PRCS ondersteunt De Kringloper bij implementatie continu verbeteren
De afgelopen maanden heeft adviesbureau PRCS De Kringloper, onderdeel van Tomin Retail, geholpen met een ‘continu verbeteren’-project. Belangrijkste doelstelling was het verhogen van de efficiëntie bij de keten van kringloopwinkels. Na een succesvolle pilot bij de grootste De Kringloper vestiging in Naarden, is PRCS bovendien betrokken bij de verdere uitrol van de verbeteringen binnen de overige vestigingen.
De Kringloper is een kringloopketen (en tevens een sociaal werkbedrijf) zonder winstoogmerk, die haar omzet onder meer inzet voor het onderhoud van de gebouwen, de uitbetaling van het personeel en het creëren van leerwerkplekken. De kringloopwinkelketen telt vier filialen, die zijn gevestigd in Almere, Naarden, Hilversum en Weest. Daarnaast exploiteert de organisatie in Hilversum Landgoedwinkel De Rading. De Kringloper is onderdeel van Tomingroep, een bedrijf dat zich ten doel stelt zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te helpen bij het verkrijgen van een betaalde baan (binnen of buiten Tomingroep), door het bieden van werk, scholing, begeleiding en bemiddeling.
In 2016 lanceerde Tomingroep-Retail een ‘continu verbeteren’-traject. Het verbeterprogramma was er in eerste instantie op gericht om de efficiëntie bij de kringloopwinkels te verhogen. Ter ondersteuning van deze transitie werd eind vorig jaar de expertise van PRCS aan boord gehaald, een adviesbureau uit Amsterdam dat onder meer gespecialiseerd is in organisatieverandering. Er werd besloten om een pilot uit te voeren bij de grootste vestiging van De Kringloper in Naarden, waar PCRS een procesanalyse heeft uitgevoerd om mogelijke verbeteringen en besparingen in kaart te brengen.
Quickscan
Roel Kock, adviseur en associate partner bij PRCS, was namens het adviesbureau als change manager betrokken bij het continu verbeteren traject. Zijn eerste stap was het doorvoeren van een quick scan van de diverse processen die plaatsvinden in de De Kringloper vestiging (inclusief magazijn en logistiek). Hieruit werd duidelijk dat er aanzienlijke verbeteringen mogelijk waren op het gebied van efficiëntie. Kock blikt terug: “Simpelweg was er te veel werk voor te weinig mensen. Het aannemen van extra medewerkers was geen optie omdat daarmee de kosten te veel zouden stijgen. Daarom was er simpelweg maar één oplossing: meer werk door dezelfde hoeveelheid mensen. Dus efficiënter werken.” 
De oude situatie bij De Kringloper zorgde namelijk voor onnodig veel fysiek arbeidsintensief werk, zoals tillen, verplaatsen en sjouwen. Daarnaast liep men vanwege de inefficiënties vaak achter de feiten aan. Kock: “Door de inefficiëntie was de organisatie dagelijks bezig met brandjes blussen in plaats van in controle zijn (en blijven).” De adviseur vervolgt: “Met meer dan 2 miljoen aan producten per jaar door je logistiek/magazijn-processen kan je je geen 'verspillingen' permitteren. Deze leiden dan direct tot voorraden en voorraden leiden tot verspillingen. Een neerwaartse cirkel.”
Uit de quickscan bleek verder dat de efficiëntieslag diverse overige voordelen kon opleveren. Naast het reduceren van doorlooptijden, het verminderen van de voorraad, en het verhogen van de efficiëntie van de winkelruimte, zou meer verkoopoppervlakte (door minder magazijnruimte) leiden tot een hogere omzet en, in combinatie met de lagere kosten, tot hogere marges.
Implementatie
Nadat de quick scan was voltooid, stond PRCS de medewerkers van De Kringloper ook bij in het realiseren van de efficiëntieslag. De zeven hoofdprocessen die plaatsvinden bij De Kringloper zijn samen met een proceseigenaar stap voor stap herontworpen en opnieuw geïmplementeerd op de werkvloer. Hierbij werkten het projectteam en de medewerkers van De Kringloper dagelijks nauw samen om alle processen opnieuw draaiende te krijgen.
Met de herimplementatie zijn volgens Kock “alle organisch gegroeide ‘verspillingen’ verwijderd” met positieve resultaten als gevolg. Zo zijn de doorlooptijden met 80% verminderd, is de magazijnvoorraad teruggebracht naar nihil en is de verkoopoppervlakte van de winkel met 500m2 vergroot. De procesverbetering heeft ook een stijging van de omzet tot gevolg gehad. “Dit alles door het proces slimmer in te richten en de mensen hierbij te betrekken en hierin mee te krijgen.”
Deze eerste resultaten van het ‘continu verbeteren’-project zijn inmiddels als blauwdruk gebruikt voor de verdere uitrol bij de overige winkels van De Kringloper, onder meer omdat op deze manier de zeven hoofdprocessen zoveel mogelijk identiek kunnen worden gehouden binnen de organisatie. Gedurende deze uitrol hebben PRCS en de medewerkers van De Kringloper steeds nauw met elkaar samengewerkt.
Kock besluit: “Medewerkers met ‘afstand tot de arbeidsmarkt’. Onzin. Meer passie heb ik elders zelden gezien.”
