ConQuaestor onderzoekt ongestructureerde processen

Het nieuwe ‘Business Process Management’ onderzoek van consultancybureau ConQuaestor is onlangs van start gegaan. De editie van dit jaar, getiteld ‘Managing unstructured processes’, richt zich op de mate waarin processen in organisaties gestructureerd zijn, hoe deze zijn ingericht en bestuurd worden. Managers kunnen nog meedoen aan de survey, naar verwachting zal ConQuaestor de resultaten in de lente publiceren.

Business Proces Management
Al 9 jaar lang voert ConQuaestor, een consultancybureau gespecialiseerd in financiële vraagstukken, onderzoek uit op het gebied van Business Process Management (BPM). In het kort is BPM een procesmethodiek die draait om het optimaliseren van bedrijfsprocessen van organisaties. Kenmerkend voor het onderzoek is dat elk jaar een nieuw aspect binnen het BPM spectrum wordt uitgelicht. Zo keek het consultancybureau in 2014 naar de verschillende vormen van ketensamenwerking. Mede op basis van een bestaande typologie van INK identificeerde ConQuaestor toen een zestal ketentyperingen. En in 2013 stond de relatie tussen innovatie en BPM centraal. Daaruit bleek dat BPM een belangrijke rol speelt in het structureren van het innovatieproces. De onderzoekers onderbouwden deze claim met voorbeelden van vier processtappen in de innovatiewaardeketencv.

Het onderzoek
Ook dit jaar zoomt het consultancybureau in op een specifieke invalshoek van BPM en is er gekozen voor het onderwerp ongestructureerde processen. Volgens ConQuaestor is dit een deelgebied dat veel BPM-professionals links laten liggen, maar ook een enorme potentie kent en de laatste jaren flink in ontwikkeling is.

Veel processen binnen organisaties zijn gestructureerd (denk bijvoorbeeld aan inkoop, facturatie of salarisadministratie) en zijn – door bijvoorbeeld automatisering – relatief makkelijk te optimaliseren. Bedrijven hebben echter ook tal van ongestructureerde processen, waarbij vooraf niet alle informatie bekend is en waarbij zodra een proces in gang is gezet er nieuwe beslissingen genomen moeten worden (denk bijv. aan projecten of implementaties)*. Het managen van zulke ongestructureerde, onvoorspelbare en vaak complexe processen is een gebied die lastiger is in te kaderen in onder meer blueprints, modellen en procesflows, mede daarom liggen hier ook kansen voor verbetering.

Met het onderzoek – getiteld ‘Managing unstructured processes’ – wil het bureau inzicht krijgen in de mate waarin processen in organisaties gestructureerd zijn, hoe deze zijn ingericht en bestuurd worden en tot welke resultaten dit leidt. Daarbij kijkt ConQuaestor ook naar de (belangrijke) rol die kenniswerkers spelen bij ongestructureerde processen: “De medewerker die de processen uitvoert moet als onderdeel van deze procesuitvoering vaak keuzes maken ten aanzien van het vervolg van het proces. Om deze keuzes goed te maken moet hij kennis verzamelen, structureren en toepassen. In veel gevallen is kennis ook één van de producten van het proces,” stellen de onderzoekers.

Deelname
Organisaties die deelnemen aan het onderzoek, dat volgens ConQuaestor zo’n 15 tot 20 minuten in beslag neemt, ontvangen na het beantwoorden van de vragen een terugkoppeling. Met de resultaten en bevindingen doen organisaties niet alleen nieuwe inzichten op ten aanzien van Business Process Management, maar kunnen zij hun eigen bedrijfsprocessen effectiever, flexibeler, klantvriendelijker en beter beheersbaar maken. De resultaten worden in de lente van dit jaar naar buiten gebracht.

* Processen zijn niet per definitie gestructureerd of ongestructureerd. De mate van gestructureerdheid kan enorm verschillen per proces. Zo verandert bijvoorbeeld de mate van gestructureerdheid naarmate processen meer menselijke betrokkenheid vereisen. Ook kan de verhouding variëren per type organisatie, branche, enz.