KPN Consulting helpt Summa College met stroomlijnen IT-processen
Het Servicebureau van het Summa College in Eindhoven moest begin 2014 de spin in het web worden binnen de Dienst Facilities. Na een klein jaar bleek het nog niet echt tot wasdom te komen. Het Servicebureau was nog niet het zo gewenste vliegwiel dat processen binnen de organisatie versnelt. Hans Doffegnies is directeur Dienst Facilities bij het Summa College. Hij schakelde een interim-manager van KPN Consulting in. Een goede stap, zo bleek.
Hans Doffegnies is afkomstig uit de ICT-wereld. Zijn ervaring leerde hem dat ICT vaak verder vooruit is in procesmatig werken dan een facilitair dienstverlener of huisvestingsinstantie. Hij besloot die 2 met elkaar te verenigen. ‘Mijn idee was om vanuit ICT heel Facilities te versterken en zo ons proces in een stroomversnelling te brengen. Daarom wilde ik iemand in huis halen met verstand van ICT én kennis van het onderwijs. Iemand die onze afdeling de vorm en inhoud kon geven die we nodig hebben om als katalysator binnen de organisatie te fungeren. Door eerder zakelijk contact kwam ik al snel uit bij KPN Consulting, dat een geschikte interim-manager voor ons had.’
Het onderwijs centraal
Het werd tijd om het onderwijs op het Summa College centraal te stellen bij de ondersteunende diensten. Hans vertelt hoe KPN Consulting te werk ging: ‘De interim-manager bracht eerst de knelpunten en mogelijke verbeteringen in kaart. Vervolgens stelde hij een roadmap op met verschillende voorstellen en acties. Denk aan het creëren van structuur, het verbeteren van de planning en het stellen van prioriteiten, zodat we resultaatgerichter en efficiënter kunnen werken. Daardoor helpen we onze klant – het onderwijs – beter en sneller.’
Strategisch samenwerken
Het bleef zeker niet bij advies. De Dienst Facilities heeft inmiddels al veel veranderingen doorgevoerd, zo vertelt Hans. ‘Vanuit Bureau Huisvesting, Facilitaire Services en het Servicebureau overleggen nu 3 mensen als accountteam 2 keer per jaar met het management-team van de verschillende scholen. Daar onderzoeken we welke behoeftes leven in het onderwijs. Vervolgens bekijken we hoe wij daarbij kunnen helpen. Zodat we het onderwijs écht kunnen faciliteren. Ook starten we elke dag structureel met kort overleg tussen de verschillende subteams. We houden kennissessies en geven samen vorm aan gezamenlijke strategische sessies.’
Gids met lef
Om de veranderingen te realiseren, moest bij het Summa College wel een knop om. ‘Daarvoor hadden we iemand met lef nodig’, zegt Hans. ‘Iemand die leiding durft te geven en met ons de route uitstippelt. De interim-manager fungeerde echt als gids. Hij heeft onze mensen meegenomen en voor bewustwording gezorgd. Op het gebied van scholing in IT-servicemanagementprocessen bijvoorbeeld. Door mensen van verschillende disciplines samen te trainen, kwamen zij nader tot elkaar. Ze leerden elkaars taal spreken en niet langer op eilandjes te werken.’
Barrières doorbroken
De relatie tussen het onderwijs en de Dienst Facilities is inmiddels enorm verbeterd. Dat merkt Hans zelf op de afdeling, maar het blijkt ook uit medewerkerstevredenheidsonderzoeken. Barrières tussen verschillende afdelingen zijn doorbroken. Daardoor werkt iedereen nu veel beter samen. En dat komt het onderwijs ten goede, volgens Hans: ‘Het Servicebureau fungeert nu echt als vliegwiel binnen de Dienst Facilities. Het team voert aan de ene kant gesprekken met het onderwijs. Aan de andere kant zorgt het ervoor dat het werk dat hieruit voortkomt intern bij de verschillende afdelingen of leveranciers terecht komt. ICT en Facilitaire Services treden zo als één geheel naar buiten naar onze klant: het onderwijs.’
Het Summa College in Eindhoven bestaat uit 22 mbo-scholen met ongeveer 14.000 studenten. Een van de ondersteunende diensten is de Dienst Facilities, waarin de afdelingen Automatisering, Informatisering, Facilitaire Services, Bureau Huisvesting en het Servicebureau nauw samenwerken.
