PBLQ helpt Emmen met nieuwe gemeentelijke organisatie
Het afgelopen jaar heeft PBLQ de Gemeente Emmen geadviseerd bij het opzetten van Stichting de Toegang. Deze onafhankelijke organisatie wordt verantwoordelijk voor het organiseren van Wmo-maatwerk en Jeugdhulp binnen de Drentse gemeente.
Per 1 januari 2015 heeft de Rijksoverheid een deel van haar taken overgedragen naar de gemeenten, waaronder Jeugdzorg en Wmo-zorg (zorg die valt onder de Wet Maatschappelijke Ondersteuning). Voor veel gemeenten vormden de decentralisaties een grote uitdaging, zo ook voor Gemeente Emmen. Toen bovengenoemde zorgtaken werden overgeheveld, bleek de gemeente nog geen sluitende oplossing te hebben gevonden waarbinnen het adagium (een van de uitgangspunten van de nieuwe Jeugdwet en de Wmo) “één gezin, één plan en één regisseur” kon worden ontwikkeld. Zo kon het gebeuren dat cliënten soms meerdere loketten moesten bezoeken en hulpverleners langs elkaar heen werkten. Ook verzorgden de zorgaanbieders zelf de intake van hulpvragers waardoor er een risico bestond op aanbodredenering.
Alle betrokken partijen hebben deze problematiek onderkend en zijn met Gemeente Emmen om tafel gegaan om een nieuw beleidsplan op te stellen. In het nieuwe plan zijn twee fundamentele veranderingen bewerkstelligd. Ten eerste is de meerjarige budgetverantwoordelijkheid verschoven van de gemeente naar de hoofdaanbieders, die moeten werken met een gebiedspopulatie-gebonden budget. Ten tweede is besloten om een onafhankelijke organisatie op te richten die maatwerk zal gaan leveren ten aanzien van de Jeugdwet, Wmo, schulddienstverlening en participatie binnen de gemeente.
Om dit uitdagende verandertraject goed te laten verlopen, heeft Gemeente Emmen adviesbureau PBLQ ingeschakeld. Adviseur Henk Matthijsse nam namens het adviesbureau de rol van kwartiermaker op zich en kreeg daarmee de taak om de transitie in goede banen te leiden. De nieuwe organisatie moest vanaf 2017 operatief zijn. Onder zijn begeleiding is in twee grote stappen een stichting ingericht als geheel onafhankelijke organisatie met een eigen raad van toezicht, personeel, budget en kantoorruimte.
Stichting de Toegang
Toen in mei 2016 de kwartiermakersopdracht begon was er nog onduidelijkheid over het takenpakket, de juridische status en de benodigde bestuurlijke procedures omtrent de nieuw te vormen organisatie. Daarnaast moest er rekening worden gehouden met het naderende reces van de gemeenteraad van Emmen, waardoor er enige haast was met het bereiken van overeenstemming. Er is daarom direct een plan opgesteld om de meest noodzakelijke besluiten te kunnen nemen. Daarmee werd het mogelijk om in juni 2016, nog voor het reces, overeen te komen dat Stichting de Toegang zou worden opgericht. Daarvoor nam het college van B&W een voorgenomen besluit waarin het de gemeentelijke organisatie de bestuursopdracht toewees om de stichting te ontwerpen en in te richten.
In augustus 2016 is een startdocument met daarin een beschrijving van alle specifieke processen, taken, handelswijzen, capaciteitsbepalingen, competentieprofielen, governance en budgettering opgeleverd, vastgesteld en gecombineerd met een implementatieplan. De vaststelling maakte het mogelijk onder voorbehoud van instemming van de gemeenteraad te beginnen met het werven van personeel voor de nieuwe stichting, waar haast bij was geboden in verband met de minimale periode van vier maanden die dit in beslag zou nemen en de deadline van 1 januari 2017.
Tijdens de werving- en selectieperiode was er veel aandacht voor duidelijke communicatie over de veranderingen in de gehele keten richting medewerkers van de betrokken ketenpartners en inwoners van Emmen. Van september tot december 2016 is er daarnaast ook gewerkt aan het inrichten van het regiesysteem en de uitwerking van de werkprocessen. In deze periode is ook al een klein deel van de nieuwe medewerkers die voor de jaarwisseling konden starten begonnen. Zij vormden een voorbereidingsteam dat instructies maakte, conversietaken oppakte en het nieuwe systeem testte. De overige medewerkers doorliepen een inwerkprogramma van enkele dagen. In december vond een kick-off middag plaats waar ongeveer tweehonderd deskundigen en medewerkers van alle ketenpartners in Emmen bijeen kwamen.
Opening
In januari 2017 beleefde de nieuwe stichting de Toegang zijn werkelijke start, die volgens betrokkenen voorspoedig verliep. Hierbij namen de medewerkers een open houding aan om bekend te raken met de vernieuwde processen en deze goed op gang te brengen. Tegelijkertijd waren er de onvermijdelijke opstartproblemen die ontstaan wanneer vijfentwintig nieuwe werknemers in een nieuw administratiesysteem aan de slag gaan. In februari is dan ook de status van de administratie geanalyseerd en gerepareerd.
Inmiddels meldt Stichting de Toegang dat het primaire proces behoorlijk op gang is en bovendien ook stabiel. Voor zowel de medewerkers van de stichting als voor ketenpartners zorgt de grote verandering nog wel voor bepaalde uitdagingen. Zo is er vanwege verschoven mandaten nog wat spanning over de wijze waarop besluiten worden genomen door de medewerkers van de Stichting. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat hulpzoekenden niet meer altijd dezelfde indicatie krijgen toegewezen als voorheen.
Met de benoeming van een raad van toezicht en het deponeren van de statuten van de stichting is ook het bestuur van de nieuwe stichting op gang gebracht. Henk Matthijsse heeft onlangs afstand genomen van zijn interim rol en zijn taken overgedragen aan Karin Stiksma, een sociaal wetenschapper met veel ervaring in het sociale domein als interimmanager, adviseur en toezichthouder.
