SeederDeBoer: Compliance Officer bevordert integriteit
Een Compliance Officer heeft naast het toezien op de naleving van wet- en regelgeving doorgaans als taak het bevorderen van het integriteitsbewustzijn van de organisatie. Carolien Merkens en Niels Ronteltap, adviseurs bij SeederDeBoer, lichten toe.
Integriteit niet alleen te vatten in regels
Binnen organisaties zijn de laatste jaren veel interne (gedrags)codes en -regels opgesteld die er voor moeten zorgen dat medewerkers en bestuurders integriteitsbewust handelen. Integriteit is echter niet alleen te vatten in regels. Een bekend voorbeeld hiervan is de invoering van boetes bij een crèche voor ouders die hun kind(eren) niet op tijd ophaalden. De regel had een tegengesteld effect: er kwamen na het invoeren van de boeteregel meer ouders te laat. De ouders hadden nu immers een excuus om te laat te komen, want ze betaalden ervoor. Het invoeren van een regel heeft dus niet altijd het gewenste gevolg qua gedrag.
In vier stappen naar een integere organisatie
Vanuit SeederDeBoer vinden we dat een Compliance Officer aandacht moet besteden aan de volgende onderdelen om tot een integere organisatie te komen:
1. Purpose
Er moet sprake zijn van een purpose bewustzijn. Purpose zien wij als een eenduidig hoger doel van de organisatie. De aanwezigheid van een hoger doel en het uitdragen hiervan zorgt ervoor dat medewerkers hiernaar handelen. Jarenlang is winstmaximalisatie het devies geweest, een echte purpose ontbrak bij veel financiële ondernemingen. Deze purpose moet in concrete bewoordingen kunnen worden gevat en moet worden uitgelegd aan de buitenwereld. De purpose moet bijdragen aan het creëren van waarde voor alle stakeholders.
2. Leiderschap & gedrag
Het gedrag binnen een organisatie is af te leiden uit de tone at the top - het voorbeeldgedrag van de leiders. Alle managementlagen van de organisatie moeten zich bewust zijn dat hun handelen van invloed is op de medewerkers onder hen. Daarnaast is van belang dat de organisatiedoelstellingen helder zijn en worden uitgedragen. Een ieder die leiding geeft moet tijd besteden aan het werken aan deze doelen en het goed laten verlopen van de samenwerking. Op deze manier ontstaat er betrokkenheid bij de organisatie en ontstaat er verbinding tussen medewerkers.
3. Vertrouwen
Alle medewerkers dragen bij aan een integere organisatie. Daarom moet er een goed vertrouwen zijn binnen de organisatie. Dit uit zich in het geven van verantwoordelijkheid door de top en middenlaag aan medewerkers en aan het delegeren van de daarbij behorende verantwoordelijkheden.
4. Reflectie
Er moet voldoende ruimte zijn voor reflectie op eigen handelen. Dit is van belang omdat kleine misdragingen enorme effecten kunnen hebben. Door reflectie wordt het handelen van de medewerker besproken en het effect van het handelen voor de klant en de organisatie. Een goede eerste stap zou een dilemmatraining kunnen zijn waarbij naast het oefenen in het omgaan met dilemma’s ook de rechtvaardigingsgronden aan de orde komen waarom mensen handelen zoals ze handelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het minimaliseren van de consequenties van gedrag dat ethische acceptabel lijkt of het dehumaniseren van verantwoordelijkheid.
De faciliterende rol van de Compliance Officer
De Compliance Officer heeft een rol in deze vier onderdelen en vervult hiermee een verbindende taak in de organisatie. Hierbij moet wel genoemd worden dat integriteit van de organisatie als zodanig niet te beleggen is bij een Compliance Officer. Een Compliance Officer kan slechts faciliterend handelen. De uiteindelijke macht en beslissingsbevoegdheid ten aanzien van integriteitsgevoelige issues en dilemma’s ligt bij de bestuurders, niet bij de Compliance Officer.
De Compliance Officer kan helpen met het opstellen van een purpose voor de organisatie en kan de directie en het management helpen en begeleiden in de manier waarop er hierover (continu) gecommuniceerd wordt. De Compliance Officer kan ook nagaan of de purpose zoals die is opgesteld door de bestuurders goed wordt begrepen binnen de organisatie en haar stakeholders. Indien de boodschap niet goed overkomt, kan de Compliance Officer dienen als signaalfunctie richting het bestuur en zorgen voor opleiding binnen de organisatie. Hetzelfde geldt voor de van de purpose afgeleide doelen.
Een (gedrags)code moet veel herhaald worden om bekendheid te krijgen en ervoor te zorgen dat medewerkers ernaar handelen. Gedragseconoom Dan Ariely, auteur van Predictably Irrational, heeft onderzoek gedaan naar eerlijkheid. Hij deed experimenten met studenten waaruit bleek dat gesjoemel praktisch kan worden uitgebannen als je de studenten voor een tentamen de tien geboden te lezen geeft, of hen een erecode laat ondertekenen. “Wanneer iemand de kans krijgt materieel voordeel te behalen, zal hij de situatie zo naar zijn hand zetten, dat ze strookt met zijn ethische principes”, zegt Ariely. Een ethische norm die op het juiste moment wordt herhaald, voorkomt dat mensen in oneerlijk gedrag vervallen. De Compliance Officer geldt volgens ons als een aanjager van de code.
Daarnaast kan de Compliance Officer bijdragen aan het creëren van een open organisatie waarin vertrouwen en veiligheid heerst. Een belangrijk onderdeel is het helder maken van de interne governance (taken en verantwoordelijkheden), duidelijk maken hoe er wordt samengewerkt binnen de organisatie en het structureel bespreekbaar maken van dilemma’s. Door het bespreken van dilemma’s een vast onderdeel van de werkzaamheden te maken, wordt er bewust tijd en ruimte gecreëerd voor reflectie.
De Compliance Officer geldt als belangrijke aanjager van een integriteitsbewuste cultuur binnen een organisatie, door heel helder en praktisch het bestuur te wijzen op het belang van een purpose waarbinnen al het handelen van de organisatie valt, evenals de wet- en regelgeving. Het creëren van een integriteitsbewuste cultuur vraagt in veel organisaties om een verandertraject, waarbij wordt gekeken naar heldere verantwoordelijkheden, daadwerkelijke vormen van samenwerken, het continu bespreken van dilemma’s en het over de bühne brengen van de code. De invulling van dit verandertraject is voor iedere organisatie anders. Wij helpen u graag invulling te geven aan uw compliance- en integriteitsvraagstukken om de beweging te maken naar een meer integere organisatie.
