Novius helpt Utrecht met business informatieplanning
De bedrijfsvoering van gemeente Utrecht is in de afgelopen tien jaar sterk gemoderniseerd. Adviesbureau Novius heeft meegedacht over het inrichten van de informatieplanningscyclus.
Er speelde nogal wat tussen 2006 en 2015 binnen de gemeente Utrecht. De stad Leidsche Rijn werd gebouwd, het stationsgebied ging volledig op de schop en alle medewerkers zijn bij elkaar gehuisvest in een nieuw stadskantoor. Tot 2013 zaten de gemeentelijke diensten overal verspreid door de stad. Ook de informatievoorziening hing als een bonte lappendeken aan elkaar. Elke dienst schafte zelf applicaties aan en richtte zelf serverruimtes in. Met de fysieke concentratie op één plek in het vooruitzicht in het nieuwe stadskantoor, is er ook een nieuwe samenhang ontwikkeld in die informatievoorziening.
Onderdelen daarvan zijn een vernieuwing van het serverpark, de gebruiksapparatuur en de software. Het aantal applicaties en het aantal ICT-werkplekken werd sterk teruggebracht. Er is een digitale samenwerkingsruimte gecreëerd en alle werkprocessen zijn gedigitaliseerd. Kortom: een behoorlijke exercitie. Uiteindelijk is de situatie nu zo dat er een twindatacentrum is gerealiseerd waarvan één locatie zich in het nieuwe stadskantoor bevindt. Het stadskantoor is volledig volgens het flexwerkconcept ingericht.
Informatieplannen vormgeven
CIO Siem Huijsman van de gemeente Utrecht: “Bij de start van de reorganisatie op 1 januari 2013 beseften we dat we hulp nodig hadden bij het vormgeven van de informatieplannen. De zestien organisatieonderdelen konden daar wat structuur en ondersteuning goed bij gebruiken. We hadden al kennis gemaakt met Novius, die tijdens een speciale sessie met de informatiemanagers een uiteenzetting heeft gehouden over businessinformatieplannen. Dat sprak ons erg aan, en dus besloten we om Novius in te schakelen.”
Structuur
Wat Huijsman met name aanspreekt in het Novius-raamwerk is de gestructureerde opbouw ervan, zo zegt hij. “Die begint bij de strategie van het college, die zich vertaalt naar de doelen van de organisatieonderdelen, en loopt vervolgens via het primaire proces op een gestructureerde manier volgens de bekende matrix door alle aspecten heen. Uiteindelijk is het heel helder wat dit alles betekent voor de processen en systemen en de gewenste wijzigingen. Soms wordt wel geroepen dat het raamwerk te dik is en teveel is, maar wij als professionals in de informatiemanagementketen hebben deze modellen nodig om ons werk goed te kunnen doen. Waar dat gewenst is maken we een vertaling richting de rest van de organisatie.”
Grote verschillen
De consultants van Novius hebben geholpen om de informatieplanningcyclus op orde te krijgen. Ze zijn nu weer weg, maar Siem verwacht dat er in de komende cycli nog wel wat ondersteuning van Novius gewenst is. “Ze gaan ons weer ondersteunen bij de volgende ronde. Want je bent niet in een keer klaar. Wat ook speelt is dat de verschillen tussen de organisatieonderdelen groot zijn. De gemeente houdt zich bezig met infrastructuur, verkeer, milieu, afval, de openbare ruimte, het sociale domein, veiligheid en ga zo maar door. Kortom: een breed spectrum van activiteiten die allemaal hun eigen eisen aan de informatievoorziening stellen. Deze verscheidenheid maakt het overigens ook erg interessant.”
Huijsman kijkt op de verhuizing naar het Stadskantoor terug als een geslaagde exercitie. “Iedereen was gefocust op deze keiharde deadline. Dat heeft het proces enerzijds versneld. Anderzijds hebben we achteraf uiteraard ook wat dingen moeten repareren. Daar ontkom je niet aan. Maar vanaf dag één ging het eigenlijk best goed.”
Toekomst
Een volgende stap die de gemeente aan het maken is, is data-gedreven sturing, de Utrechtse term voor big data. Huijsman: “Er lopen momenteel ruim twintig pilots om te kijken hoe we met het gebruiken van big data beter inzicht in processen krijgen zodat we onze medewerkers efficiënter kunnen inzetten en de processen beter kunnen sturen. Enkele voorbeelden zijn het opruimen van weesfietsen, het opsporen van huisjesmelkers (onder meer ondersteund door Ynformed), het vaststellen waar inbraakgolven zijn en daar mankracht op inzetten. Ook gaan we verkeersstromen managen. We hebben onlangs een groene golf voor fietsers getest, er zijn apps waarop je kunt zien waar nog fietsparkeerplaatsen vrij zijn en het zou mooi zijn als slimme navigatiesystemen automobilisten om de file heen naar de dichtstbijzijnde parkeergarage loodsen, waar nog plek vrij is.”
