Lean, Six Sigma, Agile & Prince2 in projectmanagement

Onlangs organiseerde Novius een Ronde Tafel bijeenkomst Projectmanagement met als thema ‘Lean Six Sigma, Agile en Prince2 in projectmanagement’. Novius adviseurs Suzanne Starke, Steven Schippers en Sacha Bos- van de Geijn geven inzicht in de belangrijkste uitkomsten van het evenement.

De sessie begon met een boeiende aftrap van gastheer Steven van Hell (KLM), die een rondleiding gaf door de hangars van Schiphol. Zijn verhaal richtte zich vooral op de continue focus met betrekking tot de kwaliteit en het verder verbeteren van procedures die nodig zijn voor kwalitatief goed en efficiënt onderhoud van vliegtuigen. Bij het onderhoud van KLM vliegtuigen is het volgen van procedures uit handboeken sinds jaar en dag een tweede natuur en vanwege veiligheid en de daarbij horende eisen een absolute noodzakelijkheid.

Lean Six Sigma en Agile

De rondleiding was daarmee de perfecte opstap voor de presentatie van Artur Kerner van Falkbeer Groep Lean Solutions over Lean Six Sigma, Agile en Projectmanagement. Artur vertelde over het ontstaan en de filosofie van Lean. Toyota introduceerde het voor hun productiesystemen door de klant centraal te stellen; lever exact op wat de klant wil, niet meer en niet minder en voor de helft van de kosten in de helft van de tijd. Dit zorgde voor de Lean-gedachte waarbij alle vormen van verspilling en activiteiten die geen waarde voor de klant creëren geëlimineerd moeten worden.

Artur vervolgde door de acht vormen van verspilling van Lean toe te lichten (zie figuur). Hij liet de groep een werkvorm tweemaal uitvoeren waarbij de tweede keer direct verbeteringen konden worden doorgevoerd. Het beperken van overdrachtsmomenten kan bijvoorbeeld een enorme besparing opleveren, net als het gaan van batch (alles in één keer) naar flow processen (continue stroom in kleinere stappen). Na afloop konden de verbeteringen met behulp van de acht vormen van verspilling goed worden benoemd.

De discussie die naar aanleiding van de werkvorm ontstond, introduceerde de ‘Six Sigma’ component. Six Sigma heeft als doel variatie in processen en activiteiten te verkleinen. Hiermee wordt het aantal fouten gereduceerd en gaan de kosten omlaag. Meting, verslaglegging en monitoring vormen voor een belangrijk deel de toevoegingen van Six Sigma aan Lean.

Voor zowel Six Sigma als Lean geldt dat er doorlopend naar perfectie wordt gestreefd. Wel is het van belang doorlopend de afweging tussen 'tool' en 'doel' te maken. Is het wel nodig of verstandig om te streven naar een foutmarge van 0,0004% of kan in sommige gevallen, mede op basis van een goede kosten-baten analyse, beter worden geaccepteerd dat niet alles te perfectioneren is? Centrale vraag is en blijft: Wat wil de klant en waar is deze bereid voor te betalen?

Projectmanagement

In de vertaalslag naar Projectmanagement werd Agile genoemd als methodiek die de Lean-gedachte het beste benadert. Bij Agile wordt het project in dermate kleine stukken opgedeeld, dat het mogelijk is daar steeds verbeteringen in door te voeren. Daarnaast wordt door een zeer grote betrokkenheid van de klant doorlopend getoetst of datgene wat tussentijds wordt opgeleverd waarde toevoegt.

Agile projectmanagement zorgt voor flexibiliteit. De mindset binnen Agile dwingt ook af dat het volledige team hier bij elke iteratie naar streeft door verbeteringen inzichtelijk en bespreekbaar te maken. Prince2 is daarentegen veel meer gericht op het beperken van risico’s in een traditionele fasering van projecten.

De avond werd afgesloten met een werkvorm en een typische “ronde tafel” discussie. De stellingen die centraal stonden (“Iedereen is geschikt voor een Lean-aanpak” en “De projectmanager is niet nodig bij een Agile-aanpak”) leverde zowel verrassende als verwachte conclusies. Zo is het bij Lean een absolute voorwaarde dat de hele organisatie zich committeert aan de aanpak. De doelstellingen kunnen niet worden behaald als niet iedereen, uitvoerenden èn leidinggevenden, meewerkt. Met betrekking tot Agile is de conclusie dat een projectmanager onmisbaar blijft voor het uitvoeren van projecten. De traditionele projectmanagersrol verschuift echter van het managen van het project en het projectteam naar het faciliteren van het projectteam en het managen van de omgevingen en de verwachtingen.

De Novius Ronde Tafel Projectmanagement bestaat al sinds 2008 en wordt zo’n drie keer per jaar georganiseerd. Doelstelling van het event is het delen van kennis, ervaringen en best practices om de slagingskans van projecten in de praktijk te verbeteren. De deelnemerslijst bevat meer dan 25 ervaren project(managers) werkzaam bij grote organisaties als TNO, KLM, Avéro Achmea en ABN AMRO.