Novius B&IP: Raamwerk voor organisatieverbetering
Business- & Informatieplanning heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld tot een bewezen aanpak voor het realiseren van organisatieverbeteringen. Jeroen Stoop, Principal Consultant bij adviesbureau Novius, licht het raamwerk toe.
Organisaties die behoefte hebben om gestructureerd veranderingen door te voeren om hun strategische ambitie te realiseren, hebben veel baat bij Business- & Informatieplanning (B&IP). Zij krijgen hiermee meer grip door inzicht in de complexiteit, overzicht en samenhang in wat er nodig is om de gewenste veranderingen te realiseren. Het helpt hen om hun strategie, gericht op bijvoorbeeld innovatie, rationalisatie of ketensamenwerking, beter te kunnen vertalen in goed doordachte projecten / verandertrajecten met duidelijke prioriteiten en onderscheidt tussen korte en lange termijn. Het geeft inzicht in hoe de toekomstige organisatie eruit (moet) gaan zien. En het helpt hen om draagvlak voor de uitgezette koers te verkrijgen en de haalbaarheid en besturing van de transitie vorm te geven.
Novius heeft het raamwerk voor B&IP de afgelopen jaren veelvuldig toegepast bij diverse organisaties in verschillende branches. Het raamwerk, de aanpak en de actuele inzichten zijn beschreven in een nieuw boek: “Business- & Informatieplanning: een raamwerk voor organisatieverbetering.”
Het raamwerk voor Business- & Informatieplanning (B&IP)
Het raamwerk voor B&IP is krachtig en eenvoudig. Het kent een verticale- en een horizontale toepassing. In de verticale toepassing ‘vertaalt’ B&IP de strategische- of beleidsdoelen van een organisatie, of een onderdeel daarvan, op een logische en gestructureerde wijze naar een project- en veranderportfolio. Het geeft grip op de omvang, volgorde en doorlooptijd hiervan, waardoor de juiste keuzes gemaakt én gerealiseerd kunnen worden.
In de horizontale toepassing richt B&IP zich op alle aspecten van een organisatie, dus zowel de dienstverlening aan opdrachtgevers, de bedrijfsprocessen en de organisatie daarvan, als de informatievoorziening (gegevens, applicaties) en infrastructuur. En daarbij in hun onderlinge samenhang, zodat veranderingen consistent kunnen worden doorgevoerd. Dit leidt tot een toekomstgerichte inrichting van de organisatie, waarbij gebruik gemaakt wordt van moderne inzichten uit de bedrijfskunde en de mogelijkheden die nieuwe technologieën bieden.
B&IP is ook een proces
B&IP is meer dan het raamwerk: het is ook een aanpak. Daar hoort een proces bij. Een proces waarbij de verschillende belanghebbenden uit de organisatie met elkaar keuzes maken en, dus, de richting bepalen. Daardoor kunnen de activiteiten om de organisatie te verbeteren, op veel draagvlak rekenen. Maar een goed plan met draagvlak wil nog niet zeggen dat men erin slaagt om het plan uit te voeren. En alleen door het plan uit te voeren kunnen doelen worden bereikt: het gaat om de uitvoering van het plan en niet het plan zelf! Daarom is het belangrijk dat er – naast het opstellen van een B&IP – ook aandacht is voor de mate waarin een organisatie in staat zal zijn om de veranderportfolio uit te voeren. Dat heeft te maken met veranderbereidheid en verandercapaciteit. Dit raakt zowel cultuur, capabilities als governance. Zowel bij de start als tijdens het opstellen van een B&IP wordt hier expliciet aandacht aan besteed.
B&IP is een stuurinstrument
B&IP is een stuurinstrument waarmee een organisatie focus houdt op de realisatie van de strategische doelen. In de veranderportfolio zijn projecten en activiteiten benoemd die bijdragen aan het verbeteren van de organisatie, zodat de strategische doelen worden gerealiseerd. Door de projecten en activiteiten uit B&IP uit te werken in projectplannen, architecturen, ontwerpen, afdelingsplannen, jaarplannen, enzovoort zijn zowel de project- als de lijnorganisatie gericht op het verbeteren van de organisatie. Daarnaast maken zij meestal ook gebruik van dezelfde resources: capaciteit, geld, tijd en managementaandacht. Het is daarom belangrijk om de activiteiten van zowel de verander- als de lijnorganisatie in hun samenhang te sturen! B&IP is ook daarvoor een geschikt instrument.
B&IP is niet het einde, het is slechts het begin
B&IP is een manier om strategische doelen te vertalen naar activiteiten om die doelen te realiseren. Deze activiteiten vormen onderdeel van een veranderportfolio, waarin verschillende activiteiten, projecten en programma’s zijn gedefinieerd die bijdragen aan de realisatie van de doelen. B&IP is een van de competenties uit het Novius Empowerment Framework. Naast B&IP zijn ook andere competenties nodig voor het gestructureerd realiseren van organisatieverbeteringen.
De competentie ‘Verander Portfolio Management’ is bijvoorbeeld nodig om de veranderportfolio continue te kunnen monitoren en te besturen om een optimale balans tussen waarde en risico te behouden. De veranderportfolio is immers onderhevig aan allerlei veranderingen: er worden nieuwe projectvoorstellen gedaan, projecten lopen uit, prioriteiten veranderen, enzovoort.
Dit geldt vergelijkbaar voor de architecturen: hiervoor is de competentie ‘architectuur management’ nodig. Het Novius Architectuur Raamwerk (NAR) sluit naadloos aan op de architecturen in het B&IP. En natuurlijk hebben organisaties competenties nodig voor het managen van programma’s en projecten, ontwerp, realisatie en implementatie.
Een organisatie, die de competenties uit het Novius Empowerment Framework in hun onderlinge samenhang beheerst, is in staat om continu en op een gestructureerde en beheerste manier veranderingen in de organisatie te sturen. En hierbij is B&IP niet het einde, maar het begin!
