen tegen deze meetlat te leggen, konden de onderzoekers achterhalen welke rijksdiensten significant beter presteerden dan overige overheidsinstanties. In lijn met het raamwerk zijn uiteindelijk ‘iBestuur prijzen’ uitgereikt binnen vier categorieën:
Samenwerking: Rijkswaterstaat
De prijs voor de beste opdrachtgever in de categorie communicatie, samenwerking en organisatie ging naar Rijkswaterstaat. Deze organisatie is volgens de onderzoekers “zeer ervaren als het gaat om grootschalige (bouw)trajecten en de daar opgedane vaardigheden en kennis worden ook gebruikt bij het aansturen van ICT-projecten”. Verder is Rijkswaterstaat “goed op de hoogte van wat de markt te bieden heeft, onder meer doordat men leveranciersdagen organiseert waarop men in gesprek gaat met leveranciers over marktontwikkelingen en de uitdagingen van Rijkswaterstaat.” Verder is de betrokkenheid binnen de organisatie bij grote IT-projecten goed georganiseerd volgens de onderzoekers. “De top is zich bewust van het belang van IT en het interne opdrachtgeverschap is goed belegd, zodat op cruciale momenten beslissingen worden genomen door mensen met doorzettingsmacht. Er is gedurende het gehele project open communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.”
Opdrachtverstrekking: Rijksdienst voor het Wegverkeer
Voor goede opdrachtverstrekking is een aantal factoren cruciaal, waaronder rolbewustzijn en het op het juiste niveau beleggen van het opdrachtgeverschap, met doorzettingsmacht. In de praktijk is dit echter niet altijd even goed geregeld. Winnaar de Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW) is hier volgens Steven Luitjens, directeur Informatiesamenleving en Overheid bij het ministerie van BZK, een positieve uitzondering op.
De RDW is “goed op de hoogte van wat de markt te bieden heeft en kan daarom haar opdrachten helder formuleren”, stellen de onderzoekers van PBLQ, die toevoegen: “Er is veelvuldig contact met de markt, in een mix van formeel en informeel contact, en de RDW weet wanneer het wat aan de markt kan vragen. Daarnaast is er een duidelijke interne overlegstructuur: het opdrachtgeverschap is op het juiste niveau belegd en de opdrachtgever is betrokken en geïnformeerd over de voortgang van projecten.” Best practices die PBLQ onder meer noemt, zijn: “dat inkopers en juristen in een vroeg stadium bij opdrachtverstrekking worden betrokken, dat het CIO-cluster van de RDW zeer betrokken is bij het bepalen van de behoefte van de organisatie en dat men innovatieve manieren van aanbesteding niet schuwt.”
“Betrokkenheid is denk ik kenmerkend voor de RDW. We zitten bovenop de projecten die we doen en er is veel formeel en informeel contact om samen met de opdrachtnemer het beste resultaat te behalen”, aldus Gert Jan Theuwissen, divisiemanager van het ICT-bedrijf van RDW.
Expertise: Belastingdienst
Als het gaat om capaciteit en deskundigheid van de opdrachtgever, dan springt de Belastingdienst er positief uit in de ogen van de grootste IT-leveranciers. Jeannine Peek, voorzitter van Nederland ICT, noemt voldoende capaciteit, inhoudelijke kennis en het tijdig kunnen “wegmanagen van hobbels” cruciaal voor goed opdrachtgeverschap.
Volgens de onderzoekers lukt het de Belastingdienst om jong talent aan te trekken, zodat de kennis en capaciteit van de organisatie groot is. Als best practice noemen de onderzoekers “de kundigheid in projectmanagement”. Ook gaat de Belastingdienst de dialoog aan met opdrachtnemers. “Als zaken niet gaan zoals gewenst, dan wordt contact opgenomen met de opdrachtnemer en wordt een open dialoog gevoerd. Zo komen ze er altijd uit, zonder dat het contact verhardt, omdat er oog is voor elkaars standpunt. Er is een goede overlegstructuur, met korte lijnen. Het contractmanagement is goed geregeld”, aldus de onderzoekers.
Kwaliteit: Rijkswaterstaat
Een belangrijk principe van kwaliteitsmanagement is dat het risicomanagement op orde is en dat de opdrachtgever regelmatig audits en (Gateway-)reviews laat doen, stellen de onderzoekers van PBLQ. Ze concluderen dat dit over de hele linie te weinig gebeurt bij IT-projecten binnen het Rijk. Er zijn tal van instrumenten voor kwaliteitsmanagement, maar die worden zelden of slecht gebruikt.
Volgens de onderzoekers maakt Rijkswaterstaat, ook in de categorie ‘kwaliteit’ de winnaar, duidelijke afspraken over de kwaliteit van dienstverlening met haar opdrachtnemers, waarover maandelijks wordt gerapporteerd, en hanteert het heldere prestatie-indicatoren. Ook houdt het samen met opdrachtnemers risico’s in de gaten, in een gezamenlijk risicolog. “Het signaleren van en acteren op risico’s is stevig verankerd in de organisatie, zowel op operationeel als tactisch en strategisch niveau”, aldus de onderzoekers. Maarten Hillenaar, voormalig CIO Rijk: “Rijkwaterstaat gaat verder dan het bijhouden van risicologs. Ze doorleven het echt.”
Patty Heemskerk, directeur bij PBLQ, merkt ten slotte op dat er een duidelijke rode draad te vinden was in de prestaties van de koplopers. “Bijna alle succesfactoren gaan over houding, gedrag, rolvastheid, het voeren van een open dialoog. Kortom: niet een organisatiestructuur of regelgeving, maar menselijk gedrag.”
Een ranking maakte de onderzoekers bewust niet. Heemskerk: “Want het gaat niet om winnaars en verliezers, maar om het laten zien van goede voorbeelden zodat daarvan geleerd kan worden.”
* De adviesraad bestond uit: Steven Luitjens (directeur Informatiesamenleving en Overheid, ministerie BZK), Maarten Hillenaar (voormalig CIO Rijk) en Nicole Stolk (secretaris-directeur De Nederlandsche Bank en voorheen plaatsvervangend secretaris-generaal bij het ministerie van V&J).
