PBLQ: M-index helpt overheid met grote IT projecten

ICT-projecten worden dikwijls alleen vastgesteld op het moment dat het geld wordt gefourneerd. Dit is de reden dat het vaak misgaat. Rob Meijer Principal Consultant bij PBLQ, promoveerde eind april op dit onderwerp. Hij heeft een simpele methode ontwikkeld om dit probleem te verhelpen: de M-index. 

Businesscases
Aanleiding van het onderzoek van Rob Meijer (1949), getiteld ‘Businesscases en grote ICT intensieve overheidsprojecten’, waren de problemen die zich reeds vele jaren met dit soort overheidsprojecten voordoen in de zin van forse kostenoverschrijdingen, uitlopende planning en tegenvallende resultaten. Het doel van het onderzoek was te bezien hoe bij deze projecten businesscases waren opgezet en gebruikt en of daarin verbetering kon worden gebracht. Businesscases zijn documenten waarin de zakelijke rechtvaardiging voor projecten worden vastgelegd zoals de kosten en baten, de gekozen optie om ze uit te voeren en de risico's. Ze worden vastgesteld door de opdrachtgever van een project. Het onderzoek omvat een uitgebreide literatuurstudie en analyseert ook vier cases, waaronder de modernisering van de Bevolkingsadministratie en de Studiefinanciering. 

Eenmalig opgesteld
Een businesscase voor een project wordt vaak eenmalig opgesteld op het moment dat het geld wordt gefourneerd. Daarna wordt het vaak niet opnieuw geactualiseerd, wat de nodige problemen met zich meebrengt aangezien omstandigheden veranderen en er in het begin van een groot project vaak nog niet veel bekend is. Ook is vaak onduidelijk aan welke eisen een goede businesscase moet voldoen, worden belangrijke stakeholders niet betrokken en wordt er onvoldoende gestuurd op het bereiken van resultaten. 

M-index
Meijer heeft hier een oplossing op gevonden. Hij stelt voor om een periodieke check te doen op de businesscase. Hiervoor heeft hij een instrument ontwikkeld: de M-index. De index bestaat uit vragen die door betrokkenen periodiek ingevuld dienen te worden. Het resultaat uit zich in een getal van maximaal 100. Indien het getal lager is dan 100, betekent dit dat er ruimte is voor verbeteringen. Zo wordt duidelijk of de case nog voldoet aan de eisen waarvoor het in eerste instantie bedoeld was. Eventuele risico’s worden zo ook tijdig tentoon gesteld. 

Bijeenkomend voordeel is dat het voor mensen van buiten organisaties bij wie de M-index wordt toegepast ook gemakkelijker wordt om te constateren of er problemen zijn. Eerder was het voor hen vrij lastig om op de hoogte te blijven van voortgang. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor Tweede Kamerleden en bestuurders van ministeries en gemeenten.