Aan de slag met agile werken: stappenplan voor implementatie
Rustig achteroverleunen is in de huidige stroomversnelling van disruptieve technologieën en bedrijven écht geen optie meer. Om overeind te blijven, moeten organisaties klantgerichter, veerkrachtiger en wendbaarder worden. Hoe? Met agile werken.
Traditioneel gezien vinden bedrijven twee zaken belangrijk: controle en voorspelbaarheid. Om hiervoor te zorgen, vragen ze om uitgebreide plannen, gedetailleerde begrotingen en strakke planningen. Bij veel zakelijke dienstverleners geeft de klant vooraf aan wat hij wil en blijft hij vervolgens vaak buiten beeld tot de eerste versie van een product af is. Afdelingen richten zich vooral op het werk dat binnen hun specifieke expertise valt en werken weinig samen. Daardoor is er vaak geen goede overdracht van de taken en verantwoordelijkheden. Informatie kan zo verloren gaan, wat fouten in de hand werkt.
Het grote probleem met deze traditionele aanpak? De realiteit laat zich niet vooraf vastleggen. Zeker niet nu er geen ruimte is om rustig op adem te komen tussen alle ontwikkelingen door. Bij bijna ieder project lopen managers tegen onvoorziene ontwikkelingen aan of vergaren ze nieuwe inzichten. Dat hierdoor het budget overschreden wordt of de planning gemist, is natuurlijk vervelend. Veel erger zijn de kansen die gemist worden door ‘nee’ te zeggen tegen een goed idee, omdat het ‘niet begroot is’ of ‘niet haalbaar is binnen de vastgestelde tijd’. De focus ligt dan niet op waarde toevoegen, maar op het proces managen. De oplossing is niet strakker sturen met méér regels en procedures, maar juist een betere verhouding tussen loslaten en duidelijkheid – tussen agility en stabiliteit. Agile werken gaat ervan uit dat verandering de enige constante is. Niemand kan de toekomst voorspellen, maar door wendbaar te blijven, kan gemakkelijk worden ingespeeld op alle veranderingen in.
De 4 principes van agile werken
De agile-principes werden in 2001 vastgelegd in het Agile Manifesto door een groep ervaren software-ontwikkelaars van over de hele wereld. Zij wilden hun nieuwe manier van werken verspreiden. Sindsdien heeft agile werken een grote opmars gemaakt, ook buiten de ICT. Inmiddels zie je agile werken overal waar vernieuwing plaatsvindt: van innovatie tot beheer en van HR tot finance. Hierboven staan de belangrijkste uitgangspunten. De zaken aan de onderkant hebben zeker hun functie, maar de zaken aan de bovenkant moeten volgens het agile-gedachtegoed leidend zijn.
Het eerste uitgangspunt betekent dat mensen, teams en hun samenwerking bepalend zijn voor het succes van een project en niet het proces waarin die samenwerking wordt gegoten. Het is dan ook belangrijk om agile werken niet als proces te implementeren, maar de verandering vanuit de mensen zelf te laten komen. Het tweede uitgangspunt draait om het streven zo snel mogelijk tot een werkbaar product te komen, in plaats van te focussen op planvorming en documentatie. Om dat voor elkaar te krijgen, is nauwe samenwerking met de (interne) klant van groot belang – het derde uitgangspunt. Die samenwerking zorgt voor een beter resultaat en onderling vertrouwen. Daarmee wordt voorkomen dat er onnodig veel tijd wordt gespendeerd aan begrotingen en planningen. Tot slot is flexibiliteit essentieel om in te kunnen spelen op voortschrijdende inzichten.
Agile in de praktijk
De 4 agile-uitgangspunten zijn doorvertaald naar 12 agile-principes voor de dagelijkse praktijk. Niet alle principes zijn in alle situaties van belang. Wij zien deze principes dan ook niet als harde regels, maar als handige richtlijnen om efficiënter te werken en wendbaarder te worden.
Aan de slag met agile werken
Agile werken heeft vele voordelen, waaronder het verkorten van de time-to-market, het verhogen van de efficiency van teams en het vergroten van de betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers én klanten. De ommezwaai naar agile is echter een omvangrijke operatie, die vaak vraagt om een complete cultuuromslag. Overstappen op agile werken doe je niet van de ene op de andere dag. Dat moeten organisaties ook niet willen. Want hoewel agile werkmethoden de bedrijfsvoering aanzienlijk versimpelen, is de transformatie niet eenvoudig. Corporate agility is iets waar een organisatie langzaam naartoe moet groeien. Hoe groter een organisatie is, hoe lastiger – en langer – dat proces. Dit hangt samen met de complexiteit en gelaagdheid van deze bedrijven. Agile werken vraagt in wezen om een radicaal andere werkcultuur. Je kunt een bedrijf niet binnen een paar maanden door een ‘agile-wasstraat’ halen en verwachten dat alles vervolgens vanzelf gaat. Dan implementeer je agile als een proces of tool, en ga je meteen voorbij aan het belangrijkste agile-principe: mensen en interacties zijn belangrijker dan processen en tools.
Een globaal stappenplan voor een agile-transformatie:
1. Verken de mogelijkheden (én de gevolgen)
Alleen als u de agile-principes begrijpt, kunt u bepalen of het geschikt is voor uw organisatie. Daarbij is het vooral belangrijk om het ‘waarom’ te bepalen. Wilt u sneller kunnen innoveren, kosten besparen of de klanttevredenheid verhogen? Op wat voor manier kan agile werken waarde toevoegen? Agile werken is namelijk geen doel op zich. Sta vervolgens ook stil bij de gevolgen van een agile-transformatie. Wat vraagt het van uw medewerkers? Wat voor ondersteuning heeft u nodig, bijvoorbeeld coaches of trainingen?
2. Vertrek vanuit de medewerkers
Agile werken draait niet om de methode, maar om de mensen. Een agile- transformatie heeft dan ook de meeste kans van slagen als het vanuit allerlei plekken in de organisatie natuurlijk ontstaat, met voldoende ondersteuning en faciliteiten vanuit de staf of het management. Ook is het slim om nieuwe talenten aan te trekken die zich de agile-werkwijze al eigen hebben gemaakt. Zij kunnen anderen meenemen en ondersteunen.
3. Begin klein en bouw daarna verder uit
Voor veel mensen druisen de agile-principes in tegen alles wat ze gewend zijn. Zeker als ze jarenlang in hiërarchische organisaties hebben gewerkt. Het is dan ook zaak om klein te beginnen en de agile-initiatieven stapje voor stapje verder uit te breiden. Bijvoorbeeld door een klein project agile uit te voeren om te kijken hoe dat bevalt.
4. Zorg voor een sneeuwbaleffect en blijf vernieuwen
Wij zien het zelf binnen KPN: hoe meer teams succesvol agile werken en hoe enthousiaster medewerkers worden, hoe meer mensen geïnteresseerd raken. Deel successen. Intern én extern. Minstens zo belangrijk is blijven vernieuwen. Een agile-transformatie is nooit ‘af’. Het agile-gedachtegoed is immers gebaseerd op het feit dat verandering de enige constante is. Blijf dan ook regelmatig evalueren.
Een artikel van Martijn Magermans, Senior Business Consultant bij KPN Consulting. Magermans heeft ruime ervaring met agile werken.
